総会議長が心得るべき事は？

[新人理事長]

今期の理事長になりました
理事でしたので、他に立候補者もなく前任理事長の推薦と役員全員の賛同で議案となり
総会で承認されました（お互いさまですので断る訳にもいかず）

先日の総会では目新しい議案も無く、議長（理事長）も手馴れた采配ででした

気が早いのですが来年の総会運営が上手く出来るか心配し始めています
理事会の運営も同様です

経験者（理事長・理事・監事）の方、どの様に対処されましたか？

[87: スレ主です]

>>86さんへ

御意見・情報有難うございます。ご記憶の通り管理会社はＨです
委託契約上の決算素案作成も2ヶ月以内です（総会開催期限には触れていません）

私は標準管理規約には拘っていません。当方の規約も急いで変える必要も感じません
尤も、企業がそうである様に開催日を早める事はよい事とは思います
私の疑問（不満）は、5月末に出来る体制のはずなのに彼らの都合（怠慢？）でしない事です

私なりの考えでは、4月末又は決算理事会前日までに：決算素案作成（理事会へ提示）
　　　　　　　　　5月第一日曜日：決算理事会（他の議案も承認）→　印刷
　　　　　　　　　　第二日曜日までに総会通知発送　
　　　　　　　　　　第四日曜日：総会開催
余談ですが、
担当者は管理業務主任者ではありませんが開催日以前に重要事項説明を理事長にできるはず

[88: 元管理会社社員]

>>87さん
なるほど。そうなると管理会社の怠慢・・というか甘えですかね。

フロント担当１人で、１０〜１５物件を担当していて、うち６割が３月決算と思われます。
６〜９物件を２ヶ月以内に捌くのは、日程的にもかなり厳しい（他物件と総会前理事会・総会開
催日時がバッティングする）ことが考えられます。
２ヶ月以内で開催することに拘っていない組合や、規約で２ヶ月以内になっていない組合を後回
しした感じかもしれませんね。

ホントはそんなことではダメですが、２ヶ月以内の開催に拘るなら、規約を改正し、管理会社に
プレッシャーを掛けることを考えた方が良いかもしれませんね。

[89: スレ主です]

管理会社の怠慢をあげつらえば、自ら「スレ違い」となりますが
前任理事長がよく抗議していましたが、月次（決算）報告の提出が慢性的に遅いのです
先任者は、「会社アンケートに書けば首脳の目にとまり、担当部署が困るだろうから書かないが、自分たちで努力せよ」と云われていましたが相変わらずです

私は、管理組合役員の重要な役目は①管理費・修繕積立金を護る事②それを適正に使用する事と考えています
支払一任代行です。保証契約は一ヶ月分にも係わらず月次報告が一ヶ月以内に出ない事を問題視
しています
締後２０日位で提出されなければ、万一の不正をチェック出来ない
万一の時、何時も指摘していたと言って「善管注意義務」を逃れられるものでもなさそうだし

[90: 後期若年者]

>>89
管理委託契約書では２ヶ月以内の条項は、保証制度を行なっている管理業協会の保証機構細則に則っております。
管理規約で３ヶ月以内であろうと、総会を招集するのは理事長ですから２ヶ月以内に開催することも可能です。
管理会社との契約で入手できる予算書、決算書などの案を受け取り次第、理事会を開催し決議し、監事の監査を受け、総会開催を理事長主導でやるべきでしょう。総会全てを管理会社に頼る管理組合の方が問題で、その理由を規約の３ヶ月以内を悪用している様に見えます。
管理会社の総会支援業務に開催日程等の調整があるが、２ヶ月以内の規定は無いのが普通でしょう。第三者が見ると、管理会社に委託しても、総会準備に１ヶ月も掛かる管理組合を不思議に思うでしょう。
それより疑問に思うのは、３ヶ月もの間の暫定予算細則でもあるのだろうか、理事長引継書にこの間のことの詳細の記載無しに、次回の総会で前任の理事長の３ヶ月間の業務の説明責任を果たせるのだろうか、この間に不明朗な支出をする理事長が出ないだろうか、など考えてしまいます。

[91: スレ主です]

>>90さんへ

>>管理会社に委託しても、総会準備に１ヶ月も掛かる管理組合〜
どの部分のことでしょうか？
　・決算確定まで１ヶ月は容認しています
　・総会議案の検討、決算理事会開催・決議・印刷・発送・総会のプロセスに１ヶ月は妥当です
　　（外部居住者も結構居ますので２週間前通知は妥当）
>>３ヶ月もの間の暫定予算細則でもあるのだろうか〜
　次期の暫定予算を理事会に一任する事は、予算案に入れています
>>次回の総会で前任の理事長の３ヶ月間の業務の説明責任を果たせるのだろうか〜
　ご疑問の意味が解りません　役員交代は総会終了時点ですが‥
　確かに実務引き継ぎ時点で暫定期間の執行内容をチェックする必要はありますね
　もうすぐ引継ぎですので覚えて起きます

