総会議長が心得るべき事は？

[新人理事長]

今期の理事長になりました
理事でしたので、他に立候補者もなく前任理事長の推薦と役員全員の賛同で議案となり
総会で承認されました（お互いさまですので断る訳にもいかず）

先日の総会では目新しい議案も無く、議長（理事長）も手馴れた采配ででした

気が早いのですが来年の総会運営が上手く出来るか心配し始めています
理事会の運営も同様です

経験者（理事長・理事・監事）の方、どの様に対処されましたか？

[22: 入居済み住民]

５分の１っていうのは、臨時総会を開催する必要があるかどうかの基準で、
「通常総会に提案するための条件」とはどこにも書かれていないと思います。

また、専任事項かどうかもご検討ください。
理事長が議長を務めるというのは、議長は１人だから専任ですが、
「理事会は××する」は理事会以外の人の権利を制限していますか？

[23: スレ主です]

>>21＝後期若年者さん

私は決して温和な人間ではありません（笑）
標準管理規約等まだまだ不勉強ですのでアドバイスは有難いです
法や規約を根拠に突っ込まれて立ち往生は、みっともないですから

企業の総会は数多く経験していますので、それをイメージ（大袈裟？）して考えています
企業総会の議長が留意すべき事は、審議を尽くさず「総会無効」で提訴される事です
（結果に係わらず議長の失点です）

「総会荒し」が当ＭＳに居るとは思いませんが、議長としてスムーズに捌きたいと望んでいます
自己顕示をしたい人には、議長裁量の範囲で適度に機会を与えてあげようと思います

[24: スレ主です]

>>５分の１っていうのは、臨時総会を開催する必要があるかどうかの基準で、
「通常総会に提案するための条件」とはどこにも書かれていないと思います。

表現が不充分でした、あくまでも理事会での審議・決議で決めます
少数意見による臨時総会開催の要件が整えば、わざわざ臨時にせずとも通常総会で　との意図です
この場合議長は私でしょうから（素人理事長でも根性は悪いですよ）

[25: 後期若年者]

>>22
一般の管理組合は、理事を総会で選任して、その中から理事長、副理事長を選任し、管理を委任しています。
貴方の考えの禁止事項がないから何でも出来る様な管理組合とは違い、規約により職務権限が決まっているのです。
貴方の考えを遂行するには、自ら理事になって理事会の同意を得るか、同志を２０％以上集めるしか手段はないのです。
役員になるには最低２５％の支持者が必要ですが、それよりは２０％は簡単ではないでしょうか。

[26: 入居済み住民]

まず、専任じゃなくて専管事項でしたね。これは訂正します。

現実の管理組合で、そうそう無茶なことをするとは思っていません。
あくまでも、自分（執行部側ね）を守るための心構えとして捉えています。

理事会の義務規定は他人の権利を制限しますか？
感情だけで言われても困っちゃいます。
ちんゃんと反論してもらえませんか？

執行部提案と異なる小数提案を、執行部だけで拒絶するのは越権行為です。
理事会で過半数を取らなければならないというのはおかしいでしょ。

堅苦しくて申し訳ありませんが、国会法56条1項などのように何人以上の賛成がないと発議できないとする規定がない以上、いわゆる決算理事会までに、１人以上の区分所有者から発議があったら議案にせざるを得ないということです。

５分の１条項は手間隙のかかる臨時総会の開催を制限しただけで、全く性格が異なるものです。

[27: スレ主です]

>>１人以上の区分所有者から発議があったら議案にせざるを得ないということです。

そうでしょうか？　収拾がつかなくなりませんか？　内容によりけりだと思いますが‥
論戦に対する横スレ（？）ですみません

[28: 後期若年者]

>>26
＞執行部提案と異なる小数提案を、執行部だけで拒絶するのは越権行為です。理事会で過半数を取らなければならないというのはおかしいでしょ。

区分所有法２６条１項と６条もご参照下さい。

[29: 匿名さん]

