管理組合員とプライバシー

[匿名]

組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で
家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？
皆さんは、どうなさっていますか？？

[2: 匿名さん]

賃借はないのですか？　組合員名簿？　居住者名簿？
居住者名簿でしたら、うちの場合「家族人数」までは押えられてません。
連絡先は、滞納対策のため勤務先までしっかり押えてます。
名簿作成の主な目的を明らかにして、それに必要な情報は集めないと名簿の意味薄れるのでは？
スレ主さんが理事又は理事会なら、収集の際の説明が重要になりますよ。
プライバシーにあたるかどうかは取扱いの問題で、名簿化の際は不明な心配は無用です。

[3: 匿名さん]

うちは、火事があったときの連絡用ということでアンケートをとって95％の組合員の
緊急連絡先と携帯番号が集まりました。管理人室に保管して部外秘にしてあります。
所有者の名簿は大丈夫でしょうが、家族の名簿までは無理かもしれません、
本当に必要なら管理会社に聞くか、最後の手段は住民票かな？

[4: 02]

>>03さん
住民票はあてになりません。
かくゆう私も住民票移してません。＜うちのＭＳは多いみたい。

目的にもよると思いますが、防犯（外部からの侵入防止）を理由にすれば、「実利用者名簿」というのも意味がありそう。

また、以前から私思っているのですが、災害時用に「アシストが必要な名簿」も理事として何度か提案してます。＜理事会内ではいまいち盛り上がらず。

[5: 匿名さん]

プライバシーを保護するという名目で、個人情報を明かす必要が無いなら、
犯罪者にとって、逃げ場になる可能性もあり得ます。
購入者＝居住者かどうかすら確認するすべが無いとなると、危険この上ない
でしょう。とっても不安ですよね(>_<)

[6: 匿名さん]

無形の「不安」には困ったものです。
どんなに名簿を整備しても入館チェックがザルなら防犯の意味もちません。
またどんなに入館チェックを厳しくしても居住者が悪意持てば防ぎようがありません。

では、名簿は何のためにどのように使うつもりなのか？が肝心でしょう。

[7: 匿名さん]

名簿作成は反対です。仲介業者の売りませんかの電話営業に悩まされ、電話番号を変えたことがありますし、今でも営業ハガキに迷惑をしています。
スレ主さんのおしゃっている緊急時の連絡とのことであれば、管理会社と理事長が分かっていればよいことなのではないでしょうか。管理会社と理事長は緊急時以外でも区分所有者で外部居住の方の連絡先は、把握していなければなりません。総会の案内や議事録は郵送しますし、管理費などの滞納の場合には請求する連絡は、知らなければなりませんから。
個人情報が漏れた場合に誰が漏らしたか分からなければ、責任を問うことは出来ませんよね。名簿は
同じものが外部に出回る可能性大です。

[8: 匿名さん]

組合員名簿と居住者名簿は、分けて考えましょう。
作成と配布も、分けて考えましょう。

というか、どうやって配布するかしないかは別として、「組合員名簿の作成」すらしないとなれば、管理費の徴収もできなくなりますよ。

[9: 匿名さん]

組合員名簿もない／つくらない場合、総会は開けるのですか。だって、会場にやってきた人が、組合員かどうか、名簿なしで、どうやって確認するの？

ちなみに、うちの総会では、全員が「何号室の山田です」などと自己紹介してから会議が始まります。これってプライバシーの問題あるの？

[10: 匿名さん]

どのＭＳでも組合員名簿はあるはずです。＜無いことはありえない(笑
ただそれを一般の居住者は知らないだけ。
理事会や理事ですら、その存在や管理がどうなっているか？を知らないＭＳもあるんでしょうね？

氏名／住所（部屋番号）／電話番号程度の名簿は、既に仲介業者は持ってますよ。＜登記簿や住民票。
そもそも入居時にはデベにそれより詳しい情報を提供しているんだから．．．

そうそう、なにがしかの名簿を作成した時に課題になるのは更新の方法とタイミングですね？
ちゃんと届け出１００％なら問題ないのですが・・・そっちのやり方のほうが興味あります。＜理事として。

[11: 匿名さん]

うちのマンションは部屋ごとの入居者届出票（バインダーで綴じている）を管理人室内で保管しています。
引越しの際、管理人が入居した方にその他の届出も含めて提出を求めます。
同時に敷地内駐車場も利用している人常に特定していないと事故のときに困りますし、管理規約では自転車置き場の利用の有無、ペットも届け出が義務付けられていますから、入居時が更新でしょう。
入居者と組合員の最小限の個人情報は、管理会社が把握していれば、特別組合員から組合員の連絡はお付き合いの範疇で個人的に知らせるだけで良いと思います。

[12: 匿名さん]

個人情報保護というのも行き過ぎて困ったものだと思います。
ある水泳関係の連盟に加盟していますが、昨年から会員名簿は氏名が羅列してあるだけ
名簿としての意味がない。会員のファーストネームなんて知りたくもない。

[13: 匿名さん]

現在、会社従業員、学校、サークル関係、名簿を公開しないのは、基本的に漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負うことになりますから、作成しないでしょう。
目的が緊急時であることを納得した上で、ある一部の責任者が管理することが条件で作成されることが個人情報保護法の内容です。法律が施行された以上、法律違反は誰でも避けたいのではないでしょうか。

[14: 匿名さん]

13さん
　作成と配布・公開を混同されているように見えますが、それはさておき……

＞漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う

　初耳です。信頼できる根拠・出典を教えていただけませんか？（wikipediaなど匿名サイトは不可）

[15: 匿名さん]

