総会出欠書面未提出者への催促について

[ぴ]

管理組合無関心者の多い都内マンション（築３年）の理事を務めております。
皆さんの管理組合では総会出欠書面未提出者（つまり返事がない人）への対策はどのように講じていますか。
当マンションでは総会の回を追うごとに書面すら提出をしない人が増えております。
管理会社の総会支援業務の一環ですか、それとも役員で直接訪問や電話での催促を行っていますか。
また、外部オーナーへの催促についてはいかがですか。

[2: 匿名さん]

内のＭＳでは、全居室一斉のイベント（提出物や一斉点検など）の際、進捗を促すために
掲示板に「回収（又は作業済み）状況表」と称して、全戸一覧を張り出します。
日々、回収又は作業を終えた居室から塗りつぶすものです。
役員も日々進捗が確認できる上、組合員への啓蒙などなどいろんな意味でメリット有りと考えてます。
注）外部オーナーには効果薄いですが(笑

当然、督促レターも使いますし、緊急性や重大性にもよりますが、管理会社及び役員有志で電話コールや訪問することもありますよ。約400戸のMSですが、外部の電話コールサービスは使ったことがありません。
総会の議決書（又は出欠連絡書）に関していうと、理事会で決議した事項があるので、かなり強力に催促すると思われます。

[3: 匿名さん]

うちは、とりあえず、回覧板で、催促します。
それでも、提出されないようでしたら、役員から電話をします。

ちなみに、そのためだけに、回覧板を回すわけではありません。

外部オーナーへは、どういう対応をしているかは、知りません。

[4: 02]

うちの場合は、不在組合員が多いので回覧板では展開が遅すぎるのが悩みの種です。

[5: 匿名さん]

>>04
うちは、回覧板は到着した日付を書くようになってから、
回ってくるのが早くなりました。

[6: ぴ]

ご回答下さった皆さまありがとうございます。
追加質問で恐縮ですが、総会出欠票の提出先は（１）管理員か（２）管理会社か（３）管理組合か
また、（１）もしくは（２）の場合、締切日の段階で管理会社から管理組合への回収状況の報告や助言はありますか。報告や助言があれば誰が誰にどのような方法で行っているかを教えて下さい。

[7: 匿名さん]

02=04ですが・・
今期は、(1)か(2)宛のポスト又はフロント受付へ。
回収状況は日々の報告が期待できないので、02のとおり張り出し方式です。
期限日終了後に管理会社から回収数を報告してもらうことになっており、その時点で追加の回収促進策を理事会で練ることになっています。
昨年までは管理会社の担当に全てお任せだったのですが、その担当が複数の物件を持つようになってから理事会支援活動が期待できなくなり、今期は理事会主導で総会対策を進めています。
助言は、外部のマン管士（ご本人も大規模ＭＳの理事長経験有り）から理事会へ色々な提案や経験知識を提供頂いてます。

[8: 匿名さん]

築ひとケタ年の理事長です。
先日の理事会では、重要な規約改定があったにもかかわらず、
書面の提出状況が悪く、可決どころか総会の成立自体が危ぶまれたため、
前日の夜に、私が未提出の全住戸に直接出向いて回りました。

その結果、未提出住戸で在宅だった住戸からは、提出してもらえました。
多分次回は、きちんと提出してもらえると期待してます。

[9: ぴ]

レスを下さった皆さまありがとうございます。
もうひとつ教えて下さい。外部オーナーが存在するマンションにおいて回収業務には正確な区分所有者リストが不可欠かと存じます。皆さんのマンションでは管理組合理事長（もしくは役員）が区分所有者リストの閲覧をすることは可能ですか。可能だとすればどのように保管、データの更新を行っていますか。管理会社はリストの提出を快諾していますか。ちなみに当マンションでは管理室にも正確なリストがありません。理事長ですら誰が居住をしているのかを知る状況にありません。

[10: 匿名さん]

>>9
非常に不思議な質問なのですが。。。
日常業務として、組合員の変更・転居などの事務を管理会社に行わせていたと
しても、組合員名簿の管理は管理組合の業務だと思いますが。
管理会社が名簿を持っていたとしても、提出、閲覧を拒むことはありえないでしょう。
通常は組合で、重要物として管理室に保管場所を決めるか、
理事引継ぎの際に名簿ごと引き継ぐかしていると思います。

[11: ぴ]

