総会の議決権行使について

[在外区分所有者]

本日、賃貸に出している所有マンションの管理組合から通常総会開催のお知らせが着ました。

議案１　平成２０年度収支決算報告、及び会計監査報告
　　　　総会にて報告します（決算報告書は後日配布）
議案２　管理会社委託契約の更新に関する決議
　　　　管理会社との平成２１年管理委託契約の更新について総会にて決議します。
　　　　（別紙：重要事項説明書参照）といいながら重要事項説明書添付なし
議案３　平成２１年度収支予算（案）
　　　　総会にて報告します（決算報告書と併せて後日配布）

以上の議案項目の羅列だけで、賛否の判断材料となる総会資料、重要事項説明書なしに

一枚の「出席票」「代理人出席票」「欠席委任状」が同封されていて

欠席の場合は「欠席委任状」で理事長に一任する欄に記入することと書かれています。

とても委任状にサインする気にはなれないので

自分で「議決権行使書」を作成して議案１、議案２、議案３　否認として提出しようと

おもうんですが、この「議決権行使書」は有効扱いされるのでしょうか？教えてください。

[1: 匿名さん]

規約には「組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使することができる。」という規定がないんですかね。
その場合でも区分所有法第３９条第２項に「議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。」と規定されていますよ。

この板でこの種の質問をする前に、最低限、規約と区分所有法くらいは調べておきましょうよ。

[2: 匿名さん]

重要事項説明書添付がなければ、法律違反です。

[3: 匿名さん]

>>02
それは、更新した場合であって、今回の総会案内と権利行使の話とは無関係。

[4: 匿名さん]

＞自分で「議決権行使書」を作成して議案１、議案２、議案３　否認として提出しようと
＞おもうんですが、この「議決権行使書」は有効扱いされるのでしょうか？教えてください。
「区分所有法も基づき議決権を添付の書面で行使します。」と一文入れて送れば無視はできないと思います。
基本は有効票扱いにすべきですが、「所定の書式以外は無効扱い」と規約や総会案内に記載されていると法律論議以前に無効にされてしまうかもしれません。

尚、全てに否認ならば何も提出しないのと同じではないかな。
むしろ今回の疑問を文書にして、理事長宛に質問状送るほうがよいのでは？

[5: 匿名さん]

質問状自体も、所定の書式と方法でなければ無効に
してしまう理事会もあります。

[6: 匿名さん]

同じような立場で３回、総会を欠席していますがおそらく、書類は管理会社から郵送されてきていますよね。
まずは、管理会社に確認をすればどうですか？　議案１・３は後日配布とあるので、いつ配布されるのか
議案２についてはすでにあるはずなので。

ただ、スレ主さんの３つの議案ですが、よほどのことが無い限り可決される議案なので今回は返送なしでも影響はないかと。
ちなみに、今回が初回（設立総会を除く）で無いのなら昨年はどうだったのですか？
もし居住していた時は資料が配られたのでしょうか？

[7: 1]

反対で書面議決権行使をするのと、何も提出しないのは、同じではありません。
前者は出席扱いになりますが、後者は欠席ですから、総会の成立（１／２以上の出席）に影響します。
在外オーナーが多いマンションは１／２の出席がきわどいケースも多々あります。

なお、議長が所定の書式でないことを理由に無効扱いしたとしても、法的にはそのようなことは許されないのは言うまでもありません。
書式は管理会社が作っているケースがほとんどだと思います。例えば管理戸数で業界３位の○○コミュニティーは、基本的に書面議決権行使書は用意しないと明言しており、同社に任せると出欠票と委任状のみの書式です。うちのマンションでは、私が「区分所有法で担保されている書面議決権行使をさせないのはおかしいのではないか」と意義を唱えて書式を改めさせましたが。

[8: 入居済みさん]

スレ主様

おそらく今回の場合は管理組合のルールにのっとっていないので無効になると思います。

そして通常の規約に対しても上記の３項目は通常決議のため過半数が主となるのでそのまま承認になると思いますよ。

もしスレ主さんのようにしたかったら管理組合に入りルールを変更するべきだと思います。

[9: 匿名さん]

>>7さんで言っているように、書面で反対するのと、何も提出しないのでは、意味が違います。
現実問題、反対多数で否決されるよりも、定足数不足で総会が成立しない可能性の方がはるかに高いですしね。

あと、書式がどんなものであっても、どのように議決権を行使するのか、はっきりと分かる書面であれば、議決権行使書とするべきです（一般論として）
ただし、スレ主さんの管理組合の理事会がどのような判断をするか分かりません。もし、無効扱いされれば、同調者を募って多数派工作をするか、裁判くらいしか方法が無いと思います。