No.13さん始め、何人かの方が誤解していらっしゃるようですが、個人情報保護法には「５０００人以上」という最低条件があります。組合員が５０００人以上いるのでないかぎり、名簿の作成・配布には、個人情報保護法上、なんの問題もありません。

[16: 匿名さん]

新築分譲マンションを購入しましたが、管理組合には家族の生年月日、勤務先、学校名と
こんなに詳しくと思うほど記入欄があります。
管理組合が組織されたら、理事長らで閲覧可能と聞きました。
共用施設の申請などする時も、いちいち家族の詳細を確認しつつ、許可印を押すんでしょうね〜。
全く、この管理組合の世界だけはプライバシーないな〜。
以前のマンションも、理事長を長くやってる人が逐一、住民の詳細を知ってていいふらしてたし。
おおげさですけど、村社会の嫌な面が出ないといいなと今から心配です。

[17: 匿名さん]

>15
名簿が必要なのは、委託管理している場合は管理会社でしょ。
委託管理契約の際の重要事項説明書にはには個人情報保護法に基づく説明は書かれていないと違反ですよ。

[18: 匿名さん]

個人情報保護法がらみの問題点と、プライバシーがらみの問題点とは、別の案件です。
このスレは「管理組合員とプライバシー」なのですから、プライバシーの観点にしぼって考えましょう。個人情報保護法については、別のスレで考えましょう。

[19: 匿名さん]

＞以前のマンションも、理事長を長くやってる人が逐一、住民の詳細を知ってていいふらしてたし。

それは重大な守秘義務違反ですから、理事長を訴えましょう・笑

[20: 匿名さん]

>18

個人情報保護法とプライバシーは、被るよ。
自分の意見を出さずに人に他のスレに行け、って随分だよね。

[21: スレヌシ]

色んな、ご意見参考になります。
ありがとうございます。

組合としては、今までが、いい加減でした。

最近、入居者の入れ替えが複数あり
改めて＜緊急対策としての名簿発行＞の意見で、この掲示板
のように色んな考えや意見がでて、どうしたものか・・・と？？？でした。
この名簿は、全員に配布？理事長ぐらいまで？

プライバシー対策（保護法）とは、本当に難しいですね。
でも、やはり大切な部分ですよね！！
もう少し、ご意見や経験等をお聞かせ下さいませんでしょうか。

[22: 匿名さん]

スレ主さん

個人情報関連法やプライバシー保護法は「悪いことしちゃダメ」っていう法律です。
集めることには規制していません。目的外に使っちゃダメよ！っと牽制してるだけです。
新聞などのニュースでご覧のとおり、毎日「漏洩や名簿盗難・紛失」事件は起きてますが、それで罰則の適用になるのはほんとに稀。
正しい目的のために正しい情報を持つことは理事会や管理会社としては「絶対不可欠な職務」だと私は思います。
ただ情報は多ければいいわけでなく＝＞項目が多くなるほどに、精度を維持するのが難しいものです(^^ゝ

・名簿を集める目的（できるだけ具体的な想定をしたほうがいいかと）
・名簿に必要な項目（前述のように用を足す最小限のほうが無難です）
・名簿の収集／更新方法（賃借が有る場合は、ほんと要注意です）
・名簿の保管場所（組合の契約書類と同様に保管し持ち出しやコピー不可）
・名簿の閲覧の範囲とルール（理事会と管理会社の特定された人も含めて、閲覧記録を残すとか）
・名簿の名前（笑
とかとか、名簿を持つ前提で一歩進めて考えてみてはどうでしょうか？
最終的には理事会内や居住者内で同意得られなければ、悩んでも仕方ないですしね？

[23: 理事長Y]

私は理事長です。
必要に応じて名簿を作成しています。
他の役員に見せることは滅多にないです。
当然、守秘義務がありますので、名簿だけでなく管理費滞納者に関することについても他の役員にも開示していません。
居住者に名簿を配布することに賛同される方はほとんど皆無と予想していますし、私自身これ以上、責任が重くなることは避けたいです。
理事長としてはリスク管理として何かトラブルになった際に居住者を納得させられるだけの説明が出来れば良い、と見極めて行うことだと思いますし、全てにおいて基本的な考え方です。

[24: 匿名さん]

根本的には、管理会社・理事長・理事会のどれとどれを信用するか、という問題でしょうね。
理事長を信用する人は、「名簿や滞納者は理事長だけが知っていればよい」と考えるし、理事長を信用できない人は、「理事長が情報を独占するのは、不正の温床になる」と考えます。
じっさい、理事長自身が滞納者なのに、プライバシーなどを口実にして、長く伏せていた（管理会社もそれに結託していた）マンションがありました。

視点は変わりますが「個人情報は理事長だけが知っている」というマンションは、役員選出をどうしてるのでしょうか。もし輪番制だったら、長い目で見れば、結局、「全員が知っている」という状態になるのでは？

また、監事が管理会社に名簿提出を求めたら、法令上、管理会社は拒否できないはずです。少なくとも、滞納の詳細（滞納者の実名含む）を知らずに、会計監査はできません。

[25: 理事長Y]

>24
管理会社は委託管理であれば、管理組合が信用して委託契約を結んでいます。
信用出来なければ、契約解除しているはずです。
理事長は、法人化していない管理組合では、管理規約に守秘義務を謳っています。
人として信用できるか、は特段の事情によりますが、一般的には信用情報の審査などして理事長を選任することはないでしょう。
つまり、立候補した理事長、輪番制で決まった理事長、信頼関係のもと立場を弁えることが大切です。

[26: 監事Ｘ]

