定期総会で委任状は賛成票扱いでOK？

[新米理事長]

定期総会で委任状は賛成票扱いでOKだとおもうのですが、先日同じマンションの知人から
「どこにそんなことかいてあるの？　そんなのみんなわかってるの？」といわれ回答で
きませんでした。
私の見解としては、議案は理事会で承認後、審議議案として総会案内に掲載されるので
この時点で理事長＝賛成となり、代理人が理事長となっている委任状はすべて賛成票
扱いとなると思うのですが。　（議案が反対なら議案として掲載されないから）
この件に関して明確に書かれている文献をご存知の方いらっしゃいませんか。

[107: 匿名さん]

整理します。よろしくお願いします。

議案が２つ
　「議決権行使書」と「委任状」提出（両方とも記名あり）
　　議案１に　賛成と明示
　　議案２は　未記入

解釈A　「議決権行使書」提出とし
　　議案１・・・賛成
　　議案２・・・棄権
解釈B　意思表示ない部分は代理人による
　　議案１・・・賛成
　　議案２・・・委任状
解釈C　「委任状」提出とし
　　議案１，２とも代理人による決定

どれが妥当でしょう？？？

[108: XYZ]

＞そうなの？じゃあ、なんで議決権行使の方がいいって言ってるの？（俺は委任なんてしないから、俺が委任しているような言い方は止めてくれ）＞

コメントを繰り返します。
「＞＞委任って言っても全部委任じゃなくて議決権行使したい議案と委任したい議案もあるだろうし、これは、思いもしませんでした！そうですよね。＞

一般に委任行為は、代理人による議決権行使ですから、委任者と受任者（代理人）間の内部関係の問題ですし、それくらいなら、議決権行使書を選択した方が現実的でしょう。」

区分所有法 第35条　（招集の通知）
（中略）
5.第1項の通知をする場合において、会議の目的たる事項が第17条第1項、第31条第1項、第61条第5項、第62条第1項又は第68条第1項に規定する決議事項であるときは、その議案の要領をも通知しなければならない。」
＞（>>105の内容が微妙に間違っている気もするから、コピペを載せた）＞

どこか間違っていますか？

＞　これは知らんかった。とても驚いた。普通決議だと議案の要領を記載していなくても決議できる事に驚いた。でも、実務上はあり得ない話だよね。＞

ですから、議決権行使書が有効に機能することになるのです。
しかし、議題だけで、議決権行使書や委任状を求める不親切な組合も中にはあります。

[109: XYZ]

＞議案が２つ　　「議決権行使書」と「委任状」提出（両方とも記名あり）
　　議案１に　賛成と明示　　　議案２は　未記入＞

両方共に記入し提出したのは、組合側の総会通知の説明の不備が原因であるので、当人に意図を確認すべきもので、勝手に解釈するのは行き過ぎです。

[110: 近所をよく知る人]

＞一般に委任行為は、代理人による議決権行使ですから、委任者と受任者
＞（代理人）間の内部関係の問題ですし、それくらいなら、議決権行使書
＞を選択した方が現実的でしょう。
おれも繰り返すけど、
>>104委任は、議案書だけで意思決定出来ず、かつ自身は総会に出席が出来ない場合に用います。
具体例としては、質問点があり回答内容によって、可否が異なる場合。他には、他の方の反応や質疑応答の内容を含めて可否判断したい場合などです。

＞どこか間違っていますか？
言葉どおりの違いだよ。意味的には合っているかもしれないから、「微妙に」違っている「気」もすると書いている。

＞両方共に記入し提出したのは、組合側の総会通知の説明の不備が原因
＞であるので、当人に意図を確認すべきもので、勝手に解釈するのは行き過ぎです。
不備があるのは提出された書類の方。どうとでもとれる内容を提出したのが悪い。
上の回答での判断基準は、決して提出された意思を逸脱したものではない。
逸脱していない以上、瑣末な点について確認を行うことは合理性に欠ける。
従って上記の判断基準は、実務上妥当である。
（分かりやすくするのはまた次回の総会でよいと思うが、それらの人々はそもそも真面目に回答する気がない人が多いのも事実）

＞ですから、議決権行使書が有効に機能することになるのです。
＞しかし、議題だけで、議決権行使書や委任状を求める不親切な組合も中にはあります。
そんなトコあるのか.....。......ない..とは言い切れないな..。
おれだったらそこで有効に機能するのは「棄権」か決議無効の提起だと思う。

[111: 元理事長]

＞両方共に記入し提出したのは、組合側の総会通知の説明の不備が原因であるので

まるで開催通知に「出席通知、委任状、議決権行使書のすべてに記入押印せよ」とでも書いているのではないかと言わんばかりですね。
理事の経験があれば、開催通知にちゃんと「出席通知、委任状、議決権行使書のいずれかを記入して」と書いても複数に記入されてしまうことくらい知っているはずなのですが、短絡的に通知の不備だと決めつけるのはなぜでしょうかね？