便乗質問で、恐縮ですが、一組合員の議案の提案についての取り扱いについて、皆様のお知恵を拝借したいことがあります。

現在、３期目の理事会で、この９月には、臨時総会、来春２月に定期総会を予定しております。
大規模マンションで、いろいろと処理する内容も多いので、総会は１年に１回では間に合わないので、
臨時＆定期で半年ごとに総会をしております。

今までは、理事会提案の議案に関しては、総会前に質問を書面で頂いたものに関しては、時間が間に合えば個別に回答したり、総会内で回答したりしていて、特に総会で紛糾することもなく、これまでは進めてまいりました。毎月、理事会からの広報をしているので、議案の審議途中経過について、広報がされていますし、質問も随時受けている結果だと思っています。

今困っているのは、共用施設の使用など問題を起こしている一区分所有者が、臨時総会の議案作成中のタイミングを見計らって、管理規約の変更の議案を提案し、理事会に対し、強行に次の臨時総会にあげる議事案とするよう理事会で検討せよと主張しております。
要求の具体的内容は、あえてここには書けませんが（本人がこの掲示板を読んでいるかもしれないので）、正直、管理組合員全体の利益にとってどうでもいいような内容です。
また、理事会からみれば、提案している区分所有の日頃の問題行動（マナー的なことです）の対応で
苦労してきたこともあり、理事会に対する嫌がらせではないかと思われる節もあります。

一区分所有者の議案提案の権利は保障しないといけないと思いますが、組合員全体の利益を考えていないような今回の提案をまともにとりあう必要はあるのでしょうか。
皆様のご意見を頂戴して、適切な対応を考えていきたいと思います。

[30: 近所をよく知る人]

話が少し戻ってしまって恐縮ですが、

>>10
>議決権行使書の添付も考えたことありますが、付ける必要はないと思うようになりました。
出席/行使/委任は、未提出や紛失を把握するために必要です。
何者かの陰謀で「賛成票がごっそり紛失」してしまって否決、なんてことも起きるかもしれないですから。

うちでは役員による不正を防止する目的もあり、３連になった書面を配布し、総会時には閲覧可としています。

>>11白紙委任について
委任状にも「白紙の場合は議長...」との一文もあります。これを省略していうと、本人の意思にかかわらず(?)委任してしまうか、無効票となってしまうかのどちらかになってしまうので、記載しています。

[31: スレ主です]

>>29さんへ

私は勉強中ですが「20」及び「23」は参考になりませんか？
尤も、その人の発言に対し日頃快く思っていない人の反対意見等を誘発し議題と関係ないところで
収拾が付かなくなる恐れは残りましょうが‥

私ならその人の「ガス抜き」と「たしなめ」の一石二鳥を狙うかも（思い上がりです）

[32: 29]

>>26
＞執行部提案と異なる小数提案を、執行部だけで拒絶するのは越権行為です。理事会で過半数を取らなければならないというのはおかしいでしょ。

区分所有法２６条１項と６条もご参照下さい。

私の質問に関連しているので、もう少し説明をお願いします。
よろしくお願いします。

[33: 近所をよく知る人]

>>29
正式に意見を上げているのですから、正式に審議/回答した方がよいと思います。
理事会で審議。
審議内容を踏まえて却下（→議事録）
却下理由を添えて書面回答。
追記する形で、組合員の総会招集権が分かるように。

また、問題がある組合員でしたら、過去に配布（掲示）した問題点を注意喚起した文書を、さりげなく(?)同封します。

（クレーマー的な人が上げてきたひとりよがりな意見に対して）うちが過去に行った例では、
○○の件についてご意見を募集します。同様なご意見のお持ちの方は○月○日○時に集会室に集まって下さい。
→ひとりだけぽつん→やるならお手伝いしますが？→......。→自然消滅
というのもありましたね。

普段問題がある人が意見したって誰も動かないですね。

[34: 29]

>>33

私どもの理事会も、33さんが実際になさっていたような対応を想定しておりました。始めから無視するのではなく、審議をした上で却下するというものです。

ただ、別の観点で
＞執行部提案と異なる小数提案を、執行部だけで拒絶するのは越権行為です。理事会で過半数を取らな
＞ければならないというのはおかしいでしょ。

この書き込みで、不安になりました。
こういうクレーマー的な区分所有者でも、提案する権利はあるので、強行に提案しているものをどう却下するのか難しい判断です。理事会としては、振り回されて疲れています。