　私は監事を何回かやってますが、年度末の監査時には、管理会社に、名簿、そして滞納者の実名・金額含め、こちらが要求する情報をすべて出させます。（もちろん、監査するのは滞納だけじゃないです。滞納は監査対象の一部です）
　その上で監査報告書を書きますが、必要と判断すれば、実名も含めて報告書をつくり、総会資料として配布します。

　監事の職務・義務を誠実にはたそうとすれば、上のようになるのは必然だと思うのですが……
　情報を理事長が独占している状態で、監事の仕事ってできるのですか。

[27: 匿名さん]

14です。14で
＞＞漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う

＞　初耳です。信頼できる根拠・出典を教えていただけませんか？

とお願いしたのにいまだに回答がないところを見ると、「漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う」は、あんのじょうガセネタでしたね。

[28: 匿名さん]

うちのマンションは管理会社が仲介業者に名簿を売った為に問題になって、もちろん委託契約を解約しましたし、事務管理費を過去に遡って全て返還させました。責任を負ったからですよね。

[29: 匿名さん]

>>28さん
あら？
管理会社が守秘義務守らなかったんですか？
それって、マンション管理業者の登録取り消しや業務停止命令に相当する事由では？
ってくらい重い不法行為ですが．．．．．（事由に相当するかまでは調べてませーーん）

[30: 匿名さん]

管理人はプライバシーに関する情報を漏らすことが多々ありますよね。
これもマンション管理業者の登録取り消しですか？

[31: 29]

>>30さん
え？　私への質問でしょうか？　　吊りでしょうか？
「管理員が悪意なく口を滑らす」のと「生業としてる管理会社が名簿を売る」っていうのでは、比較できないほど程度が違うと思いますよ。

[32: 匿名さん]

>31

管理会社＝管理人でしょ。
名簿を売ったのは管理人ですし、情報を提供すると仲介業者から謝礼がもらえます。
一番多くのプライバシー情報を多く持っているのは管理人です。
管理人は管理業務を行っているので守秘義務ありますよ。

[33: 31]

>32
ご指導ありがとうございました。
名簿を売ったのが管理人さんなのかどうかは、28さんか30さんに聞いてください。

参考までに私のＭＳでは、管理員といえども組合員や居住者の滞納状況や普段必要の無い情報は「まとめて」は見ることできません。
管理員が知りえるのは、噂程度か管理業務内で一時的に知りえた情報だけです。
もちろん居住者名簿は管理員でも防災センター要員でも見れるようになってますよ。

また守秘義務は大抵の職業にはありますよ。
無論、職業ではない「理事」にも暗黙の守秘義務はありますしね？＜文書化されていませんが。
要は民事以外のペナルティ＝専門業としての社会的資格剥奪が法整備されてるか？などの違いを言いたかったのですが・・・

[34: 匿名さん]

>31 >33
by32
すみません。32＝28です。

[35: 匿名]

随分　間隔のあいたスレですが
ここかな？と思って書きました。

公開理事会ってあり？

理事は通常立候補された方、輪番で仕方なくの方、留任の方等で構成され
ＭＳ内の諸問題、中には名指しあるいは記名にての投書、苦情に対処することも多く
プライバシーに関わる心配もあります。
誰でも参加可能な公開理事会なんか経験あります？

[36: 匿名はん]

うちでは、役員以外でもオブザーバーとして参加自由です。発言権あり、議決権なしです。

意見のある人はどんどん参加して意見を述べて下さいと言っています。ほとんど来ないですけどね。
来ない人が、なぜか総会などで「演説」をすることもありますが、「参加自由」を表明しているのでブツブツ言っても却下です。

[37: ウチの場合]

うちのマンション（築４年）の場合、
１年目から役員以外でもオブザーバーとして参加自由となっています。
発言権なし（ただし、理事長の許可を受ければ可）、議決権なしです。
管理費等の滞納者についての検討等、個人のプライバシーに抵触する議題に入る前に
退席いただくルールとなっています。
毎回、理事会開催前には「オブザーブ可」と掲示していますが、ウチもほとんど来たことありません。

[38: 理事経験]

うちのマンション築33年、理事会にオブザーバーとしての参加を認めています
オブザバーの発言に関する規定は特にありませんでしたので、
当初からの住人で会社を定年退職したご主人がオブザバーとして来て、
まるで理事のように発言するようになりました。
2年ほど経って理事に立候補して、理事長になると改革と称して細かい管理規約を作りました。
駐車場使用料も、場所の利便性ではなく単純に面積割りにするものだからエントランス正面の
特等席が、不便な裏庭の駐車場より安くなったのには驚きました（本人はもちろん特等席です）
4年ほど理事長をして退任すると、今度は「今度オブザバーとして理事会に参加するから」と
圧力を掛ける始末です。

[39: 匿名はん]

管理規約の変更については、正式に総会の承認がとれていれば問題ないのでは？
特等席も抽選など正式に手続きを経ていればＯＫです。
オブザーバーは発言権はあっても議決権が無いのが通常でしょうから、１個ずつ議案の締めくくりに理事の多数決をとればいいと思います。（にらみを聞かせているのであれば、回答書を理事に配布して後日回収するとか.....。議長、監事の裁量次第だと思います）

オブザーバーの欠点は、継続審議している案件の途中で、これまでの経緯を知らない者がやってきて、最初から全部説明を求める時。それと、自分の関心事にだけ熱心な人。理事会の案件はひとつだけないし、後から出た案件でも優先順位が高いものもありますからね。
毎回出席してくれるオブザーバーは、結構いいオブザーバーじゃないですか。

[40: 匿名]

