総会は何時間の予定ですか？

[理事さん]

マンション管理組合、理事会板完成したんですね。（管理人さんありがとうございます）

先日２年目の総会があったのですが、質問が多く結局２時間では終わりませんでした。
（会場の都合上、借りれたのは２時間です）
５０世帯弱のマンションで、出席者は半数。若干１名マニアックな方がおり質問がディープで、
議案だけの質疑応答で終わってしまい、その他のざっくばらんな意見交換まで取り組めませんでした。
アンケートはとっていますが、やはり生の声も聞きたいと思いました。
マニアックな方はクレーマーってほどではないのですが、他の方が意見する物理的な時間がありません。

もし質問があれば事前に募集（？）したほうがよかったと思ったのですが、
皆さんのマンションでは合理的に勧める場合の方法と、総会の時間等どうされていますか？

仮に３時間にしても時間は足りないと思いますので、長くすればいいとも思わないのですが・・。

[2: 元理事]

今年で10年目の管理組合で、０１さんとほぼ同じ世帯数です。
総会は毎回ほぼ２時間前後で終わります。
総会を合理的に進めるためかどうかわかりませんが
開催２週間前までに議案の資料一式を全戸に配布して
目を通してから出席して頂くよう呼びかけています。
その甲斐あってか、誤字脱字を指摘してくださる組合員もいらっしゃいます。

[3: 理事さん]

>開催２週間前までに議案の資料一式を全戸に配布して

これをしないと総会自体が開けないでしょう。

[4: 匿名]

＞若干１名マニアックな方がおり質問がディープで

うちの総会は初回でしたが、１名同じような方がいらっしゃいました。
次回の総会には欠席してほしい・・・。

[5: 悩める理事]

ウチは間もなく初回総会なのですが、２時間を予定しています。
ウチの場合は理事に１名、マニアックな方がいらっしゃるのでどうなることやら。。。

[6: 理事]

理事から総会にて質問があるパターンは理事会の運営に対して
組合員から指摘を受けそうですね。
理事会で検討した内容を総会で決議することが一般的なので
あらかじめそれを理解して頂かなくてならないかと思います。

ディープな人対策としては理事長が時間を切るとか
決議に関係しない部分を後回しにさせるとか工夫が必要そうですね。

長くて２時間くらいですかね、内容によりますが。
それ以上は集中出来ないかと思います。

[7: 理事さん]

>01さん
ディープであろうが、マニアックであろうが、包み隠さず正しく答えて、
不信感や不平等感を払拭するように、誠意を持って答えるのが務めだと思います。

[8: のんき人]

07さんはエンドレスで対応できるんですか？
理想と現実は違うからこまってんのに。
理事だってプロじゃないんだから。

[9: 理事さん]

外部に会場を借りる場合は、会場の準備や片付けもあるので、正味＋１時間は必要ですよね？
今年の総会（１２月）のための会場を最近手配しましたが、午後１〜５時まで確保したようです。
足りなくなるより長めのほうがいいでしょう。
スムーズに行けば２時間（以内）、多少質問が出ても３時間以内で終えたいところです。＜願望。
総会の議事をうまく進めないと、いくら時間があっても足りないでしょう。

[10: 07]

>のんき人
さんは時間ですから・・・、と言って質疑を打ち切るのですか？
前もって、議題の収集と回答を準備しておかないで当日にいきなり
受け答えとするとそうなりがちですよ。
始めて聞く質問は十分答えられないし、組合員は自分の抱えている問題を
数少ないチャンスで答えてもらえるのかと不安でいっぱいなんですよ。
説明時間が足りないときは、日を改めて希望者だけ募って再度開き、
その際の話の大筋を議事録に盛り込な無ければいけませんよ。

[11: のんき人]

０７さんへ
違います。
議案として出されていない質問や決議はどちらにしても
決められませんので、後日回答か再度審議かの必要性は
当然なるかと思います。
議題の収集と回答外の質問がでるからエンドレスになるのであって
そういったときは保留にし、あらためてという意味です。
又、それだけの質問があるのであれば別に総会の時にでなくても
管理組合又は管理会社へ事前に質問状等で提出頂けばいいはずです。
更に希望者だけを募った集会はその内容の決定事項が正式なものと
とらえられがちなので、総会等の手法をとるのが適切ではないでしょうか？