>>組合員名簿の管理は管理組合の業務だと思いますが。
ごもっともなのですが、当管理組合ではそれがなされていないのです。
管理組合及び理事会が機能していない状態ゆえ、発足以来今まで（役員の）誰も「組合員名簿」について提出を求めてこなかったのが現状です。管理室（管理員）ですら最新の居住者名簿（及び区分所有者名簿）を管理会社より預かってはいません。

[12: 匿名さん]

>>11さん
うちも管理組合が名簿は持っていません。
基本、管理会社しか使うことがないからです。役員が必要な際には個別に氏名などを聞きます。
管理員も名簿という形では見ることはありません。
情報の更新も、入退去や売買の連絡を受ける管理会社が行っています。

[13: 12]

12です。
うちのＭＳは、総合委託です。
管理会社のお仕事は、管理組合の業務全般の代行です。
一応、管理組合専用の書庫などもありますが、実際には管理会社が管理組合所有資料として管理組合の代りに保管しています。

[14: ぴ]

>>１０さん
理事長が管理会社へ区分所有者リストの提出を求めた結果「個人情報の漏えいを拒む区分所有者も存在する。勝手には提出できない」と拒否されたとのこと。
法務局へ出向けば誰でも入手可能な情報ですが。

[15: 匿名さん]

>>14さん
組合の加入や入居時の書類は、たいてい「管理組合又は理事長宛て」ですよね？
提出っていうか、組合へ返却だと思いますが(^^ゝ

ただ理事といえども、それらの名簿を自由にコピーや持ち出しするのは避けたほうが賢明かも。

[16: 匿名さん]

10です。
15さんが言うように「返却」ですね。一般的な管理会社の業務委託契約であれば、
区分所有者・入居者の名簿の整備は委託業務になっているはずです。
法務局へ出向けば入手可能な情報ですが、個人情報にはあたります。
管理会社との委託契約に基づくものであれば、管理組合に渡すことは「情報漏えい」
ではありません。
管理会社は個人情報保護法の適用を受けている会社だと思いますので、
あまり変な対応であれば、その会社のコンプライアンス担当や、個人情報管理の
責任者も含めて話した方がいいのかもしれません。

[17: ぴ]

１４さん、１５さんご意見及びご指導をありがとうございます。
確かに「提出」ではなく「返却」ですね。
管理規約、管理委託契約を熟読するにつけ、管理会社の言うところに矛盾を感じます。
ただし当規約には「名簿」と明言をしている訳ではないのですが。

[18: 15]

居住者リスト（名簿）の収集や保管は大きな課題だと思いますが、
総会の時に郵送物が届かないとか普段見ない場所に送られるとか、記録された連絡先に電話しても繋がらないとか多いですね。
私のＭＳの特性なのか非居住者オーナーも多く、第三者利用も増えてきました。
総会対策の第一歩としては、連絡先の管理（名簿）の精度上げるシステムも肝心ですね。
なにしろ議決を確保しないと理事会の１年間の苦労が報われませんから・・・

[19: 匿名さん]

都心マンションで連続で理事をしてますが、委任状も出欠票も出さない人は結果的に議案に
反対ということになります。
（無回答→賛成ではない→総会では反対の扱い）

特別決議の3/4の議案であれば、仮に100世帯のマンションで未提出が26件（26％）あれば
総会出席者が全員賛成しても、結果的には否決になります。笑い話のようですがありそうな話です。

うちのマンション（50戸）も、10件の未提出でその他は委任状としても
総会に20名出席して、17名が賛成3名が反対の議案では、総会としては否決という結果になります。
　→　未提出（結果的に反対と同様）20％　+　反対6％　＝26％となりますから・・）
出席者の賛成多数なのにおかしな話ですが、区分所有法ではこのようになります。
だから裏では、いつも管理会社の担当者は冷や冷やして電話しまくっています。

[20: 匿名さん]

議案に反対だが都合が悪くて出席出来ないという場合、
何も出さずにサボる以外、選択肢がない場合が多いんだよ。
管理組合によっては、書面による議決権行使を認めているケースもあるけど、
そういうシステムじゃない場合、委任状というのは自動的に賛成票になっちゃうからね。
都合で欠席せざるを得ない人が反対の場合、やむを得ず何も出さない以外に
意思表示の方法がないんだよ。

[21: 匿名さん]

通常、議決書には「反対」又は「非承認」も選択肢にあると思いますが？？
何もしないのが意思表示っというのは同意しかねます。
ちなみに、私のＭＳでは「総会 出欠票」もついて３種の返送文書があります。