理事会にオブザーバーの必要性があります？

暇な人が暇つぶしに参加する、回答書を配布する、にらみを利かす
何にも良いこと無しのような気がするんですが・・・

議決権が無いのは勿論ですが、その発言に理事が左右されたり、恐れたりするようでは議事進行の妨げ以外なんでも無い。
やはり理事会は、理事のみの審議場で重要事項は総会に諮るのが筋だと思います。

[41: 匿名はん]

>>40
で？あなたのところはどうなの？

[42: 33]

有効なアィデアや意見は、幅広く取り入れるべきでしょ？．．．でしょでしょ？

せっかくの情報交換場所なので、うちの場合を・・・
①一般組合員の見学要望があればことわらないと思います。
②通常の定例理事会でも、理事＋幹事＋管理会社＋顧問３名の構成です。
　顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。

理事が熱くなると思考が直線的になりやすいです。
ちょっと離れた立場で意見してくれる人や、各種法令または他ＭＳの事例にそって意見してくれるのは本当に助かってます。

[43: 匿名はん]

>顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。
それいいですね。でもなおさら理事長になってくれる人がいなくなりそう.....。

[44: 入居済み住民さん]

理事長です。最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ちましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を
作成することになりました。記入内容も当初のものとは簡便化して、
区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を記入してもらうことにしました。
しかし、一人だけ新しい名簿を提出拒否して、以前の名簿を使用してくれと言われて、困っています。
そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。
新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。

[45: ３]

>>44さん
＞区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を
これだけならば、変更がありうるのは、家族構成＝同居人の氏名と年齢ぐらいでしょう？
無理して出してもらう必要もない気がします。

当方が良く使う方法は、
　提出してもらった人だけになにか（情報とかetc）を引き換えに渡す。
　提出しなかった人には、設備の利用など制約が出るようにする。
　一斉回収や一斉点検時は、未実施室番が明らかになるような掲示をする
などの方法です。
もちろん、与えるメリットやデメリットは他の理事にも同意得られる内容です。

掲示の方法は、あらかじめ全居室番号が書かれたテンプレート（用紙）を用意しておいて、提出済みの部屋を日々管理員が塗り潰す方法です。
これだと、各理事も毎日の回収進捗がわかるので重宝するかと思いますが・・

[46: 入居済み住民さん]

45様
申し忘れましたが、区分所有者の変更も何戸かありました。
45様の『当方がよく使う手は…」以下の記述は大変参考になりました。
早速、理事会にはかり、実施できるようにしたていと思います。
ありがとうございました。また、いろいろ、教えてください。

[47: 理事経験者]

>>理事会にオブザーバーの必要性があります？

私の経験上、居れば助かります。
築年数が経つにつれ、過去の経緯を知らない理事も増え対処に迷う事があります。
基本的には、議事録に結論は書き残されていますが
詳細について、経緯についてまでは記載していません。
古参元理事等のオブザーバーは、現理事会の判断材料としては有効だと思います。
又、意見・発言が有っても議決権を持たないので
総てを前例にあわせる必要も無いのが、保守的にならずに良い事だと思います。

[48: XYZ]

＞そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。＞

昨今は個人データーの売買、悪用されますので公開を好まない傾向が強くなっていますので、管理規約、細則に従うしかありません。名簿細則の類いがない場合は、区分所有権の取得・喪失届、区分所有者が賃貸人に出させる理事長宛宣誓書、その他、総会招集通知先届出、総会出席代理人の内、委任状不要の細則に基ずく同居人事前届などから名簿を作ることになります。

[49: 理事さん]

本題

私のＭＳでは、名簿は管理会社に任せています。
作成し保管していますが、配布していません。
理事役員も依頼しない限り見る事は有りません。

先日機械式駐車場トラブルがあり駐車場名簿を作成
駐車位置・部屋番号・苗字・車種・ナンバー
駐車場利用者のみ配布いたしました。
駐車場トラブルは、車が有る時に起こるので遭えて電話番号までは
記載しませんでした。不在で急ぎの時は、管理会社経由で連絡を取ってもらうことにしています。

管理費未納者に関しては、毎月の収支チェックで理事役員・監事は見ています。
規約に役員には守秘義務があると謳っているので特別問題視していません。

[50: ３年目理事]

「名前」は、個人を呼ぶときに使うものだし、
「電話」は、連絡とるときに使うものだし、

「組合員名簿」は組合員として登録管理するために使うものだし、
「居住者名簿」は災害時や日常の部外者との区別をするために使うものだし、

個人情報関連法って、使うために集めるのも目的どおりに使うのも妨げる法律ではないんですけどねぇ．．．

[51: 理事経験者]

私のMSでは、管理会社に名簿作成をお願いしています。
管理組合で必要と思われる時、駐車場使用名簿やバイク置場名簿作成時に
必要な要項のみ抽出してもらい必要に応じて配布しています。
基本は管理会社に任せる事によって、管理リスクを少なくしています。
ま〜殆ど名簿を作ったり、配布する様な事例は少ないです。

[52: 購入経験者さん]

機械式駐車場でトラブルが何度かあったので
名簿を作ろうかアンケートを取った結果
（それだけのアンケートではありませんが）
やはり、名簿を作る事に反対する人が2割居ました。
同じＭＳなので名簿を作らなくてもそのうちに誰がどの車でって
分かると思うんだけど、何故そこまでして伏せたいのか
疑問です。

[53: XYZ]