[12: 07＝10]

>のんき人さん
う〜ん、議題外の質問・決議は後日へ延すんですよね。
であれば、11の文章をお読みする限りでは、なぜ長時間になるのか理解出来ません。

>議題の収集と回答外の質問がでるからエンドレス・・・
１議題に対する質問て、10も20も出ませんよね？
総会の場で論議を交わしてしまっているのですか？
それではいくら時間が有っても総会は終わりませんよ。

>それだけの質問があるのであれば別に総会の時にでなくても
>管理組合又は管理会社へ事前に質問状等で提出頂けばいいはずです。
議題とする問題のアンケートを取っていれば、その場で新たな質問は
出ないはずです。出たら次回へ・・・。

>希望者だけを募った集会はその内容の決定事項が正式なものととらえ
>られがちなので・・・
それは情況説明の場合です。希望者だけを後日募って『決定』なんて
してはいけません。

とにかく、総会の場で始めて聞く質問が出ない様に、前もって質問者と
意見交換をして、決議を必要とする問題なのか？実現出来る解決策は幾
つ有るのか？経緯を説明して、なるべく総会では『決議』だけで追加質
問が出ない様にする事です。決議を求める際に早く終わらせたいがため
に経緯を十分せずに、いきなり○×を求めるような進め方は逆に長引い
てしまいます。

[13: のんき人]

０７＝１０＝１２さんへ

文章を正しく理解されていますか？

長時間になるから短時間にするためにはどうしたらよいかの
回答をしているのに「なぜ長時間になるか理解できない」の
質問はおかしくないですか？

１議題に対する質問で１０も２０もはっきりいって内容によっては
でますよ？又、質問にから派生して脱線して長時間になることだって
珍しくありません。又、論議を交わさざる得ない状況に陥っているから
スレ主は相談しているのではないのでしょうか？

「アンケートを取っていれば」・・・質問状と同等に考えますが違いますか？
私はそれをしたらよいのではないかと書いているはずです。

人が集まって話し合い、終われば「決定」と人によってはとらえられませんか？
正式に決定もしくは結論とするためには一部の人でなく総会に基づく手法の方が
よいと書いているはずです。

最後は話としては分かりますが、それが出来ないから苦労しているのであって
部分的に回答として適切ではないでしょうか？

[14: 12]

>のんき人さん
>文章を正しく理解されていますか？
おっと、ごめんなさい。解かっていながら、途中でのんき人さんとスレ主
さんを同一人物として文章を書いていたようです。
ちぐはぐな文章に成っていたと思います、すみませんでした。

スレ主さんの所は既に総会が済んでいるのですから、先の総会を反省点を
洗い出すのが、的確かと思っています。

>１議題に対する質問で１０も２０もはっきりいって内容によっては
>でますよ？
出ませんよ（笑）、３つも出れば終わる物です。
５つも出たら、それは知っていながら聞いている、議事進行役の理事長へ
の嫌がらせですよ。

>「アンケートを取っていれば」・・・質問状と同等に考えますが違いますか？
違います。質問状とアンケートは性質が違う物です。
それらを受け取る方は、返答を意図的に操作されないに注意する必要があります。
（↑蛇足）

>人が集まって話し合い、終われば「決定」と人によってはとらえられませんか？
『議長がこの議案にたいしては○○に決定しました。』と宣言しないと決定と判断
されませんよ。
中途なのに「決定」と誤ってとられないように尻切れトンボで終わらせないことですね。

>正式に決定もしくは結論とするためには一部の人でなく総会に基づく手法の方が
>よいと書いているはずです。
当然です、質問が出切らない内は決議に移ってはいけません。

>それが出来ないから苦労しているのであって
>部分的に回答として適切ではないでしょうか？
09でスレ主さんご自身が、
>総会の議事をうまく進めないと、いくら時間があっても足りないでしょう。
と仰っています。ここで議事進行役の話し方や進め方をレクチャーするのは
効率が悪すぎると思います。書店に行けはスピーチの仕方や、会議の進め方
等の本が出版されていますので、そちらを参考になさった方が得策だと思い
ます。

[15: 09]

