総会の議決権行使について

[在外区分所有者]

本日、賃貸に出している所有マンションの管理組合から通常総会開催のお知らせが着ました。

議案１　平成２０年度収支決算報告、及び会計監査報告
　　　　総会にて報告します（決算報告書は後日配布）
議案２　管理会社委託契約の更新に関する決議
　　　　管理会社との平成２１年管理委託契約の更新について総会にて決議します。
　　　　（別紙：重要事項説明書参照）といいながら重要事項説明書添付なし
議案３　平成２１年度収支予算（案）
　　　　総会にて報告します（決算報告書と併せて後日配布）

以上の議案項目の羅列だけで、賛否の判断材料となる総会資料、重要事項説明書なしに

一枚の「出席票」「代理人出席票」「欠席委任状」が同封されていて

欠席の場合は「欠席委任状」で理事長に一任する欄に記入することと書かれています。

とても委任状にサインする気にはなれないので

自分で「議決権行使書」を作成して議案１、議案２、議案３　否認として提出しようと

おもうんですが、この「議決権行使書」は有効扱いされるのでしょうか？教えてください。

[1: 匿名さん]

規約には「組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使することができる。」という規定がないんですかね。
その場合でも区分所有法第３９条第２項に「議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。」と規定されていますよ。

この板でこの種の質問をする前に、最低限、規約と区分所有法くらいは調べておきましょうよ。

[2: 匿名さん]

重要事項説明書添付がなければ、法律違反です。

[3: 匿名さん]

>>02
それは、更新した場合であって、今回の総会案内と権利行使の話とは無関係。

[4: 匿名さん]

＞自分で「議決権行使書」を作成して議案１、議案２、議案３　否認として提出しようと
＞おもうんですが、この「議決権行使書」は有効扱いされるのでしょうか？教えてください。
「区分所有法も基づき議決権を添付の書面で行使します。」と一文入れて送れば無視はできないと思います。
基本は有効票扱いにすべきですが、「所定の書式以外は無効扱い」と規約や総会案内に記載されていると法律論議以前に無効にされてしまうかもしれません。

尚、全てに否認ならば何も提出しないのと同じではないかな。
むしろ今回の疑問を文書にして、理事長宛に質問状送るほうがよいのでは？

[5: 匿名さん]

質問状自体も、所定の書式と方法でなければ無効に
してしまう理事会もあります。

[6: 匿名さん]

同じような立場で３回、総会を欠席していますがおそらく、書類は管理会社から郵送されてきていますよね。
まずは、管理会社に確認をすればどうですか？　議案１・３は後日配布とあるので、いつ配布されるのか
議案２についてはすでにあるはずなので。

ただ、スレ主さんの３つの議案ですが、よほどのことが無い限り可決される議案なので今回は返送なしでも影響はないかと。
ちなみに、今回が初回（設立総会を除く）で無いのなら昨年はどうだったのですか？
もし居住していた時は資料が配られたのでしょうか？

[7: 1]

反対で書面議決権行使をするのと、何も提出しないのは、同じではありません。
前者は出席扱いになりますが、後者は欠席ですから、総会の成立（１／２以上の出席）に影響します。
在外オーナーが多いマンションは１／２の出席がきわどいケースも多々あります。

なお、議長が所定の書式でないことを理由に無効扱いしたとしても、法的にはそのようなことは許されないのは言うまでもありません。
書式は管理会社が作っているケースがほとんどだと思います。例えば管理戸数で業界３位の○○コミュニティーは、基本的に書面議決権行使書は用意しないと明言しており、同社に任せると出欠票と委任状のみの書式です。うちのマンションでは、私が「区分所有法で担保されている書面議決権行使をさせないのはおかしいのではないか」と意義を唱えて書式を改めさせましたが。

[8: 入居済みさん]

スレ主様

おそらく今回の場合は管理組合のルールにのっとっていないので無効になると思います。

そして通常の規約に対しても上記の３項目は通常決議のため過半数が主となるのでそのまま承認になると思いますよ。

もしスレ主さんのようにしたかったら管理組合に入りルールを変更するべきだと思います。

[9: 匿名さん]

>>7さんで言っているように、書面で反対するのと、何も提出しないのでは、意味が違います。
現実問題、反対多数で否決されるよりも、定足数不足で総会が成立しない可能性の方がはるかに高いですしね。

あと、書式がどんなものであっても、どのように議決権を行使するのか、はっきりと分かる書面であれば、議決権行使書とするべきです（一般論として）
ただし、スレ主さんの管理組合の理事会がどのような判断をするか分かりません。もし、無効扱いされれば、同調者を募って多数派工作をするか、裁判くらいしか方法が無いと思います。