[35: 入居済み住民]

総会への提案か、理事会への提案かをはっきりさせて、総会に出したいというなら総会で扱います。
民主主義のコストとして、やむを得ないと思います。

書面で出してもらって、そのまま載せればいいんじゃないですか？
その上で、規約に書くほどでのものでもないとか、理事会の反対意見を付けて配布する。

事前打ち合わせで提案理由の説明時間を３分とか５分で合意しておく。
当日は提案とその理由を述べさせ、理事会の反対意見を表明、できれば質問もしない、討論も省略して、粛々と否決。
恥をかいたと思ってくれればラッキーですが、厚顔無恥だとへこたれないかな。


区分所有法が何か？ごめんなさい、質問の意図がわかりません。
総会議決に従い業務を執行するってことが問題なの？

（区分所有者の権利義務等）
第６条
区分所有者は、建物の保存に有害な行為その他建物の管理又は使用に関し区分所有者の共同の利益に反する行為をしてはならない。

（権限）
第26条
管理者は、共用部分並びに第21条に規定する場合における当該建物の敷地及び附属施設（次項及び第47条第６項において「共用部分等」という。）を保存し、集会の決議を実行し、並びに規約で定めた行為をする権利を有し、義務を負う。

[36: 29]

今回の場合は、これまで様々な問題を起こしてくれた区分所有者なので、簡単には引きさがらないと
思っています。確信的ですし、すでに書面で強硬な提案書もらってます。（藁）

35さんの言うとおり、書面に議案をまとめてもらった上で、理事会としての反対コメントを付し、理事会からの提案議案ではないことを明確に分けてから、議決に望むことにになるかもしれません。

うちの総会は大規模とはいえ出席率も高く、議決権行使書の使用率も高いのですが、それでももし否決されなかったら大変ですね。

[37: 近所をよく知る人]

提案する権利はありますけど、総会を開く権利はありません。

たしかに執行部が拒絶しているのですが、細かい事をいちいちみんなで話し合いをしなくていいように執行部があるんですよ。
　執行者はただのおっさんの寄り会ではなく、総会の承認を受けた執行者の集まりです。
　総会を招集するか否かの判断は理事会で、と規約にあります。
　（理事会が動かないときの方法までご親切に決めてあります）

あれやこれやと心配していては心配のタネが山ほどありますが、いくら対策を練っても思いもよらぬクレームがついてきます。

老婆心ですが、時間がたつと余計に話がこじれる種類の話だと思います。模範的な回答を模索しているよりは、はやく却下して（理事会ではこう判断されたという）理由を知らせてあげるべきだと思います。

[38: 29]

総会の承認を受けた執行者の集まりなのですが、この区分所有者さんは、ただのおっさんの寄り会くらいにしか思ってないですね。（藁）

理事会の意思は却下ですが、引き下がる気がないので、35さんの言うとおり、民主主義のコストとしてやむを得ないと思っています。
強引に拒否すると、理事長を相手取って告訴するかもしれないので、慎重に対応しています。

[39: 入居済み住民]

馬＊＊鹿しい話だと思うんですがね。

臨時総会の開催要求ではなく、通常総会への議案の提出である。
総会への提案は理事会の専権事項ではない。
規約変更案を否決する権限があるのは総会であって、理事会ではない。
発議要件（賛同者数など）は法や規約で制限されていない。

長年の習慣がある町内会だと、規約同様の効力を認められますが、マンションだと法と規約で適法に処理するしかないでしょう。

あんまりしつこいようでしたら、賛同者要件を規約に追加することも考えないといけないですね。議決権や人数で何％を要するとかの。

[40: 入居済み住民]

あれれ、BBSに伏字にされちゃった。私の著作権は認められないのね。
しょぼーん

[41: 近所をよく知る人]

>>39
一般的には、総会提出議案は理事会の決議事項となっています。

標準管理規約
第５４条理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。
一収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
二規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
三長期修繕計画の作成又は変更に関する案
四その他の総会提出議案
五第１７条に定める承認又は不承認
六第６７条に定める勧告又は指示等
七総会から付託された事項

