定期総会で委任状は賛成票扱いでOK？

[新米理事長]

定期総会で委任状は賛成票扱いでOKだとおもうのですが、先日同じマンションの知人から
「どこにそんなことかいてあるの？　そんなのみんなわかってるの？」といわれ回答で
きませんでした。
私の見解としては、議案は理事会で承認後、審議議案として総会案内に掲載されるので
この時点で理事長＝賛成となり、代理人が理事長となっている委任状はすべて賛成票
扱いとなると思うのですが。　（議案が反対なら議案として掲載されないから）
この件に関して明確に書かれている文献をご存知の方いらっしゃいませんか。

[42: 入居済み住民さん]

>40さん
>総会へ上程するか検討材料として今後議論されればよいと思います。
総会では決議だけでなく、議論して検討するという選択肢もあるのですね。

理事会で議案化されなかったら、総会に出席し、直接要望事項について発言して、
皆さんで議論してもらえばいいのですね。

[43: 購入経験者さん]

＞理事会で議案化されなかったら、総会に出席し、直接要望事項について発言して、
皆さんで議論してもらえばいいのですね。

区分所有法（決議事項の制限）
第三十七条 集会においては、第三十五条の規定によりあらかじめ通知した事項についてのみ、決議をすることができる。
２ 前項の規定は、この法律に集会の決議につき特別の定数が定められている事項を除いて、規約で別段の定めをすることを妨げない。
３ 前二項の規定は、前条の規定による集会には適用しない。

[44: 38]

例が、カーブミラー（約6000円〜9000円）はうちのマンションでは、実際に事故が起きそうになった為、理事長判断で設置しましたが、設置する費用はどのくらいか、事故を予見出来るだけの必要性があるか、理事長が反対する具体的理由とは？など不明なので回答出来かねます。

ケースバイケースで早急に設置する必要がある場合で、重大ではなく修繕にもあたらない案件は総会決議必要ないでしょう。

[45: 入居済み住民さん]

>不明なので回答出来かねます。
総会での決議のあり方について議論している時に、
一例として挙げたカーブミラーの価格や必要性について、
誰も回答なんか求めていません。

[46: 入居済み住民さん]

>43さん
>皆さんで議論してもらえばいいのですね。
「決議」ではなく「議論」すればいいといっているのです。
総会で「議論」してはいけないのですか？

[47: 大規模理事]

>>46
>総会で「議論」してはいけないのですか？
総会で議論なんか始めちゃったら、何時間たっても終わりませんよ。
そして次回の総会から誰も来なくなる・・・かも。

[48: ３年目理事]

>>47
＞そして次回の総会から誰も来なくなる・・・かも。
理事のなり手もますます減り、ほんと言葉どおりに「誰も居ない総会」となる・・・かも。

[50: ３年目理事]

>>49さん
興味あるスレにして頂きまして、大変ありがとうございました。
49さんはとっても個性豊かな方とお見受けしましたので、ぜひ今後はコテハン(ハンドル名を固定化）でご参加くださいね？

[52: 大規模理事]

>>49
>そんな風に書くと、○○だけが書き込むスレになってしまいますよ。
これでもまじめに言っているんですよ。総会で議論なんかすべきではない。

>総会が終わってから、２〜３要望を告げて「今後検討して下さい」
>と端的に要望を伝えればよいことだと思います。
総会後でなくても良いと思いますが「理事会で検討してくれ」は
結構なことだと思います。

[53: 元理事25]

そろそろスレ趣旨に戻らせていただきます。

新米理事長さんがスレを立てた内容は、
問題　：定期総会で委任状は賛成票扱いでOKかどうか
考え方：議案は理事会で承認後、議案となるので「理事長＝賛成」、代理人が理事長なら賛成票扱いとなる
指摘　：「どこにそんなことかいてあるの？　そんなのみんなわかってるの？」

「分かっていない人がいるかもしれないので、委任状に注意書きすべき」
ということになりますかね。
合わせて、議決権行使書を用意して個別に賛否表明できるようにするのでしょうか。

新米理事長さんの理事会では
>>26
＞当方の理事会でも議決権行使書採用の話は出たのですが各議案ごとに採決できる
＞メリット以上に理由もなくいたずらに反対される方のために普通決議議案（特に次期
＞予算関連や管理委託の更新など）が可決されず管理運営に支障や空白期間ができる
＞を恐れがあることより見送った経緯があります。