[10: 在外区分所有者]

スレ主です

皆様、貴重なご意見ありがとうございます。

築１３年のマンションで、分譲時に購入しました。

今日は、行方不明の管理規約を探して確認したいと思います。

[11: 匿名さん]

その議案の内容であれば、それだけの内容の告知でまったく問題ありませんよ。
普通決議議案は法的には事前に議案の資料や説明までは義務付けられていません。
ちなみに、その方法での議決権行使は有効です。
書式の規定はありません。

[12: 匿名さん]

議会で反対と異議を唱えればいいのではないでしょうか？
議案に反対というより、書類不備などで勝手に進められるのが腑に落ちないのかと思います。

もし出席できないなら管理会社に添付書類の配布と議決権行使の旨伝えて、反応を見てみては？

[13: 匿名さん]

スレ主さん


理事長経験者です。
今回の議案では最低でも管理契約更新の重要事項説明書の添付は必要です。
区分所有者全員に対して配布する法的義務があります。
ただし、直接の罰則はありません。それもあって管理会社は配布しないのでしょう。

契約条件を変更する場合は（値下げなど組合にとって有利な場合でも）更に説明会を開催して（総会の場でされることがほとんどでしょう）で管理組合だけではなく、区分所有者にも説明が必要です。


まともな管理会社であれば、当たり前の事ですのできちんとやって当然です。
残念なのが、組合役員で誰も管理会社へ指摘できていない点ですが・・・。
はっきり言ってスレ主さんの管理組合は管理会社からナメられていると思います。

[14: 匿名さん]

議決権行使書の数が多いと、事実上ですが、総会で議論し、議案を修正する余地がなくなります。
委任状であれば、議長の判断で委任状を修正案賛成とみなして、可決できますから。
議決権行使書の場合、当初案の賛否を書いているだけなので、修正案の賛否の票には使えません。
議決権行使書は、総会を形骸化させるので、私は反対ですね。
（議案修正の余地がない総会では、開催する意味がありません。（すべて書面による投票でいいことになります。））

[15: 匿名さん]

議決権行使書自体が悪いとは思わないなあ。
限られた総会の時間の中で、理事会で色々な可能性を考慮して揉んだ案を議案として審議すべきでしょう。
大規模だからそう思うのかもしれないけど。

[16: 匿名さん]

>>14
そもそも、委任状だからって議長判断で議案を修正したり、廃案にしたりしても大丈夫ですかね？
議長＝理事長なので、基本は提案している議案に賛成という立場であるという前提で皆さん委任状を出していると思いますが・・・。

これが通ってしまうと議案としては理事長は気に入らないが、理事会で議案の通りに決まってしまったので、委任状を使って総会で否決票を投じることができてしまいませんか？

[17: 匿名さん]

理事会決議と理事長の意思は別だと思いますので、理事会が提出する議案に、総会で理事長が反対しても構わないと思いますよ。

[18: 匿名さん]

>>16
>これが通ってしまうと議案としては理事長は気に入らないが、理事会で議案の通りに決まってしまったので、委任状を使って総会で否決票を投じることができてしまいませんか？
それは違うんじゃないですか？ 理事会決定だから賛成のつもりで委任状を出したら反対となって
しまったなんて、契約不履行に近い気がします。

総会で修正可能な場合、私だったら「理事報酬年1000円」と議案としておいて、委任状だけで
過半数を集め、総会で「理事報酬月５万円」に変更しちゃいますけどね。

>>17
>理事会決議と理事長の意思は別だと思いますので、理事会が提出する議案に、総会で理事長が反対しても構わないと思いますよ。
えっ？ うそっ？ 総会に議案が出るって事は理事会で賛成多数で決まったことになります。その
理事会の代表者が決まったことを覆すのがＯＫだなんて、許されるとは思えません。

[19: 匿名さん]

>>17
>>18
理事長である１組合員が、自分の権利行使で賛否するのは構いませんが、
理事会で協議した結果（理事会内決議済み）を理事長の立場で否決する権限はありませんよ。

常識的というか、組合員と理事長の立場をごっちゃにしています。

[20: 悪徳管理会社フロント]

>>17
>>18
>>19
マンション建替組合の総会では、このような混乱を避ける為に議長は投票に参加しません。同じ国交省の作ったマンション標準管理規約に、この仕組みがないのである以上、この程度の議長の暴走は許容範囲ではないかと考えられます。そもそも組合員は議長に委任しなくてもよいのですから…。しかし出来れば理事長が、議案に反対の場合は、総会で別段の決議をして議長を選出した方が賢明でしょう。