[42: 入居済み住民]

理事会の義務ですが、専権事項なのでしょうか。
サボらずちゃんとやれよという規定であって、他の人に権利がないとは書かれていないのです。
これに対し、「総会の議長は、理事長が務める。」という規定では他人の権利を制限ます。議長は１人だからです。

[43: 近所をよく知る人]

一人で決めてよかったら、理事会で決議する必要はないと思います。

[44: 後期若年者]

>>42
＞理事会の義務ですが、専権事項なのでしょうか。
理事長（管理者）の専権事項で、理事会はそれをチェックする機関です。

[45: 近所をよく知る人]

>>44
そんな事どこにも書いてないでしょう？

[46: 後期若年者]

>>45
管理者の総会招集権とその議案提案権が規定されています。

[47: 29]

話を戻させてください。
専権事項の話などの解釈はおいておいて、私達の管理組合のように、あきらかに問題のある一区分所有者が、総会前の現在、かなり用意周到に、総会議案をまとめあげていて、書面で提出されています。

そのまま議案書になる体裁はありますが、内容は、管理組合全体の利益になるものと思えないので、
理事会としては却下の方針です。

しかし、その区分所有者は総会議案としてあげることを一歩も引かない状況なのです。

この場合の1人の区分所有者の提案議案の取り扱いについて、アドバイスください。

（蛇足ですが、むげに拒絶すれば、この区分所有者から提訴などのリスクは本当にあります。それくらいの問題人物です）

[48: 後期若年者]

>>47
＞私達の管理組合のように、あきらかに問題のある一区分所有者が、総会前の現在、かなり用意周到に、総会議案をまとめあげていて、書面で提出されています。そのまま議案書になる体裁はありますが、内容は、管理組合全体の利益になるものと思えないので、理事会としては却下の方針です。しかし、その区分所有者は総会議案としてあげることを一歩も引かない状況なのです。この場合の1人の区分所有者の提案議案の取り扱いについて、アドバイスください。

失礼しました。私見としては、
前にも書きましたが、標準管理規約と同じ規約であるならば、５４条に基づく総会提出議案の審議の理事会の議事録を見せるか、要すれば関係箇所のコーピーを添付し、否決の理由を議事録に書くのは当然だが、書面でも回答する。
この理事会の決議に基づく議案を添付して総会招集通知を作成する。
以上です。

[49: スレ主です]

>>29さん

お宅は大変のようですね　うちでは　そこまでの心配事案は起きない？はずですが
見ているかもしれないとの理由で、全体の利益になるとの思えない「内容」が知らされなければ
話の戻しようが無い（アドバイスのしようが無い）と思います

今参加されている方も、見物している方も

[50: 近所をよく知る人]

>>46
ですから何のどこで規定されていますか？
管理者の議案提案権？、管理者の専権？、理事会はそれをチェックする機関？？

>>47
>>49さんに同じくです。

[51: 元理事]

あれ？ 対処案を投稿したつもりでしたが、勘違いしてたかな＞＞自分

>>47=29
①対応が面倒なので、「組合員上程議案」と明示して、理事も個別に賛否投票するものとして追加する。
②事前に予備審査代わりに一定期間掲示を行い、20％の組合員賛同が得られたら正式に議案に加える。

現実の理事会運営では、①の方法を選択しても「負け」と思う必要はありません。

[52: 後期若年者]

>>50
区分所有法より
第三十四条 集会は、管理者が招集する。
第三十五条 集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は、規約で伸縮することができる。
標準管理規約より
第５４条理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事項を決議する。
一収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案
二規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案
三長期修繕計画の作成又は変更に関する案
四その他の総会提出議案
五第１７条に定める承認又は不承認
六第６７条に定める勧告又は指示等
七総会から付託された事項
（組合員の総会招集権）
第４４条組合員が組合員総数の５分の１以上及び第４６条第１項に定める議決権総数の５分の１以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は、２週間以内にその請求があった日から４週間以内の日（会議の目的が建替え決議であるときは、２か月と２週間以内の日）を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。
２ 理事長が前項の通知を発しない場合には、前項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。

