管理組合員とプライバシー

[匿名]

組合員の名簿作成（緊急）に当たり、家族代表者だけの氏名で
家族人数や、連絡先はプライバシーに当たる？？
皆さんは、どうなさっていますか？？

[2: 匿名さん]

賃借はないのですか？　組合員名簿？　居住者名簿？
居住者名簿でしたら、うちの場合「家族人数」までは押えられてません。
連絡先は、滞納対策のため勤務先までしっかり押えてます。
名簿作成の主な目的を明らかにして、それに必要な情報は集めないと名簿の意味薄れるのでは？
スレ主さんが理事又は理事会なら、収集の際の説明が重要になりますよ。
プライバシーにあたるかどうかは取扱いの問題で、名簿化の際は不明な心配は無用です。

[3: 匿名さん]

うちは、火事があったときの連絡用ということでアンケートをとって95％の組合員の
緊急連絡先と携帯番号が集まりました。管理人室に保管して部外秘にしてあります。
所有者の名簿は大丈夫でしょうが、家族の名簿までは無理かもしれません、
本当に必要なら管理会社に聞くか、最後の手段は住民票かな？

[4: 02]

>>03さん
住民票はあてになりません。
かくゆう私も住民票移してません。＜うちのＭＳは多いみたい。

目的にもよると思いますが、防犯（外部からの侵入防止）を理由にすれば、「実利用者名簿」というのも意味がありそう。

また、以前から私思っているのですが、災害時用に「アシストが必要な名簿」も理事として何度か提案してます。＜理事会内ではいまいち盛り上がらず。

[5: 匿名さん]

プライバシーを保護するという名目で、個人情報を明かす必要が無いなら、
犯罪者にとって、逃げ場になる可能性もあり得ます。
購入者＝居住者かどうかすら確認するすべが無いとなると、危険この上ない
でしょう。とっても不安ですよね(>_<)

[6: 匿名さん]

無形の「不安」には困ったものです。
どんなに名簿を整備しても入館チェックがザルなら防犯の意味もちません。
またどんなに入館チェックを厳しくしても居住者が悪意持てば防ぎようがありません。

では、名簿は何のためにどのように使うつもりなのか？が肝心でしょう。

[7: 匿名さん]

名簿作成は反対です。仲介業者の売りませんかの電話営業に悩まされ、電話番号を変えたことがありますし、今でも営業ハガキに迷惑をしています。
スレ主さんのおしゃっている緊急時の連絡とのことであれば、管理会社と理事長が分かっていればよいことなのではないでしょうか。管理会社と理事長は緊急時以外でも区分所有者で外部居住の方の連絡先は、把握していなければなりません。総会の案内や議事録は郵送しますし、管理費などの滞納の場合には請求する連絡は、知らなければなりませんから。
個人情報が漏れた場合に誰が漏らしたか分からなければ、責任を問うことは出来ませんよね。名簿は
同じものが外部に出回る可能性大です。

[8: 匿名さん]

組合員名簿と居住者名簿は、分けて考えましょう。
作成と配布も、分けて考えましょう。

というか、どうやって配布するかしないかは別として、「組合員名簿の作成」すらしないとなれば、管理費の徴収もできなくなりますよ。

[9: 匿名さん]

組合員名簿もない／つくらない場合、総会は開けるのですか。だって、会場にやってきた人が、組合員かどうか、名簿なしで、どうやって確認するの？

ちなみに、うちの総会では、全員が「何号室の山田です」などと自己紹介してから会議が始まります。これってプライバシーの問題あるの？

[10: 匿名さん]

どのＭＳでも組合員名簿はあるはずです。＜無いことはありえない(笑
ただそれを一般の居住者は知らないだけ。
理事会や理事ですら、その存在や管理がどうなっているか？を知らないＭＳもあるんでしょうね？

氏名／住所（部屋番号）／電話番号程度の名簿は、既に仲介業者は持ってますよ。＜登記簿や住民票。
そもそも入居時にはデベにそれより詳しい情報を提供しているんだから．．．

そうそう、なにがしかの名簿を作成した時に課題になるのは更新の方法とタイミングですね？
ちゃんと届け出１００％なら問題ないのですが・・・そっちのやり方のほうが興味あります。＜理事として。

[11: 匿名さん]