＞何故そこまでして伏せたいのか疑問です。＞
区分所有者の名簿は、登記所からの資料で作ることが出来ますが、それ以外の名簿はその目的が、有れば便利程度のものでしょう。逆に、貴方が名前を伏せるのが疑問に感じると同様に、何故貴方が名簿に固執するのか疑問です。駐車場は契約であればその資料から聞かなくとも分かる筈ですし、契約でなくとも場所決めをした時に、少なくとも駐車場所と車ナンバーか居住番号のリストは作った筈です。それなのに、わざわざ思いつきで名簿を作る意図に疑問を持ちます。固定電話番号帳、各種の住所録に名前、ましてや家族構成などを書きたがらない、いや、理由もないものに書くべきではないのが常識です。

[54: 50]

名簿を作るのは、その名簿の「名前」のとおりに関連する人のリストを作成し、他の人と区別したり必要に応じて連絡したりするためです。

固執するのではなく、目的別のリストを作るのはごく普通のことだと思います。

問題が起きるのは、その名簿が目的外の利用（具体的には外部の業者に流出して悪用される）ことであり、名簿を作成することとは直接は関係ないと思うのですが・・

もちろん、管理会社も理事も居住者も全ての人が「正確に記憶でき」「変更情報（又は最新版）も脳内共有」できるならリスト作る必要もありません。

駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だがどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが大規模住宅では求められると思います。
（逆説的ですが、無いと余計な情報も含む居住者台帳などを目で追うことに。）
もちろん「家族構成」や「住所」などはこの駐車場契約者名簿には不要だと思いますよ。

[55: XYZ]

＞駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だがどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが大規模住宅では求められると思います。＞

契約書を集計すれば分かる事。分からない場合は、契約書の不備に過ぎません。

[56: 匿名さん]

意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！
最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！
細則によっては、区分所有者名義の車のみと書かれているのも有るので
厳格に言うとこれも契約違反であり、契約書の不備！？になるでしょうね！

[57: XYZ]

＞意外と多いのが、車を買い替えても変更届をしない人！最初は区分所有者だったのがいつの間にかに息子名義の車に！＞
車くらいなら、たいした問題ではありませんが、途中から代わって入居し、区分所有者と称して総会決議に参加し、登記簿でしらべたら区分所有者ではなく、建替え総会決議が無効になった例さえありました。古いマンションの人的変動届けは、規約で規定し実効を上げる必要があります。

[58: 現役理事（都内）]

話を蒸返しますが...

>最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ち
>ましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を作成する
>ことになりました。

管理組合として居住者名簿を作成する必要はないのでは？
（ここで組合業務か自治会かの論争をするつもりはないのですが（笑））
また、組合員名簿の改版は、管理組合として必要な仕事ですが、
一般的には管理会社なりの業務委託の範囲なのではないでしょうか？

皆さんのマンションでは、居住者名簿・組合員名簿って各戸に配布
しているのですか？理事会なり、管理会社で管理できていれば
よいのではないのでしょうか？

個人的には、自分の勤務先・電話番号・家族構成などを全住民なり
全組合員に知らせる必要性もわからないです。組合から委託されて
いる管理会社が厳重に管理していれば良いと思うのですが...

駐車場トラブルにしても、リストを作って配布しなくて管理員なり
管理会社に問い合わせ（ないし依頼）すれば良いのでは？
　
なぜ、そんなに名簿を配布したがるのか理解できません。

[59: 54]

>>58さん
どなたも「名簿を配布」とは言及されていないと思います。

[60: 58]

>50

すいません　前の話と一部話が錯綜してしまいました。

普通、管理会社（組合業務の委託先として）で組合員（部屋番号）と
紐付けで駐車場契約とか押さえていると思うのですが、何を問題視
しているのですか？

大規模なら、24H＊365日有人管理ですよね？守秘義務の元、管理会社が
管理していれば、一般組合員が、別に閲覧することないと思うのですが...

[61: 59]

一般組合員の閲覧についても、現時点では話題になっていません(^^

うちの管理会社の場合、当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理しているのですが、管理員はそれらに触れることはできません。
手書きの居住者リストを参照しているだけです。
駐車場の契約者はどう検索してるのか？いまいち実務不明ですが、契約書原本を一生懸命見てるような気がします。
館内は設備も含めＬＡＮ化されているので、やろうと思えば管理スタッフが紙に印刷しなくても各情報を共有することも可能なのですが、管理会社内でも異常な漏洩・悪用対策がされているようです。

漏洩や悪用は反対ですが、あまりにも過剰な反応で管理業務が非効率的になっているのが気になります。

[62: 58]

>駐車場契約者名簿の必要性・・・「この車は契約車か？」「連絡が必要だ>がどの居室？」「連絡先電話番号は？」などが、すぐに判別できることが>大規模住宅では求められると思います。

直ぐに「誰が」判別できる必要があるのでしょうか？　主語がないので
一般組合員かと思いました。

うちのマンションの管理会社もそうですが、管理会社は個人情報保護法で
いう「個人情報取扱事業者」になってしまうのでは？だから、向こうもか
なりナーバスなのだと思いますよ。

管理会社としては雇った管理人がよからぬことをしたら、1件あたり
＠20,000円前後の慰謝料と、社会的な信用を失いますからリスク管理に
必死ですよ。

>当然「区分所有者」「実居住者」をコンピュータ上で登録管理している
>のですが、管理員はそれらに触れることはできません。

では、誰が触わること可能なＤＢなのでしょうか？Local Area Network化しているから印刷可能？IT屋でセキュリティコンサルをしていますが、おっしゃっ
ていることがわかりません。

別にスタンドアローンで充分だろうし、印刷する必要もないのでは？
世はペーパレスの方向ですし、なんか必要性が伝わらないのですが...

