役員間の連絡方法はどのようにしていますか

[新人理事]

中古MS途中入居で、この秋、初めて理事（いきなり理事長）になりました。

役員4名ですが、メールアドレスを持たない（教えないのかも）人がいるため、公平を考え、理事会などの日程調整から各種連絡、書面・資料の配布、逐一ポスト投函です。

返事が無いことも多く、資料の類など、読んだのか、読んだけど理解してないのか不満があるのか、めんどくさいのかメーワクなのか、全くわかりません。

緊急だったので電話で日程調整したときは、一人が都合悪いと最初からやり直しで、挙句は「いつでもいいよ」と言ってた人が、そのつもりで最後に尋ねたら「何でそんな日にしたのか」とかグズグズ言い出す始末です。

理事会の議事内容以前に、情報伝達で既に疲れます。。。
皆様のMSではどのようにされていますか。

[17: 匿名さん]

＞XYZさん教えて下さい。「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族に限り、代理出席を認める。」と規約に定めることが出来る。

当MSも上記内容を規約で定める事にしたいと考えています。
教えて頂きたいのは、その様な規約がある場合に、

総会で理事の承認を得るときから、代理名となる場合が考えられますが
総会で承認後は、区分所有者の理事と同一の理事として、理事長や監事の
役職に就任することは問題無いのでしょうか。