09ですが．．．スレ主ではありません(^^ゝ
ハンドルの部分、勝手に「理事さん」って入りません？？（自分をさん付けでは入れない派）

[16: のんき人]

１２さんへ

＞３つも出れば終わる物です。
よっぽど平和な環境（組合）なんですね。
３つで終わるって限定することもすごいのですが
私の経験上でものを言っていますのではっきり「あります。」
嫌がらせかどうかは定かではありませんが・・・。

＞質問状とアンケートは性質が違う物です。
そのアンケートは全体にですか？ディープな人にですか？
全体であればディープな人がどんな質問を投げかけてくるか分からない以上
どんなアンケートを取っても意味をなさないかと思いますし、
ディープな人が対象であった場合はアンケートとしての意味をなしません。
個人的な見解ですがディープな人はそのときに思いつきで発言される
可能性が高いのでどんな準備をしても理事として回答できる範疇は間違いなく
超えるかと思います。

＞宣言しないと決定と判断されませんよ
そもそもある程度決定がなされない集まりに意味がありますか？
何をもって宣言ととらえられるか人によってはっきりまちまちですよ。
例として「この前の集まりって何だったんですか？」とか。

＞質問が出切らない内は決議に移ってはいけません。
話の流れと回答が全く違うことをよく読んでもう一度回答下さい。

＞スピーチの仕方や、会議の進め方等の本が出版されていますので、
　そちらを参考になさった方が得策だと思います。
はじめからそういえばよく分かります。
マンション総会としての回答としては少し疑問を感じます。

ちなみにマンションの総会を何十と経験しておりますので
過去の経験上から発言をしておりますので念のためご確認を。

[17: のんき人]

これ以上は当板の「利用規約」ふれそう（ふれている？）なので
私からの書き込みを終わりにします。
関係の方、ご迷惑お掛けしました。

[18: 09]

区分所有者の内、総会に来られる比率もさまざまでしょう？
総会にわざわざ来られる区分所有者は意識が高いというか意見豊富というか・・・
なので、質問や突っ込みがあるのは当然といえます。
その切り返し（理事や管理会社の応答）しだいでは火を噴くこともあるでしょう。
理事側も慣れていれば事前の準備も当日のその場の対応もうまくこなせると思いますが、場数を踏んだ理事のほうが少ないのでは？
逆に、参加した区分所有者側に「以前は他のマンションで理事を長く務めていた」方がいると、濃い主張をされがちです。
理事長だけでは太刀打ちできない場合もあるので、他の理事もがんばってフォローするしかありません。

決議事項に関しては、事前に想定される質問を洗い出し、理事内で回答を準備するくらいは必要だと思います。
決議事項以外の質問などは、総会の最後に回し、時間の許す限り、生の意見を聞きましょう。

[19: 理事さん]

議案に対して質問が来る。それが脱線するから長くなる・・・って話ですか？
議長が、脱線した段階で歯止めをかければいいだけでしょう。

言うまでも無く、議案以外の質問や提案は受け付ける必要はありませんよ。
どうしてもあるのなら、そういうのは時間の最後、質疑応答ですべきこと。

まぁ、どこまで事前の準備ができるかじゃないでしょうか。

ウチの規約だと、２週間前までに告知ですから、そのときに議案を組合員に配布します。
総会までの間に意見等を募って、質問状リストを作成・・・でＯＫですね。

[20: 12]

>09＝理事さんさん
う〜、やられたって言うか、私が踏んだのか？（＾＾；）紛らわしい。

>のんき人さん
>よっぽど平和な環境（組合）なんですね。
>私の経験上でものを言っていますのではっきり「あります。」
うちは普段から、積極的に活動している理事会ですから。V（＾０＾）V

>そのアンケートは全体にですか？ディープな人にですか？
>全体であればディープな人がどんな質問を投げかけてくるか分からない以上
>どんなアンケートを取っても意味をなさないかと思いますし、
個別になんかしてどうするんですか？全体に対してです。
議題にして欲しいアンケートを元に、その段階で規約を正しく理解しているか、
質問の真意は何で有るかをやり取りして、総会の場では他の人に誤解を生まな
い様に、こう質問してもらえませんか？理事会はこの方向で返答するので、資
料を集めて置きますね。と根回しをするものですよ。