[63: 61]

すぐにといっても、一刻を争うとかでなく、トラブルや他の契約者枠においてる場合などには、トラブルで不利益を受ける人にとっての「すぐに」です。

ＤＢにされているのは管理会社における収納業務のためと、館内の設備セュリティのためです。

＞Local Area Network化しているから印刷可能？
このような発言はしていませんよ(^^;

＞ペーパレス
は、ＩＴ化の進める企業の話しです。
うちのＭＳは館内設備がLANですべて繋がっていますが、それらを使うスタッフはＩＴ化されていないどころかＰＣすら不慣れな人達です。

ちなみに私もISMS(ISO27001とISO20000）の企業審査員してますけど、それはこのスレでは関係ありませんよね(^^

[64: 58]

細切れの情報でよく理解できないのですが...

■部屋№　区分所有者名　個人情報　付帯契約情報　などがＤＢ化された
　ものが館内にあるのでしょうか？（あるのに見れないとも読み取れま
　す）
　
■管理会社（管理人）経由での対応で満足していないのでしょうか？
　
■誰が使うために、再リスト化したいのでしょうか？
　管理人が早見表として作る・作らないの判断を、組合（理事会）側で
　指示しなければならないということでしょうか？

管理会社の対応が悪いなら管理会社に改善要求すれば良い話で、
目的別名簿の作成なんて、組合側で検討する必要ないのでは？

[65: 入居済み住民さん]

・どこの部屋の区分所有者がだれだかわからなかったりするのは困る。
・区分所有者が投資用に買って賃貸ししている部屋に誰が済んでいるのかわからないのもこまる。
・高齢者が一人で住んでいる部屋があるが、万が一のとき、氏名・年齢・連絡先などがわからない　と困る。
・駐車場は区分所有者でないと使用できない規則になっている。したがって区分所有者か占有者か
　区別するために組合員および入居者名簿がないと困る。
・自転車置場の使用も入居者に限るという規則になっている。
・防犯上も誰が住んでいるのかわからないと困る。
・管理会社は名簿を持っているが、組合に教えてくれない。
　
　いろんな理由から、組合員名簿だけでなく、家族名簿も占有者名簿も組合用のものが必要である。長年、理事長や理事をしていきた経験から言える。何かと言うと個人情報保護とかプライバシーとか言う人たちは無責任である。名前はマンションでも、江戸時代の長屋と同じと考えるべきである。集合住宅には個人情報など制限されて当然である。

[66: 土地勘無しさん]

管理組合は個人情報保護関連法の対象ではないはずだけど、
組合員名簿や居住者名簿は、マンションの維持管理に不可欠だと思うので、正しい情報として更新維持する責任もあるはずだ。

注)不可欠の理由：組合員の氏名や住所が正しくないと総会案内も出せないし、居住者名簿がないとどうやって不正侵入者と区別するわけ？？

関連法だけに拘れば、防犯カメラの撮影や記録の保管や廃棄まで、規則作って管理しないといけなくなるし．．．．
管理会社に名簿の保管維持管理をさせても、それは管理組合の委託で行うわけだから、責任の押し付けは難しいだろう。

違うかな？＞名簿不用論の方々

[67: 入居済み住民さん]

65・66さんの言われる通りだと思います。ところが、理事会ではじめの9年前に作った名簿（組合員・同居家族・賃貸者を含む）を更新しなくてはと思い、理事会にかけても理事や監事の中から
反対者が出るのだからどうにもしたかがない。今の若い人たちの考えは理解できない。
これからの時代のマンション管理が心配です。
理事だといっても、マンション法も適正化法も管理委託契約も肝心の管理規約も細則も読んだことのないのが、自分の好みの感覚だけで発言するから、説得するのに苦労する。
これらのものを理事と監事は読むようにマンション法で義務づけてほしい。罰則もつけてほしい。
だんだん、マンションに住む人が増えてくるのに、どうなるのだろう。

[68: 3年目理事]

>>67さん
大きな視点では、株式会社などの法人と同じで「株主と言えども全員に輪番制などで経営役員を持ちまわることなどナンセンス」なのは明らかです。
本来は、管理会社（管理業）がそれらのほとんどを補うべく専門業化されているのですが、それでもうまくいかないからマンション管理士などの資格業も作られたわけです。

それでも、うまくいきませんよね．．．私は区分所有者の意識改革や啓蒙も確かに必要だと思いますけど、高い報酬払ってでもマンション経営士（＝理事長）の仕組みが必要だと思います。

ただ、多くのマンションは「マンション管理士への報酬がもったいない」と思われるようなので、どっちみちうまくいきませんけど(笑
コストを最小限にするなら自主管理、質を高く維持したいなら(質に見合った額の）外部委託しかないんですけどね。

このスレでの個人情報やプライバシーの取扱いに限ったって、たいていの理事会メンバーは正確な知識をもっているわけでありませんから、各々の道のプロに相談するしかありません。

[69: 入居済み住民さん]

>>68さん
私のところのマンションでは、役員選任細則で、まず役員改選期の前に立候補者を募り、それで役員定数に不足したら、不足数だけ輪番制で役員をしてもらうことになっています。これは機会の平等性ということを考えて決めたものです。現在はこれでなんとか理事会が機能しています。

私は第1回目のマンション管理士制度試験の合格者です。新築時の9年前に売主の系列管理会社だったのを、その2年後に今の独立系の管理会社に変更しました。大手のＧ社ですが、フロントマンがコロコロ変わり、事務引継ぎもろくに出来ていなく、まったく関係ない業種から管理会社に入ってきたのが入社早々フロントマンになってくるのですから、たまったものではありませんでした。
散々文句を言うものですから、今では会社に電話して私の名前を言うと、受付の女の子が電話の向こうで緊張しているのがわかります。
毎年7月末が契約更新ですから、今年は他社に変えると今から「おどし」しています。
今、検討されている「新管理者方式」なども、私は「管理会社による管理組合の囲い込み運動」だと言ってセミナーなどで反対しています。