うちのマンションは部屋ごとの入居者届出票（バインダーで綴じている）を管理人室内で保管しています。
引越しの際、管理人が入居した方にその他の届出も含めて提出を求めます。
同時に敷地内駐車場も利用している人常に特定していないと事故のときに困りますし、管理規約では自転車置き場の利用の有無、ペットも届け出が義務付けられていますから、入居時が更新でしょう。
入居者と組合員の最小限の個人情報は、管理会社が把握していれば、特別組合員から組合員の連絡はお付き合いの範疇で個人的に知らせるだけで良いと思います。

[12: 匿名さん]

個人情報保護というのも行き過ぎて困ったものだと思います。
ある水泳関係の連盟に加盟していますが、昨年から会員名簿は氏名が羅列してあるだけ
名簿としての意味がない。会員のファーストネームなんて知りたくもない。

[13: 匿名さん]

現在、会社従業員、学校、サークル関係、名簿を公開しないのは、基本的に漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負うことになりますから、作成しないでしょう。
目的が緊急時であることを納得した上で、ある一部の責任者が管理することが条件で作成されることが個人情報保護法の内容です。法律が施行された以上、法律違反は誰でも避けたいのではないでしょうか。

[14: 匿名さん]

13さん
　作成と配布・公開を混同されているように見えますが、それはさておき……

＞漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う

　初耳です。信頼できる根拠・出典を教えていただけませんか？（wikipediaなど匿名サイトは不可）

[15: 匿名さん]

No.13さん始め、何人かの方が誤解していらっしゃるようですが、個人情報保護法には「５０００人以上」という最低条件があります。組合員が５０００人以上いるのでないかぎり、名簿の作成・配布には、個人情報保護法上、なんの問題もありません。

[16: 匿名さん]

新築分譲マンションを購入しましたが、管理組合には家族の生年月日、勤務先、学校名と
こんなに詳しくと思うほど記入欄があります。
管理組合が組織されたら、理事長らで閲覧可能と聞きました。
共用施設の申請などする時も、いちいち家族の詳細を確認しつつ、許可印を押すんでしょうね〜。
全く、この管理組合の世界だけはプライバシーないな〜。
以前のマンションも、理事長を長くやってる人が逐一、住民の詳細を知ってていいふらしてたし。
おおげさですけど、村社会の嫌な面が出ないといいなと今から心配です。

[17: 匿名さん]

>15
名簿が必要なのは、委託管理している場合は管理会社でしょ。
委託管理契約の際の重要事項説明書にはには個人情報保護法に基づく説明は書かれていないと違反ですよ。

[18: 匿名さん]

個人情報保護法がらみの問題点と、プライバシーがらみの問題点とは、別の案件です。
このスレは「管理組合員とプライバシー」なのですから、プライバシーの観点にしぼって考えましょう。個人情報保護法については、別のスレで考えましょう。

[19: 匿名さん]

＞以前のマンションも、理事長を長くやってる人が逐一、住民の詳細を知ってていいふらしてたし。

それは重大な守秘義務違反ですから、理事長を訴えましょう・笑

[20: 匿名さん]

>18

個人情報保護法とプライバシーは、被るよ。
自分の意見を出さずに人に他のスレに行け、って随分だよね。

[21: スレヌシ]

色んな、ご意見参考になります。
ありがとうございます。

組合としては、今までが、いい加減でした。

最近、入居者の入れ替えが複数あり
改めて＜緊急対策としての名簿発行＞の意見で、この掲示板
のように色んな考えや意見がでて、どうしたものか・・・と？？？でした。
この名簿は、全員に配布？理事長ぐらいまで？

プライバシー対策（保護法）とは、本当に難しいですね。
でも、やはり大切な部分ですよね！！
もう少し、ご意見や経験等をお聞かせ下さいませんでしょうか。

[22: 匿名さん]

スレ主さん

個人情報関連法やプライバシー保護法は「悪いことしちゃダメ」っていう法律です。
集めることには規制していません。目的外に使っちゃダメよ！っと牽制してるだけです。
新聞などのニュースでご覧のとおり、毎日「漏洩や名簿盗難・紛失」事件は起きてますが、それで罰則の適用になるのはほんとに稀。
正しい目的のために正しい情報を持つことは理事会や管理会社としては「絶対不可欠な職務」だと私は思います。
ただ情報は多ければいいわけでなく＝＞項目が多くなるほどに、精度を維持するのが難しいものです(^^ゝ