＞宣言しないと決定と判断されませんよ
＞そもそもある程度決定がなされない集まりに意味がありますか？
決議する前に質疑応答と終わらないと決議に移れないでしょう。
決議が出来なかった議案が一つでもあったら、集まる意味が無いのですか？

＞何をもって宣言ととらえられるか人によってはっきりまちまちですよ。
え？仰っている事が理解出来ません。
そんなことでは決議決定出来ませんよ（笑）

＞ちなみにマンションの総会を何十と経験しておりますので
＞過去の経験上から発言をしておりますので念のためご確認を。
何十回経験していても、やり方が悪ければ意味は薄いです。
大学を８年在籍している人は優秀なのでしょうか？
『下手な考え下手な行動、休むに似たり』です。

[21: のんき人]

終わりといいながらすいません。
２０さんはどうも経験的に限られた範疇で答えられたり
反論があったときに微妙にニュアンスをかえられたりするように感じます。

但し、おっしゃっていることがすべて実施されているのであれば現実的には
理想的な理事会と思われます。

どうしてもズレがあるのでこれ以上お答えしませんが、よいアドバイスをしてあげて下さい。

最後に優秀かどうかについてはそんなこと誰もいっていません。
「具体的なデータがある」という意味でなぜとらえられないんでしょうか？

内容の善し悪しは皆さんにお任せします。

[22: 理事さん]

一般組合員です。
先日総会があったのですが、うちでもディープな人がいました。
彼はマンション管理の本を持ち出して、「この本によると〜。」と始まりました。
議案にまったく関係ないわけではありませんが、理事会の方も「？？？」状態で、
すべて管理会社の方が答えていましたが、管理会社もその本を読んでないのでかなり困惑してました。
うちのマンションのディープな方の質問の場合は、理事会側が相当勉強しないとかわせないと思います。
本来理事会の方はこたえられないといけないのかもしれませんが、正直な話、本業がある限りそこまで勉強するのはかなり至難の業であると思いました。

いっそう、ディープな方が理事に立候補してくれたらいいのに（論点まんざら外れているわけではないので）と思いますが、立候補されず・・。
自分が理事になって、彼の意見を答えられるかは、かなり自信がありません。

[23: 理事さん]

総会が長引くのは議題から脱線してしまうからだと思います。
議長（理事長）がうまくコントロールしないといけないことだと思います。

総会のはじめる際に「質問・意見が議題と即しいるか一考の上でご発言
お願いします」と注意を促すとか、そんな感じでどうです？

[24: 横レス]

>21さん
上から読ませて頂きましたが、誰しもご自分の経験上の限られえ
た事しか話せないですし、彼方もそのはずです。

彼方はマンションの総会を何十と経験している割には、的確なアドバスを
スレ主に出せていない書き込みと私も思いました。
その点では20さんの方が策を提案しておられるようです。

断定や、否定をしないディスカッションを進めて行きましょう。

[25: トピ主]

沢山のレスありがとうございます。またお礼が遅くなり申し訳ありません。
実は、ディープな方の質問はあながち脱線はしていません。
あくまでも議案にそっています。ただし、この方の質問でさらに別の方の質問が派生したことはありました。

今、自分自身物理的にやりたいことは、
総会の議案とその資料はもちろん前もって配っていますが、
>>19さんのように、
質問を募って、質問状リストを作成し、それを書面で回答。
期間内でできるかどうかわかりませんが、これはやったほうがいいと思っています。
ただ、果たしてこの回答の質問もまた来るのではないかと想像してやまないわけですが、これを脱線ととるか、議案の派生質問とるかはやってみないとわかりません・・。
この辺のコントロールが非常に難しいところだと思います。

私自身、仕事で会議の進行やプレゼン等場数を踏んでいると思っていましたが、
総会はまったく違いました。（まぁ同じと捉えよ！と言われたらそれまでなんですが・・）
私は任期は終了しましたが、この総会の進行はかなり力不足を露呈させてしまったので引継ぎで具体的なアドバイスをしたいと思っています。
ただ、理想はやはり議案の最後、議案以外の質疑応答はしたいと思っています。
（議事進行面のご意見も聞けるかもしれませんし・・）

