役員間の連絡方法はどのようにしていますか

[新人理事]

中古MS途中入居で、この秋、初めて理事（いきなり理事長）になりました。

役員4名ですが、メールアドレスを持たない（教えないのかも）人がいるため、公平を考え、理事会などの日程調整から各種連絡、書面・資料の配布、逐一ポスト投函です。

返事が無いことも多く、資料の類など、読んだのか、読んだけど理解してないのか不満があるのか、めんどくさいのかメーワクなのか、全くわかりません。

緊急だったので電話で日程調整したときは、一人が都合悪いと最初からやり直しで、挙句は「いつでもいいよ」と言ってた人が、そのつもりで最後に尋ねたら「何でそんな日にしたのか」とかグズグズ言い出す始末です。

理事会の議事内容以前に、情報伝達で既に疲れます。。。
皆様のMSではどのようにされていますか。

[4: 近所をよく知る人]

メールです。
「メールで連絡をとるのでメールアドレスを」と言うと半分くらいの人が教えてくれます。
「メールで連絡を取れない人は、どうやって連絡を取るのか集まって相談して。決まったら帰っていいです。」と言うと残りの半分の人が教えてくれます。

本当にメールを使えない人は、自分がメールを使えない事をよく分かっていない事が多いです（受信すらできない人はまだいない）。
メールを使えませんと言う人はだいたい使えます。

[5: XYZ]

私でしたら理事会の招集を掲示板で’公開します。
規約にもよりますが、理事会開催３週間前（総会規約準用と仮定して、２週間前を確保するために）に掲示板に告知する。そして、理事会招集告知として、議案や招集目的の記述とともに、役員４名の名前毎に１週間の枠を作り、出席可能日にマーク記入をお願いする。そして、少なくとも３人揃った日を開催日として、集合場所とともに再掲示します。全員集合は無理としても理事会開催は可能になりましょう。

[6: マンション住民さん]

理事会の日程は、初めの理事会で、都合のいい日時を話し合って、
毎月第2土曜日の19時からとかって、決めておくので、
日程の変更は、ありませんね。
ちなみに、やむを得ず欠席する場合は、
奥様などの代理出席を認めています。

他の連絡は、電話と資料をポストに入れておくという
アナログな方法です。

[7: XYZ]

＞理事会・・・・・、ちなみに、やむを得ず欠席する場合は、奥様などの代理出席を認めています。＞

理事会の会議は理事が直に話し合う場であり、また、理事は総会で、その人物をしてふさわしいと承認された。　しかし、書面や代理人による出席を認めないと理事会の成立すら容易でないという事情の場合は、「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める。」と規約に定めることが出来る。
これは最高裁判決に基づいているもので、習慣的に安易に、代理出席を認めている場合はその議案は勿論、それによる総会決議は無効になる。

[8: 理事長経験者]

スレ主さんご苦労様です。

私も役員立候補が無く、理事会で推薦する時に
問題も多い期だったので、連絡が取りやすいメールアドレスを公表している組合員（別に活動している委員）にお願いしました。

私のＭＳも3名理事1名監事の為、意見を云う積極的な理事を中心に
日程調整しました。全員の参加を調整するのは難しいので！
同じ構成なら理事長以下他1名の理事が出席可能であれば理事会は成立します。
しかし審議で意見が割れると持ち越しになりますが！

因みに理事に何日までに都合の良い日をご連絡下さいと伝え
その都合を見て日程を決めると楽だと思います。

理事長職頑張って下さい。

[9: 近所をよく知る人]

>>05、>>06
理事会の日程調整について述べている方は、日常の役員間の連絡は皆無なんですか？
日程くらいでもめるとは思えませんし、日常の連絡がスムーズにいかないと、理事会がやたら長引くでしょう？

[10: XYZ]

↑スレ主さんのコメントが理解出来ていない様ですね。

[11: 近所をよく知る人]

スレ主は日程自体でもめたのではなくて、連絡がとれにくいから面倒な事になったと思っているのだが。
いずれにしても、日程は例えばの話で本題は連絡についてだ。

[12: 新人理事]

皆さん、回答を有難うございます。
いろいろと工夫なさっているようでたいへん参考になりました。
メールがばんばん飛び交うような雰囲気がうらやましいです。

日程調整は初回で懲りたので、月イチ定期にしました。
緊急招集のときは全員参加前提で、調整作業が必要です。
スムーズなやり方を考えてみます（もらいますかな）。

>>09さん、そうですね、日常の連絡や資料類ですね。
>>10さんも有難うございます。私が一緒くたに書いてましたので。

＞日常の連絡がスムーズにいかないと、理事会がやたら長引くでしょう？
　その通りだと思います。

　それに、日頃会わないこと、理事長に情報が集まることなどから
　公平性や透明性とかのための「手続き」としての文書・資料の配布
　という意味もあると思うのですが。
　「理事長が一人で何か勝手にやってるんじゃないですよ」という…^^?