[53: 入居済み住民]

「入居済み住民」になっているのは全部私だと思います。
総会で粛々と否決に１票。

内容については、込み入った事情がお有りのようですので、ここでの開示は無理のようです。

>>47
総会議案にしないということですか？
わかりにくかったので確認させてください。

[54: 元管理会社社員]

>>29・47さん

今回のケースには当てはまらない事例（規約改正の要望以外）も含めて、一区分所有者から要望が
あった時に実際にとった対処方法です。参考になれば・・

①完全に無視する。ただし、匿名の場合に限ります。
　皆さんも会社に勤めていると思います。訴訟を起こすことチラつかせるような投書が、匿名で
　会社に届いたら対処しますか？普通はしないですよね？

②理事会で審議し、その結果を文書などで回答する。
　否決した場合は、審議経過や否決理由をしっかりと明記することが大事です。
　良識的な方なら、これで要望を取り下げるでしょう。

③②の延長上として、言い出しっぺ自身が同志を募って、総会を開催してもらう。
　ある意味、相手の本気度が分かると思います。

④まだ時間的な余裕があるならば、同様の意見が潜在的にあるか否か、アンケートを実施し、そ
　の結果により議案として上程するか判断する。

⑤次年度の事業計画に含める。
　かつて1800戸のマンションを担当していた時にとった方法ですが、住民意識が高く、有識者が
　多く居住されていたからできた方法かもしれませんが・・
　⇒まず、次年度事業計画および予算案を審議する議案に、区分所有者から規約変更の提案があ
　　ったので、次年度に専門部会を設置して検討する旨を記載する。
　⇒総会終了後、専門部員を募集する案内を掲示するとともに、歴代の理事長などに参加を打診
　　する。もちろん、言い出しっぺの方も。
　　このマンションの場合は、現理事長・副理事長、歴代理事長２名、弁護士・マンション管理
　　士（いずれも区分所有者）、言い出しっぺの８名で構成しました。
　⇒専門部会で協議し、次年度の総会に規約改正の議案を上程するか否かを、最終決定する。
　　実例では、同様の意見が潜在的にあるか確認する必要があると判断（実際には言い出しっぺ
　　の方を諦めさせるため）し、アンケートを実施した結果、ごくごく少数の意見であったため、
　　規約改正を止めました。

管理組合の事情や要望内容によって対処方法が変わってくると思いますが、透明性や公平性、将
来に禍根を残さない対処方法をとることが望ましいと思います。
また、規約改正は管理組合にとって一大イベントであり、重要な案件ですから、慎重に進めるべ
きだと思います。
もし、本当に規約改正をするのであれば、理事会or専門部会で素案作成→アンケートや公聴会を
開催し、広く意見を聞く→理事会or専門部会で再調整→説明会を開催し、広く浸透させる→総会
ぐらいの手順は踏むべきです。
今回の言い出しっぺの方も本当に規約改正を議決・承認したいのであれば、手順を踏んで自身の
意見を広く浸透させるべきです。
総会で４分の３を取ることはそんなに甘くはないですよ。

[55: スレ主です]

>>５４さんへ

大いに参考になりました　又投稿して下さい
あなたのようなフロントさんばかりなら、管理組合も信頼するのですが‥

[56: 近所をよく知る人]

>>52
その部分ですか。
私には、管理者の議案提案権、管理者の専権、理事会はそれをチェックする機関という風には読めませんでした。
お手数をお掛けしました。ありがとうございます。

[57: 後期若年者]

>>56
そうですか。それは残念でした。
管理規約に、理事長＝区分所有法の管理者との規定がある場合、
管理者の代表者且つ代理人としての区分所有法上の権限を、独走させぬよう且つ有効活用するために、管理規約（区分所有者、組合による管理者チェック、管理者の適格性の確保、管理者に対する行為規制など）があることを認識して下さい。
貴方でしかた記憶が確かではありませんが、一区分所有者の議案提案権に、国会法を引き合い出された人がいましたが、これに該当するのが理事会の理事であって、一区分所有者は、理事を選ぶ権利は保証されてますが、議案提案権はこれら理事に付託しているのが一般の管理規約であることを理解して下さい。勿論、一区分所有者が理事長に議案を提案することは可能ですが、一般の規約ではその提案を理事会に諮ってその総会提案の議題にするか否かを決議することになっています。
いつかはご理解下さることを念じつつこれに関するコメントは終了致します。