[92: 悪文解釈]

うちの管理規約では、
「通常総会は新会計年度開始後（11月1日〜）3ヶ月以内」と規定されており、
毎年1月に定期総会をします。ただし、前年8月か9月に、臨時総会をすることになっているので、
暫定予算はその際に決議します。

大規模物件なので、3ヶ月の準備期間は必要です。
総会議案の検討、決算理事会開催・決議・印刷・発送・総会のプロセスに１ヶ月では終わるわけないです。

総会議案の検討＆決算理事会開催・決議　１から１．５ヶ月
印刷・発送準備　２、３週間
総会　発想から２、３週間後

[93: 後期若年者]

>>91
マンションの規模、システムによるので一概に云えませんが、管理会社の準備１ヶ月、管理組合側の準備は２週間で発送、下旬開催が妥当でしょう。２週間で出来なければ、管理会社の１ヶ月を短縮しなければ、他の管理組合同様の２ヶ月以内には総会開催は無理です。

[94: 悪文解釈]

うちは11月1日からの会計期なので、年末年始の休みもあるから、1月末の総会で妥当。
杓子定規に2ヶ月以内にこだわるのは無意味。

[95: 悩める住民]

理事会を理事長が私物化しており、理事以外の組合員（住民）が書面で再三に理事会の傍聴を希望していますが
「理事長の専権事項」として傍聴を拒否されております。
「管理規約」に「理事長の専権事項」の記載はありませんし、「理事長の専権事項」とは誰が与え、どんな法的効力があるのかもわかりません。
この状態を打破する方法を教えて下さい。

[96: 匿名さん]

>>95
標準管理規約によると、以下のようになっています。このような規約はありませんか？
第５節理事会
第５１条理事会は、理事をもって構成する。
２ 理事会の議長は、理事長が務める。

理事以外の傍聴人等の出席は理事長の権限で決めることができます。

傍聴ではなく、議事録の閲覧を請求したらどうでしょうか？
こちらも、標準管理規約に沿うと総会議事録の規定が準用されるので、
閲覧請求があった場合、理事長はそれを拒否できません。

[97: 匿名さん]

区分所有法では、裁判所に理事長の解任請求ができます。
25条2項
管理者に不正な行為その他その職務を行うに適しない事情があるときは、各区分所有者は、その解任を裁判所に請求することができる。

それが難しければ、理事に立候補してはどうですか？理事会で却下された場合（総会議案書の理事候補者にしなかった場合）は、理事は組合員に対して職務の誠実履行義務がありますので、債務不履行を主張できます。理事は輪番制ではないのでしょう？私物化してるということは輪番制では出来ないと思いますから。解任請求より、こっちのほうが勝てる可能性高いと思いますよ

[98: 匿名さん]

先日、総会がおわりました。
輪番理事長でしたが、4割くらいの出席していただいた区分所有者さんの前で、自分の番になったらしっかりやってくれるようお願いしました。

[99: 匿名さん]

管理組合の総会の議長は理事長が行うのが一般に規約化されている。
議長は理事会の議案を早く決議されるように能率的にやればよい。
議案の説明には時間を当てるが、反対意見の機会は極力少なくする様に努めるべきだね。

[100: 匿名]

既出かもしれないが、
理事長は組合員から質問受けたら、理事会の長としてまた議案の提出者として回答することになるでしょう。
議事や総会を客観的に進行させるべき議長を兼任すると、面倒なこともあります。

うちの場合は、各議案に担当理事が付き、そして議長は副理事長が行うことで、理事長は理事長としての立場に専念します。

[101: 匿名さん]

区分所有法の原則から逸脱してます。議長は総会の招集者が当たるべきです。

[102: 匿名さん]

役割の一部を委託することは何の問題ないと思いますよ～

[103: 100]

>>101
101は私(100)宛のレスかな？
区分所有法の原則から逸脱というのはどういうことかな？
違法ということ？　非常識っていうこと？　倫理的に問題があるってこと？
私及び当管理組合の理事会と組合員及び管理会社からは異論はまったくありませんが。

[104: 匿:名さん]

>>100 >>103
区分所有法では、下記のように規定しています。

（議長）
第四十一条 　集会においては、規約に別段の定めがある場合及び別段の決議をした場合を除いて、
管理者又は集会を招集した区分所有者の一人が議長となる。

[105: 100]

>>104
その条項は、何度も目にしてる(笑)ので知ってるが・・・で？

[106: 匿名]

【ご本人様からの依頼により削除しました。管理人】