・名簿を集める目的（できるだけ具体的な想定をしたほうがいいかと）
・名簿に必要な項目（前述のように用を足す最小限のほうが無難です）
・名簿の収集／更新方法（賃借が有る場合は、ほんと要注意です）
・名簿の保管場所（組合の契約書類と同様に保管し持ち出しやコピー不可）
・名簿の閲覧の範囲とルール（理事会と管理会社の特定された人も含めて、閲覧記録を残すとか）
・名簿の名前（笑
とかとか、名簿を持つ前提で一歩進めて考えてみてはどうでしょうか？
最終的には理事会内や居住者内で同意得られなければ、悩んでも仕方ないですしね？

[23: 理事長Y]

私は理事長です。
必要に応じて名簿を作成しています。
他の役員に見せることは滅多にないです。
当然、守秘義務がありますので、名簿だけでなく管理費滞納者に関することについても他の役員にも開示していません。
居住者に名簿を配布することに賛同される方はほとんど皆無と予想していますし、私自身これ以上、責任が重くなることは避けたいです。
理事長としてはリスク管理として何かトラブルになった際に居住者を納得させられるだけの説明が出来れば良い、と見極めて行うことだと思いますし、全てにおいて基本的な考え方です。

[24: 匿名さん]

根本的には、管理会社・理事長・理事会のどれとどれを信用するか、という問題でしょうね。
理事長を信用する人は、「名簿や滞納者は理事長だけが知っていればよい」と考えるし、理事長を信用できない人は、「理事長が情報を独占するのは、不正の温床になる」と考えます。
じっさい、理事長自身が滞納者なのに、プライバシーなどを口実にして、長く伏せていた（管理会社もそれに結託していた）マンションがありました。

視点は変わりますが「個人情報は理事長だけが知っている」というマンションは、役員選出をどうしてるのでしょうか。もし輪番制だったら、長い目で見れば、結局、「全員が知っている」という状態になるのでは？

また、監事が管理会社に名簿提出を求めたら、法令上、管理会社は拒否できないはずです。少なくとも、滞納の詳細（滞納者の実名含む）を知らずに、会計監査はできません。

[25: 理事長Y]

>24
管理会社は委託管理であれば、管理組合が信用して委託契約を結んでいます。
信用出来なければ、契約解除しているはずです。
理事長は、法人化していない管理組合では、管理規約に守秘義務を謳っています。
人として信用できるか、は特段の事情によりますが、一般的には信用情報の審査などして理事長を選任することはないでしょう。
つまり、立候補した理事長、輪番制で決まった理事長、信頼関係のもと立場を弁えることが大切です。

[26: 監事Ｘ]

　私は監事を何回かやってますが、年度末の監査時には、管理会社に、名簿、そして滞納者の実名・金額含め、こちらが要求する情報をすべて出させます。（もちろん、監査するのは滞納だけじゃないです。滞納は監査対象の一部です）
　その上で監査報告書を書きますが、必要と判断すれば、実名も含めて報告書をつくり、総会資料として配布します。

　監事の職務・義務を誠実にはたそうとすれば、上のようになるのは必然だと思うのですが……
　情報を理事長が独占している状態で、監事の仕事ってできるのですか。

[27: 匿名さん]

14です。14で
＞＞漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う

＞　初耳です。信頼できる根拠・出典を教えていただけませんか？

とお願いしたのにいまだに回答がないところを見ると、「漏洩した場合は名簿を作成した側が責任を負う」は、あんのじょうガセネタでしたね。

[28: 匿名さん]

うちのマンションは管理会社が仲介業者に名簿を売った為に問題になって、もちろん委託契約を解約しましたし、事務管理費を過去に遡って全て返還させました。責任を負ったからですよね。

[29: 匿名さん]

>>28さん
あら？
管理会社が守秘義務守らなかったんですか？
それって、マンション管理業者の登録取り消しや業務停止命令に相当する事由では？
ってくらい重い不法行為ですが．．．．．（事由に相当するかまでは調べてませーーん）

[30: 匿名さん]

管理人はプライバシーに関する情報を漏らすことが多々ありますよね。
これもマンション管理業者の登録取り消しですか？

[31: 29]

>>30さん
え？　私への質問でしょうか？　　吊りでしょうか？
「管理員が悪意なく口を滑らす」のと「生業としてる管理会社が名簿を売る」っていうのでは、比較できないほど程度が違うと思いますよ。

[32: 匿名さん]

>31

管理会社＝管理人でしょ。
名簿を売ったのは管理人ですし、情報を提供すると仲介業者から謝礼がもらえます。
一番多くのプライバシー情報を多く持っているのは管理人です。
管理人は管理業務を行っているので守秘義務ありますよ。

[33: 31]