委任状（代理人は議長）と議決権行使書の両方に記入するのは、単によく判らないから（どっちでもいいから）よきに取り計らってという意思表示の可能性もありますが、議決権行使書で賛成の意思を表示しつつ、議案が一部修正される可能性を考えて、「議案が一部修正される場合には、その修正について議長に一任します」という意味合いで委任状にも記入しているケースもあるようです。
一つでも反対に○を付けている人が委任状も記入していることはありません。

＞当人に意図を確認すべきもので、勝手に解釈するのは行き過ぎです

当人に確認をすることがベストかも知れませんが、いちいちそんなことをするのは合理的、現実的ではありません。よほど疑義あるものでない限り、議決権行使書として扱うことで問題ないでしょう。
問題は賛成・反対の意思表示がない議案ですね。私は棄権として取り扱います。ですから>>107については、解釈Ａですね。ただし、議長以外の代理人を立てている場合には解釈Ｃ（代理人による表決）を優先します。

[112: XYZ]

＞理事の経験があれば、開催通知にちゃんと「出席通知、委任状、議決権行使書のいずれかを記入して」と書いても複数に記入されてしまうことくらい知っているはずなのですが、短絡的に通知の不備だと決めつけるのはなぜでしょうかね？＞

総会通知書に出席、委任、議決権行使書が一般に添付されます。
両方への誤記を防止するために、「いずれかに記入して」とか委任状と議決権行使書とは切り取り線を入れてるが、それでも誤記する場合は、便利さや経費から一枚ものにすることに起因する。
誤記を最小限にするには、委任状と議決権行使書は別用紙にして、そのいずれかを提出させ、会場手配のために必要でない限り出席届は止めることです。理由は、当人の署名捺印の重みを尊重し、その機会を出来るだけ少なくすることにあります。これでも誤記、誤提出の場合も本人の意志確認が必要です。

[113: 匿名さん]

>>112さん
＞会場手配のために必要でない限り出席届は止めることです。
実務上、
出席届は必要だと思います。
なんらかの書類の提出がないと、出席するのか、委任状・議決権〜の提出をサボっているのか（催促する必要がある）、わからないからです。
３枚の紙をつけるのがベターでしょうかね・・・
紙が多いと嫌がられますが・・・

＞これでも誤記、誤提出の場合も本人の意志確認が必要です。
意思確認ができない場合(例：提出してすぐ海外旅行に行っちゃった）は、
意思が確認できないとして「棄権」ですか？
実務上、
少なくとも意思表示はあったとし、より意思表示の明確な議決権行使書を優先する、こういう「解釈」は間違ってますでしょうか。

[114: XYZ]

＞出席届は必要だと思います。なんらかの書類の提出がないと、出席するのか、委任状・議決権〜の提出をサボっているのか（催促する必要がある）、わからないからです。

事前に把握は無いよりは便利な程度で、充足率の実際は開会時のチェックで決まるものです。
誤記、誤提出を最小限にするには、最小の手段にすることです。

＞これでも誤記、誤提出の場合も本人の意志確認が必要です。意思確認ができない場合(例：提出してすぐ海外旅行に行っちゃった）は、意思が確認できないとして「棄権」ですか？　　実務上、少なくとも意思表示はあったとし、より意思表示の明確な議決権行使書を優先する、こういう「解釈」は間違ってますでしょうか。

事前に誤記、誤提出を当然視すること事態、間違っています。
本人以外の者が憶測、推測することは、理事会側、反対側の立場の違いで紛争のもとです。
建替えなど組合を二分する様な議案を想定すれば、議決権行使者の資格と賛否の具体的な意志確認手段が裁判沙汰にまでなっていることでも明白なことでしょう。

[115: 横から失礼します]

>>111　元理事長さん
>>113　匿名さん

横から失礼します。
私はＸＹＺさんのスタンスが『正』と思います。

ご両名の意見は『実務レベルでの意見』です。
対してＸＹＺさんの意見は『法令遵守に基づいた意見』です。

横から見ていて驚いたのは、
◆匿名さんが『委任状と議決権行使書の両提出の異例対応』について、選択肢に『本人への確認』を入れずに問いかけたこと。
（ＸＹＺさんが「本人への確認」の必要性を訴えたにも拘らず）
◆元理事長さんが『本人への確認は非現実的〜議決権行使書として取り扱ってＯＫ』と回答されていること。
です。

確かに、実務レベルでの「理事会の判断」は必要だと思います。
ですが、「理事会の判断」で「どこまでやってよいか？」を相談する前に、「理事会の判断をしなくて済む様な対策」を相談すべきでは？