[21: 在外区分所有者（スレ主]

皆様貴重なご意見ありがとうございます。

管理規約はまだ見つかりませんが、過去の総会資料は保管しております、今朝よく読んでみると、
現管理会社から管理組合は完全になめられていますね。

１．平成１６年度までは、決算報告書のみで総会議事録配布なし。

２．平成１８年度総会にて　
　　議案４修繕積立金の見直し　と議案だけで総会にて３倍以上の値上げを決議

　　しかも、管理規約では総会成立要件が４分の３以上となっているのに、国土交通省の標準管理規約
　　は総会成立要件が２分の１以上で成立宣言。
　　出席数が７０％で４分の３にみたず、管理規約は改正されていない。
　　マンションの管理規約に基づかなくてどうするんだ・・・・・・

３．平成１９年度総会にて
　　屋上防水工事　屋上面積から換算すると相場の２倍以上の見積り金額にて管理会社に施工依頼
　　組合員の相見積依頼も理事長の管理会社に任せていれば大丈夫の声で無視される。

４．平成２０年度総会にて
　　初めて重要事項説明書が添付される・・・・
　　たしかマンション管理適正化法は平成１６年施行なはずだか・・・・

５．預金通帳名義が
　　管理会社の住所で、管理会社担当者名になっている。
　　通帳はどこで誰が管理しているのか・・・・知りたい

んーー総会に参加したいのはやまやまですが、飛行機で日帰りできる場所じゃないし、１泊２日で参加する
予算も時間もありません・・・・

[22: 匿名さん]

>>21
残念ですが、21さんと同じような行動してる組合員が多いから改善のしようがないのでは？
理事になった人も21さんと同じく関心はあっても改善する時間も気力もないのでしょう。

[23: 悪徳管理会社フロント]

スレ主様

もう何からつっこんでよいやら…違法行為、規約違反のオンパレードですね。
文面からお見受けするところ、投資型ワンルームか、リゾートコンドミニアムタイプかと思われますが、区分所有者の住人が少ないと、管理者が、委任状でやりたい放題になってしまいがちですね。

幸い管理会社に、全部委託されているようですので、高層住居管理行協会や国交省に訴えれば、すぐに調査が入り改善されると思われます。（自主管理ですと理事長相手に、裁判をするなど…とても大変です）

とくに、財産の管理は（通帳・印鑑・通帳名義の変更）すぐに改善させるべきでしょうね。

[24: 在外区分所有者（スレ主]

>>23 フロント様

ファミリーマンションなんですよね１００戸近い・・・・・

理事長は管理組合創立から同一人物・・・・・名に考えているんだか・・・・

ご助言にしたがい、現在、九州地方整備局のマンション管理担当者に書類送付して

しょうもない管理会社にご指導をおねがいしようと準備中です。

[25: 匿名さん]

高層住宅管理業協会は、理事長から言わないと相手にされないらしいですよ。
管理会社は理事から言わないとまじめに対応しないとおもいますので、
理事になるしかありません。
それか、住んでいないんだったら訴訟してもいいかも。
住んでたらややこしいですけど、住んでなかったら
顔もあわさないでしょうから。総会の無効確認訴訟とか
理事長の解任請求とか。

[26: 匿名さん]

>ファミリーマンションなんですよね１００戸近い・・・・・
>理事長は管理組合創立から同一人物・・・・・名に考えているんだか・・・・
その様にしているのは、組合員全員の責任です。
「名に考えて」ではなく、「何を考えて」です。

>ご助言にしたがい、現在、九州地方整備局のマンション管理担当者に書類送付してしょうもない管理会社にご指導をおねがいしようと準備中です。
管理会社は全く関係ありません。整備局では管理組合内部の問題として門前払いです。

[27: 在外区分所有者（スレ主]

>２６
>ご助言にしたがい、現在、九州地方整備局のマンション管理担当者に書類送付してしょうもない管理会社にご指導をおねがいしようと準備中です。
管理会社は全く関係ありません。整備局では管理組合内部の問題として門前払いです。

管理組合の預金通帳名義が管理会社の担当者名義でも管理会社に何も問題ないんですか？

過去の重要事項説明書には管理組合理事長名義と明記されていますが・・・・

[28: 匿名さん]

＞管理組合の預金通帳名義が管理会社の担当者名義でも管理会社に何も問題ないんですか？

管理委託契約書の規定による。

[29: 匿名さん]

裁判するほうがいいですよ。理事長は争わないはずです。答弁書の書きようがないでしょ。

[30: 匿名さん]