普通決議案が否決されちゃうほどたくさんの「いたずら票」が集まるとも思えませんが、
そんなにアナーキーな住民が多いんですか。大変ですね。
かと言って新米理事長さんのところのようなやり方だと、
「恣意的に反対しにくくしている」ように受け取られかねませんよね。
そうでなくても理事会は「議題を提出する」という大きな権限があるのですし。
やはり議決権行使書を用意する方が無難だと思います。

＞ようは解釈次第ってことですね。

「解釈次第」ということにならないようにすべき、ということだと思いますよ。
なにしろ総会で可決承認されてから、
何年も経った後で訴訟沙汰にする人もいらっしゃるようですし。

[54: 新米理事長]

スレ趣旨に戻していただくとともに丁寧なご意見ありがとうございます。

＞「分かっていない人がいるかもしれないので、委任状に注意書きすべき」
＞ということになりますかね

なるほど確かにそうですね、気をつけます。

＞普通決議案が否決されちゃうほどたくさんの「いたずら票」が集まるとも思えませんが、
＞そんなにアナーキーな住民が多いんですか。大変ですね。

これはちょっと事情があるのですが、もうすこし当マンションの事情を説明すると
毎回、総会成立のための過半数の委任状＆出席票を集めるのもひと苦労な事情のため、
わずかのいたずら票で予算などの普通決議事項が否決されると管理運営に支障がでると
考えたからです。
ただし、「恣意的に反対しにくくしている」しているつもりはありません。
普段から「理事会には管理人に預けていただければ理事でなくても文書で意見を出す
ことができます。　また事前の届けがあれば理事会に出席して意見を伺うことも可能です。」
と広報しており、このシステムにて事前に反対意見も伺うことができますし、必要であれば
議決権行使書の提案もできるとかんがえています。
議決権行使書の提案は理事からは出たこともありましたが理事以外の住民からはありませんで
した。　今後住民から要望があれば検討していく用意はあります。
理事会も最低月一回必ず開催し、開催予定、議事録も広報しています。

理事会としては「これだけのシステム用意しているのにもかかわらず総会にも出席せず
議決権行使書で理由も伝えずただ反対というのはどうなのか、また委任状でも
代理人によって反対の意思を表明できる」と考えたので採用を見送ったのです。

＞「解釈次第」ということにならないようにすべき、ということだと思いますよ。

これについてはすみません、「解釈次第」というのはちょっと不適切でした。
おっしゃるとおり、ならないようにすべきだとおもいます。

[55: 元理事25]

>>54
なるほど。

＞総会成立のための過半数の委任状＆出席票を集めるのもひと苦労な事情

どこかのスレで、議決権行使書を配るようになったら提出率が上がったというケースがありましたね。
いたずらに否決という人よりも、
個別に反対したい議案があるから提出しない(できない)という人が多いのでは？

＞議決権行使書の提案は理事からは出たこともありましたが理事以外の住民からはありませんで
＞した。　今後住民から要望があれば検討していく用意はあります。

委任状の提出さえも少ないということは、住民の多くの管理業務に対する意識が低いのでしょうか。
そのような状況だと、「理事会への提案」というアクションを起こすこともないのでしょうね。
理事会はいろいろと周知案内に努めているようですが、
理事会活動のアピールより、住民の管理意識を高めることを目指すほうが良さそうに思います。

住民の皆さんに当事者意識を持ってもらうには、月並みですが住民アンケートを実施するとか、
総会に絡めて食事会のようなイベントを開催するところもあるようです。
駐車場の足りないＭＳで総会に出席しないと抽選に参加できないということろもあるそうで。
住民アンケートの設問は簡単なものでもいいので、
その他に意見を書けるようにしておくと些細なことでも書けるので意識向上に資すると思います。
（それはそれで本当にどうでもいいことがわんさか書かれてきますが）

＞理事会としては「これだけのシステム用意しているのにもかかわらず総会にも出席せず
＞議決権行使書で理由も伝えずただ反対というのはどうなのか、また委任状でも
＞代理人によって反対の意思を表明できる」と考えたので採用を見送ったのです。

現実的に考えると、あらかじめ「あの人は否決に投じる」と分かっているケースって少ないと思います。
日ごろから多くの住民の関心を集めるような重大な議案で、
住民同士が事前に話し合いを持っているようなことならあるのでしょうが。

というわけで、
やはり「委任状＋議決権行使書」という様式が無難だと思うんですけどねぇ。

[56: ３年目理事]

定期総会などでは、ジャンルの異なる議案が多数出たりしませんか？
委任状だと、通常は議長か理事長に一任になってしまいます。＜本当は出席する代理人の指名ですが。
委任状だけだと、議案①には賛成だけど、議案②には反対っという人は意思表示に困るのでは？
なので、私は委任状と議決権行使書は必須だと思います。