>32
ご指導ありがとうございました。
名簿を売ったのが管理人さんなのかどうかは、28さんか30さんに聞いてください。

参考までに私のＭＳでは、管理員といえども組合員や居住者の滞納状況や普段必要の無い情報は「まとめて」は見ることできません。
管理員が知りえるのは、噂程度か管理業務内で一時的に知りえた情報だけです。
もちろん居住者名簿は管理員でも防災センター要員でも見れるようになってますよ。

また守秘義務は大抵の職業にはありますよ。
無論、職業ではない「理事」にも暗黙の守秘義務はありますしね？＜文書化されていませんが。
要は民事以外のペナルティ＝専門業としての社会的資格剥奪が法整備されてるか？などの違いを言いたかったのですが・・・

[34: 匿名さん]

>31 >33
by32
すみません。32＝28です。

[35: 匿名]

随分　間隔のあいたスレですが
ここかな？と思って書きました。

公開理事会ってあり？

理事は通常立候補された方、輪番で仕方なくの方、留任の方等で構成され
ＭＳ内の諸問題、中には名指しあるいは記名にての投書、苦情に対処することも多く
プライバシーに関わる心配もあります。
誰でも参加可能な公開理事会なんか経験あります？

[36: 匿名はん]

うちでは、役員以外でもオブザーバーとして参加自由です。発言権あり、議決権なしです。

意見のある人はどんどん参加して意見を述べて下さいと言っています。ほとんど来ないですけどね。
来ない人が、なぜか総会などで「演説」をすることもありますが、「参加自由」を表明しているのでブツブツ言っても却下です。

[37: ウチの場合]

うちのマンション（築４年）の場合、
１年目から役員以外でもオブザーバーとして参加自由となっています。
発言権なし（ただし、理事長の許可を受ければ可）、議決権なしです。
管理費等の滞納者についての検討等、個人のプライバシーに抵触する議題に入る前に
退席いただくルールとなっています。
毎回、理事会開催前には「オブザーブ可」と掲示していますが、ウチもほとんど来たことありません。

[38: 理事経験]

うちのマンション築33年、理事会にオブザーバーとしての参加を認めています
オブザバーの発言に関する規定は特にありませんでしたので、
当初からの住人で会社を定年退職したご主人がオブザバーとして来て、
まるで理事のように発言するようになりました。
2年ほど経って理事に立候補して、理事長になると改革と称して細かい管理規約を作りました。
駐車場使用料も、場所の利便性ではなく単純に面積割りにするものだからエントランス正面の
特等席が、不便な裏庭の駐車場より安くなったのには驚きました（本人はもちろん特等席です）
4年ほど理事長をして退任すると、今度は「今度オブザバーとして理事会に参加するから」と
圧力を掛ける始末です。

[39: 匿名はん]

管理規約の変更については、正式に総会の承認がとれていれば問題ないのでは？
特等席も抽選など正式に手続きを経ていればＯＫです。
オブザーバーは発言権はあっても議決権が無いのが通常でしょうから、１個ずつ議案の締めくくりに理事の多数決をとればいいと思います。（にらみを聞かせているのであれば、回答書を理事に配布して後日回収するとか.....。議長、監事の裁量次第だと思います）

オブザーバーの欠点は、継続審議している案件の途中で、これまでの経緯を知らない者がやってきて、最初から全部説明を求める時。それと、自分の関心事にだけ熱心な人。理事会の案件はひとつだけないし、後から出た案件でも優先順位が高いものもありますからね。
毎回出席してくれるオブザーバーは、結構いいオブザーバーじゃないですか。

[40: 匿名]

理事会にオブザーバーの必要性があります？

暇な人が暇つぶしに参加する、回答書を配布する、にらみを利かす
何にも良いこと無しのような気がするんですが・・・

議決権が無いのは勿論ですが、その発言に理事が左右されたり、恐れたりするようでは議事進行の妨げ以外なんでも無い。
やはり理事会は、理事のみの審議場で重要事項は総会に諮るのが筋だと思います。

[41: 匿名はん]

>>40
で？あなたのところはどうなの？

[42: 33]

有効なアィデアや意見は、幅広く取り入れるべきでしょ？．．．でしょでしょ？

せっかくの情報交換場所なので、うちの場合を・・・
①一般組合員の見学要望があればことわらないと思います。
②通常の定例理事会でも、理事＋幹事＋管理会社＋顧問３名の構成です。
　顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。

理事が熱くなると思考が直線的になりやすいです。
ちょっと離れた立場で意見してくれる人や、各種法令または他ＭＳの事例にそって意見してくれるのは本当に助かってます。

[43: 匿名はん]

