総会議長が心得るべき事は？

[新人理事長]

今期の理事長になりました
理事でしたので、他に立候補者もなく前任理事長の推薦と役員全員の賛同で議案となり
総会で承認されました（お互いさまですので断る訳にもいかず）

先日の総会では目新しい議案も無く、議長（理事長）も手馴れた采配ででした

気が早いのですが来年の総会運営が上手く出来るか心配し始めています
理事会の運営も同様です

経験者（理事長・理事・監事）の方、どの様に対処されましたか？

[54: 元管理会社社員]

>>29・47さん

今回のケースには当てはまらない事例（規約改正の要望以外）も含めて、一区分所有者から要望が
あった時に実際にとった対処方法です。参考になれば・・

①完全に無視する。ただし、匿名の場合に限ります。
　皆さんも会社に勤めていると思います。訴訟を起こすことチラつかせるような投書が、匿名で
　会社に届いたら対処しますか？普通はしないですよね？

②理事会で審議し、その結果を文書などで回答する。
　否決した場合は、審議経過や否決理由をしっかりと明記することが大事です。
　良識的な方なら、これで要望を取り下げるでしょう。

③②の延長上として、言い出しっぺ自身が同志を募って、総会を開催してもらう。
　ある意味、相手の本気度が分かると思います。

④まだ時間的な余裕があるならば、同様の意見が潜在的にあるか否か、アンケートを実施し、そ
　の結果により議案として上程するか判断する。

⑤次年度の事業計画に含める。
　かつて1800戸のマンションを担当していた時にとった方法ですが、住民意識が高く、有識者が
　多く居住されていたからできた方法かもしれませんが・・
　⇒まず、次年度事業計画および予算案を審議する議案に、区分所有者から規約変更の提案があ
　　ったので、次年度に専門部会を設置して検討する旨を記載する。
　⇒総会終了後、専門部員を募集する案内を掲示するとともに、歴代の理事長などに参加を打診
　　する。もちろん、言い出しっぺの方も。
　　このマンションの場合は、現理事長・副理事長、歴代理事長２名、弁護士・マンション管理
　　士（いずれも区分所有者）、言い出しっぺの８名で構成しました。
　⇒専門部会で協議し、次年度の総会に規約改正の議案を上程するか否かを、最終決定する。
　　実例では、同様の意見が潜在的にあるか確認する必要があると判断（実際には言い出しっぺ
　　の方を諦めさせるため）し、アンケートを実施した結果、ごくごく少数の意見であったため、
　　規約改正を止めました。

管理組合の事情や要望内容によって対処方法が変わってくると思いますが、透明性や公平性、将
来に禍根を残さない対処方法をとることが望ましいと思います。
また、規約改正は管理組合にとって一大イベントであり、重要な案件ですから、慎重に進めるべ
きだと思います。
もし、本当に規約改正をするのであれば、理事会or専門部会で素案作成→アンケートや公聴会を
開催し、広く意見を聞く→理事会or専門部会で再調整→説明会を開催し、広く浸透させる→総会
ぐらいの手順は踏むべきです。
今回の言い出しっぺの方も本当に規約改正を議決・承認したいのであれば、手順を踏んで自身の
意見を広く浸透させるべきです。
総会で４分の３を取ることはそんなに甘くはないですよ。