[70: ｄｄ]

最初に管理会社が作成した合員名簿時点でネットに流れてます。

[71: 住まいに詳しい人 [男性 60代]]

普通は管理会社が業務として区分所有者を把握しておきます。区分所有者全員の正しい登録が無いと組合員登録者が有資格者かどうかが分かりません。これはマンションを購入した区分所有者の義務です。登録義務が無ければ、規約で定められていなくても、区分所有者でない配偶者が役員に立候補して理事長になっても無資格者であることが誰にも分かりません。豊島区では賃借人など居住者全員の登録を義務付けています。違反者へは罰金が科せられます。登録は防犯、防災の面からも必要な責務です。

[72: 匿名さん]

区分所有者でなくても、役員になれますよ。
ただ、総会の出席は区分所有者ですけど…
今は何処でも女性の声を尊重する時代ですから仕方のないことなのかもしれません。

[73: 匿名さん]

>今は何処でも女性の声を尊重する時代ですから仕方のないことなのかもしれません。

無知ですね。それは貴方の家庭内のことで管理組合はあくまで区分所有者に限られます。
これからは専有部分の所有者は夫婦共有にするか女房にするかは自由です。
これもせずに何が尊重ですか管理組合に甘えている醜い姿です。

[74: 匿名さん]

うちも理事会には区分所有者の代理の方が半数ほど出席している様子。
ということは、うちのマンションの管理組合も醜いのかなかな？
総会も代理理事が半数くらい出席していましたよ。
やっぱり特殊なマンション。。。

[75: 匿名さん]

つづき
女性が強くなってきているのでしょうかね
何処も同んなじ 男はつらいよ 区分所有者よりも、代理人の方に発言権があるのよね〜

[76: 匿名どん]

プライベートについて規約に定めたらどう?

第○条 (役員の誠実義務等)
第○項 役員は、任期中知り得た区分所有者及び占有者のプライバシーに係わる事項を 、任期中はもちろん、任期が終了しても他にもらしてはならない。

http://www.fukukan.net/agreement.pdf
リンク先の第37条。

[77: 匿名さん]

規約に入れても守らない理事はおろか、管理員やフロント係がペラペラ喋ります。

[78: 匿名さん]

>うちも理事会には区分所有者の代理の方が半数ほど出席している様子。

規約を読みなさいよ。
従来は選ばれた役職員なのだから代理権は認められていなかったが、
最近は老齢化が原因で理事会といえども代理人の制限を設けて総会同様に代理出席を認める規約になっている。

[79: 匿名さん]

＞プライベートについて規約に定めたらどう?

程度が低いねー。ドロボーは辞めなさいを規約に決めるのと一緒です。

[80: 匿名どん]

＞＞79
ペラペラと他人のプライバシーを喋る本人に聞いたら
恐らくはドロボーと同じ悪いことだとは思っていないと言うんじゃないかな。

[81: 匿名さん]

仕事とはいえ、人間ですから感情に任せて喋るのでしょうね。
それにしてもそのマンションの程度は低い。
管理組合は何にもしないの？
クレーム出てるだろうに。

[82: 匿名さん]

お宅のマンションで専属の清掃員が清掃していて、

管理人は清掃しないマンションでしたら、

管理人の、主な業務は、お宅のマンションの、

情報収集が、主な業務です。

小型のマンションで、管理人が清掃をしていても、

主な業務は、やはりマンションの情報収集です。

[83: 匿名さん]

マンションの住民、又は購入予定者は、

管理の実態の知識を、身に付けて下さい。

貴方のマンションの事は、一番管理人が知っています。

管理人の本当の、仕事ぶりを見抜きましょう。

[84: 匿名さん]

情報収集の目的は何ですか。

以前、住んでいたマンションんには常にフロントに女性のフロント係りが居ました。
何時もというわけではありませんが、そこに暇そうな主婦がたむろして居て、住民が通るたびに噂話をしたり、挨拶が欲しいのか床を靴底で、コンコンさせたり咳払いしたりと無駄に威圧感をだして居ました。
多分フロント係がお喋りなのでネタの収集にハイエナが群がって居たのかとおもいます。
その後フロント係へのクレームが、管理組合に届き結果、解雇されたと聞きました。
解雇された後も、居住者の個人情報や悪口を言って同情や友達を作ろうと必死だそうですが、気持ちの悪い人マナーの悪い人間は直ぐ解雇して下さい。
今思えば、管理組合がしっかり機能していたんだなと感じ、引っ越しを少しだけ待っても良かったかなと後悔しています。

[85: 賃貸住まいさん]

情報収集とは、マンションのあらゆる情報です。

情報の種類は、多すぎて一言では延べられません。

８４さんの女性管理人は、浅はかですね、

要領よく立ち振る舞えば、管理会社は有能な管理人として、

解雇は絶対にしないでしょう。移動したのではないですか？

大体管理人室の付近をウロウロする住民は、限られた人間です。

何かあります。よく注意して下さい。ほとんどの住民は、

管理人とは接触する暇はありません。

[86: 匿名さん]