総会すら出席しない人が裁判起こすはずもなく・・・・・

[31: 悪徳管理会社フロント]

>>24スレ主様
１００戸を超えるファミリータイプとは　ビックリですね！
でしたら区分所有者の中にも改善策に賛同者が多いと思われますので、総会に質問書や意見書の形式で文書を送って見てはいかがでしょう。
>>26
>>28
管理会社が、管理組合の出納業務を代行するには、（管理委託契約書に何が書いてあっても）国交省の定める三方式以外の方法は、認められておりません。（来年からさらに厳格に、制度変更されます。）
私の知る限り、管理会社の職員名義で、組合の保管口座や収納口座を管理する方法はありませんので、明らかな適正化法違反と思われます。

[32: 匿名さん]

＞私の知る限り、管理会社の職員名義で、組合の保管口座や収納口座を管理する方法はありませんので、明らかな適正化法違反と思われます。

法人化されていない場合、管理者等が置かれていない場合に該当する場合は一概に違反とは言えません。
余程、統治能力、自治能力のない組合の場合はあり得ましょう。その理由は、意識的な理事長一人でも出来ることをやらずに、管理会社を悪者にし、官にすがる体質は甘えの感覚そのものです。他人を当てにせず自分でやれることですし、自分で実行すべきです。

[33: 匿名さん]

在外区分所有者（スレ主さん）と同じような、問題、物件で、自分も同様に、頭を痛めています。

経験から実際のことをお話すると、現状では、高層住宅管理業協会は、管理組合の内部の問題だとして、

このような問題にタッチしません。　

唯一、彼らが対処するのは、「管理組合」として、管理会社に関する苦情が出された場合です。

つまり、自分や「在外区分所有者」様のような立場では、基本的に、高層住宅管理業協会は対応しません。

理事会に参加して、理事長名義で苦情を申出て、初めて、対応します。

また、国土交通省、地方整備局が対応するのは、マンション適正化法違反が明確になった場合です。

管理組合内部の問題には、口をはさむ余地はないです。

しかし、管理組合の問題と管理会社問題が、密接に絡み合うというのは、このケースのように、

よくあることだと思うのです。

けれども、現在のマンション管理の、制度、政策では、このような問題を改善するシステム、方法を

見つけるのが困難です。

ちなみに、裁判をしても、効果は、限定的になる可能性があります。（実際に経験済）

自分の場合は、総会で、役員に立候補するのですが、現在牛耳っている理事長他役員は、自分の立場を

守るため、役員の座の死守で必至です。

役員選任議案について、議長一任となっている委任票や議決権行使書（「役員選任を議長に一任する」との

記載がある）の扱いが、相手方の良いようにとられてしまうので、歯がゆい思いです。

預金名義が管理会社になっているのは、確かに、法違反の疑いがありますが、うまく言い逃れされる

可能性も高いです。（すでに変更しているとか）

やはり、区分所有者のお仲間に声をかけるとか、実際に、このようなケースがあるので、現行制度の

システム改善をはかるように各機関にお願いするとか、その方が、現実性があるような気がします。

[34: 匿名さん]

相も変わらず泣き言と他人依存の羅列で情けないコメントです。女性かもしれませんが、男ならやってみろ！

[35: 匿名さん]

＞自分の場合は、総会で、役員に立候補するのですが、現在牛耳っている理事長他役員は、自分の立場を
＞守るため、役員の座の死守で必至です。
理事長や役員がそれらをそんなに継続しようとするのは、
　ａ、私的な利得があるから。
　ｂ、ヤル気に燃えてるから。
　ｃ、他の組合員に任せておけないから。
のどれでしょう。

ａなら、当然として組合員の権利を用いて事実関係を確認し、監事と同調して追及をすべきですし、明らかな証左があれば法的にも追求できます。
ｂやｃなら、他のかたが立候補した上で当確したわけですから、その経過での現理事長側の主張におおくの組合員が賛同したのでしょう。

ご自分の考えと異なる理事長であっても、組合員の多くが賛同するなら、良くも悪くも正当な理事長です。
逆に言い方すれば、その物件の特性に自分のほうが合っていないのかもしれませんね。

[36: 匿名さん]

＞理事長や役員がそれらをそんなに継続しようとするのは、

所属組合員の管理組合業務に参画する意思がないからです。

[37: 悪徳管理会社フロント]