>意思確認ができない場合(例：提出してすぐ海外旅行に行っちゃった）は、意思が確認できないとして「棄権」ですか？
>実務上、少なくとも意思表示はあったとし、より意思表示の明確な議決権行使書を優先する、こういう「解釈」は間違ってますでしょうか。

↑これが、良い例です。
想定し得る事態に対する「理事会の判断」を相談するのではなく、「理事会の判断をしなくて済む様な対策」を講じるべきです。

例えば、
『委任状・議決権行使書の提出については、添付手続きを確認頂きまして、正確且つ明確な意思表示をお願い致します。もし、委任状・議決権行使書による意思表示等に疑義がある場合には、ご本人に意思表示の再確認させて頂きます。尚、総会前日までにご本人の意思表示の再確認が出来なかった場合には、理事会によりその意思表示の判断を行わせて頂く事としますのでご了承願います。』
等の注意文言を入れる等々。

通りすがりが、失礼しました。

[116: 近所をよく知る人]

＞対してＸＹＺさんの意見は『法令遵守に基づいた意見』です。
それは意見のすり替えじゃないかな。一般人が理解できない物を配布して承認を迫っているのではないんですよ。
法令遵守にもとづけば、まともな行使書を書けない（書かない）人は、行使権を放棄したと同じことです。
一般常識で書けないものを要求しているワケではないですからねぇ。

百歩譲って、いままで意見の出ている書面関連の但し書きを全部書面に書いたと仮定しましょう。
返ってくる答えは「そんなもの読んでない」ですよ。

複数提出についての私の意見は上述の通りですが、本人への確認が必要なくらいなら、それらは全部無効票扱いでもいいです。
そんな事で揉めるくらいなら、事前の合意形成に力を入れます。ギリギリ可決は良い議案とは言えませんから。

＞委任状と議決権行使書とは切り取り線を入れてるが、それでも誤記する場合は、
＞便利さや経費から一枚ものにすることに起因する。
切取線は一般的でないので除外。
一枚の紙になっているのは、区分所有法には書いてありませんが当然の理由があります。
行使書等は、配布された枚数と回収された枚数が重要です。
別々になっていると使用されなかった行使書に他人の名前を書いて提出したらどうなりますか？
このスレ以上の大問題です。

[117: 元理事長]

これまで議決権行使書での反対票は、一度１議案について１票あったのみ（委任状は記入なし）で、それを除いてはすべて賛成票でした。すなわち、議決権行使書と委任状（代理人は議長）の両方に記入があるものは、どちらにしてもすべて賛成であり結果はまったく同じです。出席者も含めいつもほぼ総員が賛成という状況で、賛否が割れたことはなかったので、議決権行使書としようが委任状としようが結果に何ら影響はなく、取扱に悩む必要がなかったというのが実情です。
しかし、もし仮に賛否が拮抗し、ある書面を議決権行使書とするか委任状とするかで議決の可否が違ってくるというような状況だったら難しいですね。

今後はそのようなケースも想定して、書面の注書きに「議決権行使書と委任状のいずれも記入されているものは議決権行使書とします」と入れるようにします。
あるいは議決権行使書と委任状を一緒にして、選択肢を「賛成（趣旨・内容の著しい変更を伴わない修正は可とし、その修正については議長に委任する。）」、「賛成（議案の修正は一切不可とし、議案が修正された場合には棄権とする）」、「反対」、「議長を代理人として議決権行使を委任する」、「○○氏を代理人として議決権行使を委任する」、「棄権」の６つくらい設定し、議案毎に書面議決権行使か委任か棄権を選択出来るという方法も検討してみますかね。
その場合も「複数の選択肢に印があるなど意思表示が不明な議案については無効とします」と書いておけば判断に困ることもないですね。

[118: 近所をよく知る人]

>>117
大きかろうが小さかろうが、上程した議案を変えてはダメですよ。
（全員出席している場なら別でしょうが）上程された議案は、それ以上でもそれ以下でもありません。
悪用される可能性のあるものはできるだけ排除します。

大幅な「変更」はもちろん再度総会を開きます。
細かい「修正」は、意見のみを聴取し、判断は理事会で行います。

[119: 匿名さん]

まずは、「議決権行使書」と「委任状」のどちらを提出したか、
○をつけさせるかしようと思います。

[120: 元理事長]

>>118
＞大きかろうが小さかろうが、上程した議案を変えてはダメですよ。
大きな修正はするべきではないし許されないでしょう。もしその必要が生じたら議決せず流して改めて上程するしかありません。
しかし、議案の本質に影響のない微修正はあり得ます。提案する理事会の発議で変えるのではありませんよ。出席者による修正動議への対応としてあり得るということを前提にしています。
その場合に単に賛否を問う議決権行使書だと修正に関する委任はないですから、僅かではあれ原案と異なる修正案について賛成にカウントするわけにいきません。だから微修正については委任を受けておく必要性があるわけです。