>顧問は、前期の理事長と副理事長、それと外部のマンション管理士です。
それいいですね。でもなおさら理事長になってくれる人がいなくなりそう.....。

[44: 入居済み住民さん]

理事長です。最初に管理会社が作成した合員名簿(居住者名簿をふくむ)から10年経ちましたので、住民にもかなり変動があり、今回、新しく名簿を
作成することになりました。記入内容も当初のものとは簡便化して、
区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を記入してもらうことにしました。
しかし、一人だけ新しい名簿を提出拒否して、以前の名簿を使用してくれと言われて、困っています。
そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。
新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。

[45: ３]

>>44さん
＞区分所有者名・入居年月日・電話番号・家族構成(年齢のみ書く)・占有者の場合は占有者と区分所有者名を
これだけならば、変更がありうるのは、家族構成＝同居人の氏名と年齢ぐらいでしょう？
無理して出してもらう必要もない気がします。

当方が良く使う方法は、
　提出してもらった人だけになにか（情報とかetc）を引き換えに渡す。
　提出しなかった人には、設備の利用など制約が出るようにする。
　一斉回収や一斉点検時は、未実施室番が明らかになるような掲示をする
などの方法です。
もちろん、与えるメリットやデメリットは他の理事にも同意得られる内容です。

掲示の方法は、あらかじめ全居室番号が書かれたテンプレート（用紙）を用意しておいて、提出済みの部屋を日々管理員が塗り潰す方法です。
これだと、各理事も毎日の回収進捗がわかるので重宝するかと思いますが・・

[46: 入居済み住民さん]

45様
申し忘れましたが、区分所有者の変更も何戸かありました。
45様の『当方がよく使う手は…」以下の記述は大変参考になりました。
早速、理事会にはかり、実施できるようにしたていと思います。
ありがとうございました。また、いろいろ、教えてください。

[47: 理事経験者]

>>理事会にオブザーバーの必要性があります？

私の経験上、居れば助かります。
築年数が経つにつれ、過去の経緯を知らない理事も増え対処に迷う事があります。
基本的には、議事録に結論は書き残されていますが
詳細について、経緯についてまでは記載していません。
古参元理事等のオブザーバーは、現理事会の判断材料としては有効だと思います。
又、意見・発言が有っても議決権を持たないので
総てを前例にあわせる必要も無いのが、保守的にならずに良い事だと思います。

[48: XYZ]

＞そのお宅は、同居者にも変動があることが、隣室などの話でわかっています。新しい名簿を出してもらう、よい方法は無いでしょうか。どなたか、お教えください。＞

昨今は個人データーの売買、悪用されますので公開を好まない傾向が強くなっていますので、管理規約、細則に従うしかありません。名簿細則の類いがない場合は、区分所有権の取得・喪失届、区分所有者が賃貸人に出させる理事長宛宣誓書、その他、総会招集通知先届出、総会出席代理人の内、委任状不要の細則に基ずく同居人事前届などから名簿を作ることになります。

[49: 理事さん]

本題

私のＭＳでは、名簿は管理会社に任せています。
作成し保管していますが、配布していません。
理事役員も依頼しない限り見る事は有りません。

先日機械式駐車場トラブルがあり駐車場名簿を作成
駐車位置・部屋番号・苗字・車種・ナンバー
駐車場利用者のみ配布いたしました。
駐車場トラブルは、車が有る時に起こるので遭えて電話番号までは
記載しませんでした。不在で急ぎの時は、管理会社経由で連絡を取ってもらうことにしています。

管理費未納者に関しては、毎月の収支チェックで理事役員・監事は見ています。
規約に役員には守秘義務があると謳っているので特別問題視していません。

[50: ３年目理事]

「名前」は、個人を呼ぶときに使うものだし、
「電話」は、連絡とるときに使うものだし、

「組合員名簿」は組合員として登録管理するために使うものだし、
「居住者名簿」は災害時や日常の部外者との区別をするために使うものだし、

個人情報関連法って、使うために集めるのも目的どおりに使うのも妨げる法律ではないんですけどねぇ．．．

[51: 理事経験者]

私のMSでは、管理会社に名簿作成をお願いしています。
管理組合で必要と思われる時、駐車場使用名簿やバイク置場名簿作成時に
必要な要項のみ抽出してもらい必要に応じて配布しています。
基本は管理会社に任せる事によって、管理リスクを少なくしています。
ま〜殆ど名簿を作ったり、配布する様な事例は少ないです。