　が、
　依頼事項に無反応な理事に電話したとき
　　「そんなに頑張って頂かなくてもいいのに」と言われ、
　逆に「理事長が一人で勝手に張り切っている」感じでございます。

[13: 理事長経験者]

>依頼事項に無反応な理事に電話したとき
　　「そんなに頑張って頂かなくてもいいのに」と言われ、
　逆に「理事長が一人で勝手に張り切っている」感じでございます。

分かるな〜その気持ち！
他のスレじゃないけど、暴走と云いかねられないから！
私の場合は、同年代の理事と密になれたので色々と意見交換をして
援護射撃をしてもらう事で、暴走などとは言われませんでしたが・・・
特に途中参加だとそのＭＳ方針も分からないから

毎月理事会をやっても12回！頑張って下さい。

[14: XYZ]

＞>>10さんも有難うございます。私が一緒くたに書いてましたので。＞
日程もさることながら貴方の意志を公開することに意味があるのです。当然に理事会出席者と会議概要も公開掲示することは勿論ですが、貴方の理事長としてのリーダーシップの欠如もその一因です。

[15: 理事長]

>>14
なんで役員やらないの？

[16: 03]

>>15「理事長」さん
ここで真面目に発言される方の多くは、有経験者だと思いますし、
そういうデリカシーのない発言は、ご遠慮ください。

[17: 匿名さん]

＞XYZさん教えて下さい。「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める。」と規約に定めることが出来る。

当MSも上記内容を規約で定める事にしたいと考えています。
教えて頂きたいのは、その様な規約がある場合に、

総会で理事の承認を得るときから、代理名となる場合が考えられますが
総会で承認後は、区分所有者の理事と同一の理事として、理事長や監事の
役職に就任することは問題無いのでしょうか。

[18: 新人理事]

>>13 理事長経験者さん有難うございます。実は2年・Min24回でございます…^^；
>>14 XYZさん、そうですね。
　全員20歳以上年上ということもありますしなかなか難しいところですが、頑張ります

>>17　匿名さん　すみません、割り込みました。
XYZさんどうぞ続けてください。

[19: XYZ]

＞＞XYZさん教えて下さい。「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める。」と規約に定めることが出来る。
＞当MSも上記内容を規約で定める事にしたいと考えています。教えて頂きたいのは、その様な規約がある場合に、総会で理事の承認を得るときから、代理名となる場合が考えられますが、総会で承認後は、区分所有者の理事と同一の理事として、理事長や監事の役職に就任することは問題無いのでしょうか。＞

紹介した例は、理事会への代理出席の規定であって、役員（一般的に区分所有者）の代理就任の規定ではありません。総会では正式な役員を選出してからのことです。
代理でないと役員に就任が難しいとの理由があるならば、区分所有法では役員資格についての制限はありませんので、役員は区分所有者＝組合員でなければならないとの管理規約を改正して、「組合員及びその配偶者又は一親等の親族に限る」の様に役員要件を広げるべきでしょう。

[20: 匿名さん]

１７です。
ＸＹＺさん大変参考になりました。有難うございます。

[21: 匿名さん]

＞紹介した例は、理事会への代理出席の規定であって、役員（一般的に区分所有者）の代理就任の規定ではありません。総会では正式な役員を選出してからのことです。
代理でないと役員に就任が難しいとの理由があるならば、区分所有法では役員資格についての制限はありませんので、役員は区分所有者＝組合員でなければならないとの管理規約を改正して、「組合員及びその配偶者又は一親等の親族に限る」の様に役員要件を広げるべきでしょう。

興味深く読ませていただきました。

上記記載の二つ共必要との想定がなされた場合は、総会議案で区分所有者以外を理事・監事候補者に入れるための管理規約改正と、理事会への代理出席を認める管理規約改定と、２本の管理規約の改定や新設が必要と成るとの解釈で宜しいのでしようか。

[22: XYZ]

＞上記記載の二つ共必要との想定がなされた場合は、総会議案で区分所有者以外を理事・監事候補者に入れるための管理規約改正と、理事会への代理出席を認める管理規約改定と、２本の管理規約の改定や新設が必要と成るとの解釈で宜しいのでしようか。＞

仰る通りです。
役員を区分所有者以外に範囲を広げることと、理事会への代理出席の規定とは理由が全く異なります。
前者は区分所有法に従い、規約でそのマンションの現状に合わせて、適正に定めることができますが、後者は下記の「標準管理規約」の付属の５３条のコメントにあります様に「事故がある場合」と「配偶者又は一親等の親族に限り」と云う限定に注意が必要です。その理由は、リゾートマンションの管理規約に定められた同様の定めが有効か否かが争われた最高裁判決（最判平成2・11・２６民集４４巻８号１１３７頁）に基づいているからです。

国交省「標準管理規約」より抜粋
（理事会の会議及び議事）
第５３条理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。ー以下略ー
第53条関係のコメント
理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める旨を規約に定めることもできる。
http://www.mlit.go.jp/kisha/kisha04/07/070123_3/03-1.pdf

[23: 近所をよく知る人]

>>16
殆どはそうだと思います。
でも、役員経験者だったら分かると思いますが、普通のマンションでも役員にはならないけど、総会などでとても熱心に熱弁をふるって下さる人もいますよ。