役員間の連絡方法はどのようにしていますか

[新人理事]

中古MS途中入居で、この秋、初めて理事（いきなり理事長）になりました。

役員4名ですが、メールアドレスを持たない（教えないのかも）人がいるため、公平を考え、理事会などの日程調整から各種連絡、書面・資料の配布、逐一ポスト投函です。

返事が無いことも多く、資料の類など、読んだのか、読んだけど理解してないのか不満があるのか、めんどくさいのかメーワクなのか、全くわかりません。

緊急だったので電話で日程調整したときは、一人が都合悪いと最初からやり直しで、挙句は「いつでもいいよ」と言ってた人が、そのつもりで最後に尋ねたら「何でそんな日にしたのか」とかグズグズ言い出す始末です。

理事会の議事内容以前に、情報伝達で既に疲れます。。。
皆様のMSではどのようにされていますか。

[5: XYZ]

私でしたら理事会の招集を掲示板で’公開します。
規約にもよりますが、理事会開催３週間前（総会規約準用と仮定して、２週間前を確保するために）に掲示板に告知する。そして、理事会招集告知として、議案や招集目的の記述とともに、役員４名の名前毎に１週間の枠を作り、出席可能日にマーク記入をお願いする。そして、少なくとも３人揃った日を開催日として、集合場所とともに再掲示します。全員集合は無理としても理事会開催は可能になりましょう。