引き続きその他皆さんの思うところをアドバイスいただけたら幸いです。

[26: 理事さん]

>トピ主さん
>実は、ディープな方の質問はあながち脱線はしていません。
>あくまでも議案にそっています。ただし、この方の質問でさらに
>別の方の質問が派生したことはありました。
それはやっぱり、ディープさんが良い問題提起をなされている証拠ですよ。
そのような方こそ、役員会の席にゲストとして呼んで日頃知恵を貸してもらう
のがよいかもしれませんね。次の方へよい引継ぎが出来るといいですね。

[27: 匿名さん]

築30年のマンションの一部屋を所有しています。
住民層も、高齢化でだいぶ年金生活や賃貸住民も増えてきました。
いつも疑問に思うのですが、管理組合総会を平日の6時30頃に開催するので
なかなか出席できません、以前は日曜日の午前中でした。
理事会にクレームを出したら、日曜日でも平日夜間でも出席率に変化がないから
こうしたそうです。サラリーマンだと出席するのが辛いです。
理事会も同様で、平日の夕方から始まるので理事をしましたが半分くらいしか
出席できませんでした。
皆さんのマンションでは、どんな風にしていますか？

[28: 匿名さん]

＞うちのマンションのディープな方の質問の場合は、理事会側が相当勉強しないとかわせないと思います。
これは、理事として当然勉強しなくてはならないと思います。
輪番制で理事になって、大多数が理事経験があればつまらない問題も起こらないでしょう。
マンション管理とトラブルに関する、本くらいは1日もあれば読めますから大切です。
そうしないと、ディープな人と理事が話がかみ合わないと思います。

うちの理事長も、定年後のトンチンカンな人で規約を自分勝手に解釈して困ります。
「管理規約は、マンションの憲法みたいなものなのか？」と言うから
「その通りです、常識が違う住民が集まっているのですから必要です」というと
キョトンとしています。

[29: 匿名さん]

>>27

スレタイと明らかに内容違うから、別にスレ立てた方がよいと思うよ。

[30: 匿名さん]

間違えていけないのは、理事会を困らせることではなく、管理会社の無能さを責めるべきです。管理会社はなぜ、担当しているマンションにたびたび足を運び、ここはどんな施設で、どんな問題点があるのか、見ないのでしょうか？来ても、管理人とおしゃべりして帰るひとばかり。高い金払っているのに。毎年、管理会社の選定も必要です。
理事会、組合員として、みんなで管理会社にカモられないように、勉強していきましょう。

[31: 匿名さん]

＞30
管理会社は、理事会の担当者は毎回理事会に出席し、報告とアドバイスをくれます。
設備の担当者は、たびたびマンションを見回り、修繕提案や定期検査の報告を写真入り報告書でくれますよ。ただ、他のマンションの情報は、個人情報保護とかであまり教えてくれません。
ちなみに管理会社は、東急コミュニティーです。

[32: 匿名さん]

アドバイスくれるのですか？東急さんはいい会社ですね。うちの管理会社は何もしてくれません。写真入り報告書ですか。参考になります。ちなみに、管理委託費は、1戸当りおいくらですか？うちは、7000円。

[33: 匿名さん]

＞32さん
記憶ですが平均して管理費が11000円そのうち管理委託費は7500円位だと思います。
それと、管理会社ははっきり言って担当者にもよりますよ、数年前の担当者は
雲をつかむような感じでした。
ただ言えることは
「お人好しの理事会にならずうるさい管理組合になる、要求はどんどんする
かといって、担当者も人の子ですから担当者に嫌われないように配慮する。」という感じですか。

[34: 匿名さん]

200戸を超える大規模マンションの総会は、どうやってするのでしょう？
仮に30％出席して、1人1分発言したらそれだけで1時間ですよね・・・

[35: 匿名さん]

うちは、１３０戸のマンションですが、総会は、いつも、3、4時間かかりますよ。
5時間くらいかかったこともあったような気がします。
うちは、敷地内の集会所でやるので、時間は気にしなくていいので。

そもそも、総会に出席される方は、何かしら関心があって、質問するので、
それには、真摯に答えなくてはいけないと思います。
その場で答えられないなら、後日、書面で回答すればどうですか？
もちろん、他の住人にも公開して。