84です。
女性は管理人ではありません。
管理人は別に居ます。
管理会社に雇われてはいますが、カウンターレディーです。
業務内容はクリーニングの受け渡しが主です。
殆どの時間が暇なので、ロビーを通りかかる住民を呼び止めてネタと引換えに暇潰しをしていたようです。
今のマンションのフロントはホテルのように教育され、マナーも良く品格ある係員です。
フロントの係員ひとつでマンションのグレードがわかると思います。
因みに以前のマンションの係りの女性は、表向きは定年退職になっていたそうなので、もう管理会社のほうも退職したのではないかと。

[87: 匿名さん]

マンションによって係の対応かなり違うよね。
どんなに建物が立派でもロビーカウンターで、そこに住む人のレベルも?・・・
まず84さんのところは、ただの近所のオバチャンですね。
住民の噂話を管理組合の理事がしているのはよく聞くけど管理会社の人間がそんなにおしゃべりだと、防犯の意味からも(-_-;)でしょう。
全く問題外です。

[88: 匿名さん]

つまり、管理者がよくない。

[89: 匿名さん]

管理者とは管理組合の事ですか。
それとも、管理会社ののことですか。
どちらもかな…
住民のクレーム → 管理組合 → 管理会社 → 従業員
ですからね。
ペラペラ従業員には、罰則与えた方がいいよ。
管理組合から一つ管理会社から一つ。

[90: 匿名さん]

＞組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？皆さんは、どうなさっていますか？？

組合員の名簿＝区分所有者の名簿
住所は同じだから部屋番号だけで十分。
緊急連絡先の記入は希望者のみ、組合員の携帯番号でも可。

[91: 匿名さん]

区分所有者や居住者の入居者名簿は当然制作しますよ。
個人情報保護法の法律施行に伴い、管理規約にも取り入れていますよ。
また管理規約の入居者名簿の作成、運用、保管について
事細かく細則で定められているのが当たり前でしょうね。

要は厳重に保管し、定められた目的以外に利用せず、複製も禁止
等等ですか、当然ですが厳守しなければ罰則も有りますよ。

[92: 匿名さん]

No.91ですが、また名簿の保管は管理組合事務所や無ければ理事長が保管
もしくは管理組合の貸金庫です、管理会社が保管することはありません。

[93: 匿名さん]

名簿記載情報は居住者に対し管理規約で届け出義務として定められているのが一般的です。

＊居室番号
＊区分所有者および同居人の氏名
＊占有者および占有者の同居人の氏名
＊区分所有者および占有者の住所
＊区分所有者および占有者の連絡先…｛電話　電子メール等｝
＊緊急連絡先届出書…｛住所　名前　電話｝

マンションは共同で財物を所有し維持する物、これ位は仕方有りませんね。
いやなら一戸建てに住む事です。

[94: 匿名さん]

　内のマンションは、９３さんの言う届出事項にプラス

　職業（住所等）学校、仲介業者、緊急連絡先名（住所等）かかりつけ医。
　
　書面の様式は規約には有りません。

　管理会社の所有権変更届と入居届と。組合の書面の内容が異なります。

　つまり、規約に細かい規定が無く。管理会社の作成した書面なので
　
　信頼性が有りません

[95: 匿名さん [男性 40代]]

>>89
管理者＝理事長です。
基本中の基本です。

[96: 匿名さん]

>91
どんな罰則？

[97: 匿名さん]

84と86さんの理事長は◎ということで良いですね。

[98: 匿名さん]

私のマンションでは、組合員名簿と占有者を同時に記載した基本台帳を作っています。
内容は区分所有者氏名・電話番号及び外部区分所有者の連絡先住所、居住者（区分所有者と違う占有者）の代表者氏名・電話番号です。
この台帳は管理事務所と管理会社に保管しています。

それとは別に詳細な非常時限定使用の名簿を作っています。
居住者の全名簿、生年月日、勤務先、緊急連絡先で、「厳重に保管します。災害時以外使用しません」と但し書きして集めました。
ですが、同じ管理会社の近隣のマンションでは、管理事務所のＰＣでデータ化して、管理員がいつでも見れるようになっています。
私のマンションでは、封筒にいれ、封印して管理事務所のロッカーに入れています。
貸金庫に入れていると、いざというときに役に立ちません。

最近管理組合で、災害時の安否確認のために詳細な居住者情報を保管しようとする傾向があります。
「厳重に保管します。災害時以外使用しません」などというお題目は信用してはいけません。
「管理事務所のＰＣでデータ化して、管理員がいつでも見れる」などという事は他山の火事ではありません。

居住者の詳細データを集めるときには、下記のような注意が必要です。
1.使用目的をはっきり書き、必要最小限のデータにとどめる。
2.目的外使用ができないような保管方法を銘記し、管理実態を確認する。
3.災害時に見ることができる人を銘記する。
4.見たことがわかるようにする。
5.定期的に書き換えないといざというとき役に立たない。
6.保管場所を次の理事会に引き継ぐ。

私の考えでは、災害時の安否確認は、警察、役所、自治会、自主防災会などとの連携が重要で管理組合単独で名簿を作ることには、賛成できません。
保管の実態はいい加減で、居住者変更にも対応できません。

91さん
名簿作成の実務を管理員に手伝わせれば、管理会社にもコピーがある可能性が大です。

[99: 匿名さん]

何故不必要にプライバシーを露出したがるの？
理解に苦しむ。
管理組合としては必要事項だけで十分。

[100: 匿名さん]

以前の住み込み管理員なんて、得意げに家族構成や勤め先くらい、聞かれてないのに漏らしていましたよ。
住所、連絡先レベルではありません。

[101: 匿名さん]

普通個人情報の複製は作りませんよ、
緊急連絡先については理事長が把握するのが常。

露出ではなく、区分所有者や居住者相互間の利益に関わる事項です。
無用に外部流出することはないですし想定していないでしょうね。