＞細かい「修正」は、意見のみを聴取し、判断は理事会で行います。
意見のみを聴取し、総会では原案で議決し、その後に理事会の判断で修正することもあり得るということですか？
それこそ手続的に問題ですね。細かい修正であれ、総会のその場で修正せず原案で議決したら、もう変更は出来ませんよ。

[121: XYZ]

＞まずは、「議決権行使書」と「委任状」のどちらを提出したか、○をつけさせるかしようと思います。

規約はどうなっていますか。一般には、書面又は代理人による議決権を認めているだけで、代理人の制限と代理権証明書面提出を規定されているほかは、細則に任されています。
それ以外に区分所有法に基づく権利に制約を加えることは許されませんので、ほんの僅かな人数の説明文章を読めない又は読まない人々の為とは云え、議決権行使書と委任状の区別と記入法についての広報活動をすべきでしょう。
大事なことは総会議題への議決権の行使は、総会へ出席して行うか、あるいは出席しないで書面でも出来ることの周知徹底でしょう。
代理人への委任状については一般的な理解力はあっても、議決権行使書についての知識は薄いことに誤記、誤提出の原因がありましょう。

[122: 近所をよく知る人]

>>120
＞だから微修正については委任を受けておく必要性があるわけです。
そのような議案や委任状は見た事がないのですが、後学のためにどのような感じになっているのか教えて下さい。
（私はそのような但し書きがあった場合は、怖くて出席以外の方法はとれせんが....。）

＞意見のみを聴取し、総会では原案で議決し、その後に理事会の判断で修正することもあり得るということですか？
追加での確認点や、実施上の要望などについてです。（「条件」ではない）
議案の内容を変えてしまうものではありません。
（「修正」という言葉が適当でなかったですかね？なんて言うのかな？軌道修正？）

[123: 元理事長]

>>122
詳細は忘れましたが、予算案の一部の費目変更（付け替え）の修正動議（平たく言えば提案）があり、協議の結果、提案に従った整理の方がベターだろうということになったため、修正して採決ということがありました。たいした修正ではありませんでしたが。

[124: 匿名さん]

当スレに関連する新しい問題提起です。
書面「議決権行使書または委任状」の提出の時間的な問題について
（発送時基準なのか到着時基準なのか、というような問題？）

例えば、総会が
　「１０日１３：００時に開会予定」として
　「８日までに提出するよう」召集通知に記載してあったとして。

　１０日１２：５０提出用ポストの中を確認（ポストはカラ）
　１０日１３：００に開会宣言。
　　　　１３：３０閉会。

いろんなケースが考えられますが、例えば
　①提出期限の８日は過ぎたが９日にポスト投函、開会前に受領されたもの
　②閉会後に、ポストに発見されたもの
　　　（１）開会時刻前（１２：５２）にポストに投函したもの
　　　（２）開会時刻後（１３：１５）にポストに投函したもの
　④閉会後に、郵送で届いたもの
　　　（１）８か９日の消印で１０日に到着したもの
　　　（２）１０日の消印で１１日に到着したもの

無効と有効の基準は何でしょうか？
発送なり受取なりを証明するのは発送者なのか受取人なのか？？
例えば「９日１７時までに到着しない場合は無効」などと書いておけるのかどうか？？？
お分かりになる方、教えてください。よろしくお願いします。

[125: ３年目理事]

>>124さん
事務的には期限を設けないと作業が大変ですよね？
うちでも回収期限は明確に大文字で記していますが・・・・
　①回収率が一番の課題であるため延長してでも回収＝有効にしています。
　　回収期限に近づくにつれ、提出を促す個別活動が始まります。
　
　②総会当日でも持ってくる人がいます。
　　受付で回収し、有効票としています。
　
　③逆のパターン（委任状到着してたら当日本人が出席）は本人の挙手を優先。
などです。
提出期限切れで「無効」にするほどの余裕がないです。＜特別決議の決議。

[126: 万年理事]

事務作業の都合上、例えば総会の２日前までに提出するよう求めることはよくあることですが、それに遅れたからといって無効にすることは問題です。「９日１７時までに到着しない場合は無効」などと書くのも問題だと思います。総会における議決権の行使は組合員の権利であり、それが不当に制限されることがあってはならないからです。
処理が間に合う限り有効として総会に反映させるべきです。私は総会直前まで新たな提出がないかどうか確認します。
もちろん、物理的に間に合わなかったものはどうしようもありません。