[10: 在外区分所有者]

スレ主です

皆様、貴重なご意見ありがとうございます。

築１３年のマンションで、分譲時に購入しました。

今日は、行方不明の管理規約を探して確認したいと思います。

[11: 匿名さん]

その議案の内容であれば、それだけの内容の告知でまったく問題ありませんよ。
普通決議議案は法的には事前に議案の資料や説明までは義務付けられていません。
ちなみに、その方法での議決権行使は有効です。
書式の規定はありません。

[12: 匿名さん]

議会で反対と異議を唱えればいいのではないでしょうか？
議案に反対というより、書類不備などで勝手に進められるのが腑に落ちないのかと思います。

もし出席できないなら管理会社に添付書類の配布と議決権行使の旨伝えて、反応を見てみては？

[13: 匿名さん]

スレ主さん


理事長経験者です。
今回の議案では最低でも管理契約更新の重要事項説明書の添付は必要です。
区分所有者全員に対して配布する法的義務があります。
ただし、直接の罰則はありません。それもあって管理会社は配布しないのでしょう。

契約条件を変更する場合は（値下げなど組合にとって有利な場合でも）更に説明会を開催して（総会の場でされることがほとんどでしょう）で管理組合だけではなく、区分所有者にも説明が必要です。


まともな管理会社であれば、当たり前の事ですのできちんとやって当然です。
残念なのが、組合役員で誰も管理会社へ指摘できていない点ですが・・・。
はっきり言ってスレ主さんの管理組合は管理会社からナメられていると思います。

[14: 匿名さん]

議決権行使書の数が多いと、事実上ですが、総会で議論し、議案を修正する余地がなくなります。
委任状であれば、議長の判断で委任状を修正案賛成とみなして、可決できますから。
議決権行使書の場合、当初案の賛否を書いているだけなので、修正案の賛否の票には使えません。
議決権行使書は、総会を形骸化させるので、私は反対ですね。
（議案修正の余地がない総会では、開催する意味がありません。（すべて書面による投票でいいことになります。））

[15: 匿名さん]

議決権行使書自体が悪いとは思わないなあ。
限られた総会の時間の中で、理事会で色々な可能性を考慮して揉んだ案を議案として審議すべきでしょう。
大規模だからそう思うのかもしれないけど。

[16: 匿名さん]

>>14
そもそも、委任状だからって議長判断で議案を修正したり、廃案にしたりしても大丈夫ですかね？
議長＝理事長なので、基本は提案している議案に賛成という立場であるという前提で皆さん委任状を出していると思いますが・・・。

これが通ってしまうと議案としては理事長は気に入らないが、理事会で議案の通りに決まってしまったので、委任状を使って総会で否決票を投じることができてしまいませんか？

[17: 匿名さん]

理事会決議と理事長の意思は別だと思いますので、理事会が提出する議案に、総会で理事長が反対しても構わないと思いますよ。

[18: 匿名さん]

>>16
>これが通ってしまうと議案としては理事長は気に入らないが、理事会で議案の通りに決まってしまったので、委任状を使って総会で否決票を投じることができてしまいませんか？
それは違うんじゃないですか？ 理事会決定だから賛成のつもりで委任状を出したら反対となって
しまったなんて、契約不履行に近い気がします。

総会で修正可能な場合、私だったら「理事報酬年1000円」と議案としておいて、委任状だけで
過半数を集め、総会で「理事報酬月５万円」に変更しちゃいますけどね。

>>17
>理事会決議と理事長の意思は別だと思いますので、理事会が提出する議案に、総会で理事長が反対しても構わないと思いますよ。
えっ？ うそっ？ 総会に議案が出るって事は理事会で賛成多数で決まったことになります。その
理事会の代表者が決まったことを覆すのがＯＫだなんて、許されるとは思えません。

[19: 匿名さん]

>>17
>>18
理事長である１組合員が、自分の権利行使で賛否するのは構いませんが、
理事会で協議した結果（理事会内決議済み）を理事長の立場で否決する権限はありませんよ。

常識的というか、組合員と理事長の立場をごっちゃにしています。

[20: 悪徳管理会社フロント]

>>17
>>18
>>19
マンション建替組合の総会では、このような混乱を避ける為に議長は投票に参加しません。同じ国交省の作ったマンション標準管理規約に、この仕組みがないのである以上、この程度の議長の暴走は許容範囲ではないかと考えられます。そもそも組合員は議長に委任しなくてもよいのですから…。しかし出来れば理事長が、議案に反対の場合は、総会で別段の決議をして議長を選出した方が賢明でしょう。