[58: 近所をよく知る人]

残念ながらご期待には添えそうにありません。
また、国会法は私ではありません。
私もこの件についてのコメントは終了いたします。

[59: 入居済み住民]

国会法は私です。
特定の者についての義務規定が、他者の権利を制限しないことを、
いつかはご理解いただけるものと思っております。

[60: 47]

今までの議論を整理すると

１　総会議案は、理事会に決議権あり、一組合員の自分勝手な議案提案を、理事会が
審議の上、却下しても、なんら問題がない。

２　規約で、一組合員が議案提案をする権利が制限されているわけでないので、理事会は認めなくとも、一組合員の提案は尊重されなければならない。

の2派に分かれてしまっていて、結論が出ていません。

うちの場合は、一組合員は２の立場で強硬な姿勢を崩していないので、１の方式で却下すると、理事会に猛抗議すると思われます。

やはり、理事会審議では却下したが、一組合員が独自に出した議案として注意書きして、総会決議するしかないと判断しました。最悪の事態として、その議案が可決されても、それを選んだ組合員の意思ですからあきらめます。

[61: 近所をよく知る人]

>結論が出ていません。
そちらの件は>>41-43で結論が出ています。
１．です。

[62: 匿名さん]

>>60さん
「猛抗議」だけなら、理事会が正当な証しでは？(笑
一度、却下してみて、その知識ありそうな組合員がどのような論拠で抗議してくるのか？報告ください。

[63: 47]

1の結論なら、簡単ですが、そうじゃない人の意見２もありましたね。
２ではないと簡単に結論づけられるのでしょうか？

他の人の意見も待ちます。

[64: 47]

「猛抗議」だけですめばいいですが、もっと先がある可能性があるので苦慮しています。
あなたは他人事でいいかもしれませんが、こちらは笑い事ではないのです。
かなり悪質なクレーマーで、このこと以外にも、色々と苦労をさせられているので、慎重に対応したいのです。（具体的な悪行の数々は都合によりかけません）

[65: 匿名さん]

煽り過ぎ。質問の形をとって理事会の出方を研究してるね。
合法的にクレーマー提案が受け入れられる方法が見つかるまで蒸し返すのかな？

[66: 匿名さん]

>>64
「組合員の議案提案」と「クレーマー対策」は別次元の問題でしょう？
そのクレーマーさん以外なら「組合員の議案提案」への対応は理事会内でコンセンサスとれているのでしょうか？
なら、その要領に基づいて淡々と進めるべき。

個人的な思惑が入りすぎて、問題解決が遅れているだけでは？

[67: 47]

皆さんのコメントで決心つきました。

クレーマーさんの議案要求は、理事会で粛々と却下します。

[68: 入居済み住民]

訴訟提起しかねない人だったら面倒ですので、
心配だったら理論武装をお勧めします。
ここではなく管理会社や弁護士の意見を求められてはいかがですか？

[69: 匿名さん]

なんだ、結局60の結論はいらないのか。

[70: 匿名さん]

>>68
訴訟好きな人、確かにいますね。
でも、そういう人はどんな対応したって訴訟してきます。
また、そのために特別扱い？や宥めながらの対応こそ、理事会は自滅すると思います。

めげそうになっても理路整然に毅然とした態度が望ましい・・・望ましいだけです(笑

[71: 47]

クレーマーの議案提案は理事会で粛々と却下しますが、却下の理由が肝心だと思っています。
却下理由の理論武装を管理会社の法務室に依頼しているのですが、なかなかこれといった話がでてきていません。最終的には、うまい断り方を探ってもらいます。
理事会は、自分達の議案審議に集中したいので、こんなくだらんことは管理会社に投げて、理事会で討議したような形をとるつもりです。