どちらにしても現状の区分所有等に関する法律では、「数多く意思表明を回収することが必須」なわけで、管理費滞納督促(笑)なみの回収促進策が必要だと思います。
もちろん事前の議案配布時に「関心を集めること」「理事会が考える必要性を説明すること」にも大きく影響うけるので重要だと思います。

[57: 元理事役員]

先日定期総会があったんですが、管理会社が事業計画案をたてて
いながら、予算案に予算を組み込むのを忘れていました。
350,000円→0円にて計上。
総会にて「予算を350,000円にて修正してください」という説明を
受けましたが、ある住人が「総会にて予算変更されると委任状の
効果はなくなるでしょ。これでは予算案を承認できませんよ」と
いう意見が出ました。
これはおっしゃるとおりに議案は承認されないのでしょうか？
ちなみに委任状数を組み込まなければ、もちろんのように過半数
には到達しておりません。

[58: 大規模理事]

>>57
>管理会社が事業計画案をたてていながら、予算案に予算を組み込むのを忘れていました。
>総会にて「予算を350,000円にて修正してください」という説明を受けましたが、ある住人が「総会にて予算変更されると委任状の効果はなくなるでしょ。これでは予算案を承認できませんよ」という意見が出ました。
もう定期総会は終わってしまったんですよね。あなたのＭＳの対処が興味あります。どのように対処したのでしょうか？
またかなりの責任は管理会社にあるようにも思えますが、管理会社の対応方法はどうだったのでしょうか？
私の個人的意見としては‘ある住人’の意見がごもっともだと思います。しかし誰が考えても明らかなミスならば黙認すべきだとも考えます。
どこにでもありそうなことですので、私も一番住民側が納得できる対処方法が聞きたいです。

[59: ３年目理事]

何のための「委任」でしょうか？
賛成・反対の可否だけであれば、議決行使書だけですみます。
総会で出た意見なども考慮して、当日条件付決議になる場合もあります。
それらのある程度の議案修正（補正）を含めて、賛否を「委任」するのだと思います。

事業計画案が承認され、その費用として妥当な金額なら予算案に入れるのが当然（合理的・現実的）だと思います。

もちろん、全く事前に案内されていない新規の議案や、議案の内容を大幅に変更するようなものは、委任状があったとしても決議すべきではないと思います。

[60: 経験者]

修正案に対しては

　　　委任状……ひきつづき有効
　　　議決権行使書……棄権（欠席）扱い

[61: 元理事役員（№57）]

早々ご意見ありがとうございます。
まぁ、委任状のみしかなかったので、この場合は予算が追加修正
されても問題ないという解釈でよかったのですかね。
管理会社は、単純な計上ミスとして担当が平謝りしてました。
まぁ去年は同科目で予算を計上していながら、必要性がないという
ことで実績が無い状況でしたので、繰越金という考え方で充分では
ないかというのが住民の意見？でした。
計画案もなければ、予算案は承認不可となっていたわけですね。
納得いたしました。

[62: 大規模理事]

>>59 = ３年目理事さん
>何のための「委任」でしょうか？
>賛成・反対の可否だけであれば、議決行使書だけですみます。
>総会で出た意見なども考慮して、当日条件付決議になる場合もあります。
>それらのある程度の議案修正（補正）を含めて、賛否を「委任」するのだと思います。
ちょっと理解しがたいのです。この場合『ある程度』の定義が出来ていないので、議案修正が出来ないのではないでしょうか？
例えば「『理事への報酬を１０万円/月・人とする（本年度限り）』を議案に入れ損ねてしまいましたので議案を変更いたします。」をいきなり総会で言っても委任状だけで出席者の半数を超えていれば問題ないですか？

明確に線引きが出来ていないものを簡単に認めることは非常に危険だと思います。

[63: 元理事役員]

>>62さん

59さんはこうおっしゃてますよね。
>もちろん、全く事前に案内されていない新規の議案や、議案の内容を大幅>に変更するようなものは、委任状があったとしても決議すべきではないと>思います。

であればその理事への報酬を10万円〜〜〜は新規の議案であると思われます。それに相当するものなので59さんのおっしゃってることは危険な思案ではないでしょう。
今回の事業計画案であり、組み込む予算35万円が妥当かどうか判断に足るものであれば追加修正も可能と私は解釈しました。
どう考えても（あくまで例として挙げられたのでしょうが）理事報酬が月10万円なんて妥当なわけが無いので、委任状数がとか云々でなく、常識的に却下すべき事案ではないかと思います。そこが「ある程度」という常識の範疇で考えるという意味合いではないのですかね。

失礼致しました。