>>32
マンションの管理の適正化の推進に関する法律（長い名前の法律ですね）第76条及び第87条を見てください。

　例外は87条4項『…管理者等が選任されるまでの比較的短い期間に限り、当該管理組合の預貯金通帳と当該預貯金通帳に係る印鑑を同時に保管する場合は、この限りでない。』となっています。
　本件では、永年続けている理事長さんが いらっしゃるのでこの例外に当てはまりません。

　また通帳名義も、最長で管理費等の1ヶ月分の口座を保証契約締結の上、管理会社名義（組合ごとに口座を分別）で管理することが、可能です。断じて管理会社の担当名義の口座などありえません。

[38: 匿名さん]

裁判してみたらいいんですよ。訴状みたらびびって、すぐに示談になりますから。スレ主さんは問題のマンションに住んでいないんだし、遠慮することありません。（定足数不足による総会決議無効確認、善管注意義務違反による債務不履行とか、不法行為とか、攻め方はいっぱいあります。）

[39: 匿名さん]

裁判費用持ち出して、責める意義もメリットもないでしょうに。。。
むしろびびらなかったら管理費から裁判費用出ますよ。

[40: 匿名さん]

>>38
定足数不足による総会決議無効確認、善管注意義務違反による債務不履行など、

もう少し具体的に、説明いただけますか？
総会決議無効は、委任状があれば、定足数を満たしていると反論されると思いますし、
債務不履行は、組合員個人が、理事長個人に対して、損害賠償請求をするのですか？
成立するのが難しそうですけど。どの部分の債務が不履行になったと主張するのでしょうか？

[41: 匿名さん]

規約で定足数は2/3って決まってるものを委任状込みの過半数出席で成立させたってスレ主さんは書いてるんで、決議無効（区分所有法には明文の規定はないが、商法（現会社法）を類推適用し、主張できるとした判例あり）を主張できるとおもいますけど。修繕積立金の値上げの件ね。
不法行為の条文を使ってもいいでしょう。（民法709条（不法行為による損害賠償））
定足数不足の総会だと知りながら、成立を宣言して決議し、現に修繕積立金を値上げしたんですから、不法行為による損害賠償請求ができます。
善管注意義務は、理事長の組合員に対する成すべき債務ですので、民法541条（履行遅滞等による解除権）を根拠に契約の解除（＝理事長解任）を請求できます。区分所有法にも理事長解任請求の規定（区分所有法25条2項）がありますので合わせて請求するといいでしょう。

[42: 匿名さん]

＞本件では、永年続けている理事長さんが いらっしゃるのでこの例外に当てはまりません。
＞断じて管理会社の担当名義の口座などありえません。

これらを許している管理組合があるとしたら。組合員の無知のなせる業ですよ。
他人任せの無責任集団で、自業自得です。

[43: 匿名さん]

＞本件では、永年続けている理事長さんが いらっしゃるのでこの例外に当てはまりません。
＞断じて管理会社の担当名義の口座などありえません。

＞これらを許している管理組合があるとしたら。組合員の無知のなせる業ですよ。
＞他人任せの無責任集団で、自業自得です。

たしかに組合員の無知が、このような事態をまねいていると思われるが
管理会社の担当者が名義人の口座などを防ぐために、マンション管理適正化法が出来たのではないのでしょうか？

マンション管理適正化法が出来たおかげでマンション管理会社の事務量ってかなり増えたんでしょうね
まあ、それまでいいかげんな会社多すぎかも知れませんが。

[44: 匿名さん]

＞管理会社の担当者が名義人の口座などを防ぐために、マンション管理適正化法が出来たのではないのでしょうか？

中学生でも分かることを法律にすがるこの低俗さ。

[45: 悪徳管理会社フロント]

>>44
あなたは、いい人ですね。性善説を、信じているんですよね！よく分かります。

[46: 匿名さん]

＞性善説を、信じているんですよね！

逆ですよ。詐欺に引っ掛からない様にするのは自分自身であって、法律にすがるものではありませんよ。

[47: 匿名さん]

軽犯罪法読んだことありますか？
http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S23/S23HO039.html
これに比べたらマンション管理適正化法の前文は崇高な内容ですよ。
一般人の学力は中学2年生レベルらしいです。
中学生でも分かることというのは大人がわかる程度と同じです。
（うちの理事は全員、幼稚園レベルで困ってますけど。）

[48: 匿名さん]

＞（うちの理事は全員、幼稚園レベルで困ってますけど。）
ROMな人の多くが思う．．．「なんで自分で理事やらんの？」

[49: 匿名さん]

輪番制をやめるように言っても理解できないってこと。

[50: 匿名さん]

実は、文句垂れてるほうが、「幼稚園レベル」なため理事会に相手にされてないだけかと．．．