管理規約・総会議事録閲覧申請のやり方について

[atuhime]

理事長が執行したある特定の管理費の支出（管理規約で定めた使い道以外の支出）について、理事長に、その整合性について釈明を求めたいとき、次のように規約条文或いは総会議事録を特定して閲覧の申請を行うことは可能でしょうか？

＊閲覧申請文書
理事長が執行した○月○日のＸＸの支払いについて、その整合性を証明できる総会議事録
又は、
理事長が執行した○月○日のＸＸの支払いについて、その整合性を証明できる管理規約条文

[2: 元理事]

閲覧申請？？？？にする意図はわかりません。
何か支出内容に不信があるなら、普通に「質問状」として理事会又は監事か会計理事あてに提出しては？
その中で、支出の正当性の説明も求めれば良いでしょう。

全ての支出明細が総会承認をとるものではないと思います。
例えば、事務用品費としてどの文房具を買うか？は総会ではわからないでしょうし、組合運営費などの用途も「常識的な範囲」という曖昧なものでしょう。
無論、規約などに支出の詳細に関する規定の記述は無いと思いますよ。

私のマンションでは、規約は無論、総会議事録は議案書とは別に全員に配布されます。

[3: 匿名さん]

>全ての支出明細が総会承認をとるものではないと思います。
>例えば、事務用品費としてどの文房具を買うか？は総会ではわからないでしょうし、
>組合運営費などの用途も「常識的な範囲」という曖昧なものでしょう。
そういったものは、定期総会時に次期予算案として、勘定科目ごとの予算枠で一括承認を受けているはずですよ。

[4: 匿名さん]

タイトルの総会議事録閲覧申請は、規約にある通りに限られます。一般には、特定の総会議事録の書面申請による閲覧に限られます。支払云々の質問、書類については、年一回の総会の報告時に限られ、その他の機会に理事長が答える義務はありません。区分所有法を読んでご覧なさい。

[5: 匿名さん]

管理規約で定めた使い道以外の支出というのは使途不明金のことですか？
月１回の収支報告書には支出と内訳が記載されていますが、それ以外となると大問題ですよ。
共同の利益に反する行為として理事長に使途不明金追求の必要性があります。

[6: 匿名さん]

同じ考えを持つ区分所有者数名と連名で、理事会に質問状を出してみてはどうですか？
区分所有者一人だと、理事会が個別回答する必要がないと思って、無視をすると思うので、
必ずできるだけ多くの方と連名で質問してください。
そうすれば、理事会は質問に対して回答しないといけない状況となるはずです。
もし、それでも、無視をしたのなら、定期総会の場で、なぜ質問状に回答しなかったのかを
追求して下さい。

[7: 匿名さん]

＞もし、それでも、無視をしたのなら、定期総会の場で、なぜ質問状に回答しなかったのかを追求して下さい。

私が理事長でしたら、「回答の義務がないからしませんでした。」で終わりです。

[8: 匿名さん]

>>07
「規約外の使途」と疑われる支出について、総会で承認を受けた内容かどうかの質問なのですから、そういった「義務はない」式の紋切型の対応では説明責任を果たしているとは言えないですね。説明責任を果たす必要性の根拠は区分所有法にはない、とか言い出しそうですが。

[9: 匿名さん]

＞そういった「義務はない」式の紋切型の対応では説明責任を果たしているとは言えないですね。

説明責任は区分法に規定されています。但し、年一回で、これは必ず総会を招集して行なうことになっています。
一般には、管理組合には監事が選任されていますので、話題の事は監事の仕事であって、一区分所有者が云々する権利はないのです。２０％以上の賛同者がいる臨時総会の建議なら別ですが、少人数のヤジにかかわる義務はないと言うことです。

[10: 匿名さん]

>>09
＞少人数のヤジにかかわる義務はないと言うことです。

ここでは「規約外の処理」についてです。一般論を皆さんおっしゃってるのではありませんし、説明責任を「総会」に限定するような意味で言ってるのでももちろんありません。それに一般論というなら理事長の咎も想定するべきで、「ヤジ」といったバイアス丸出しの表現はするべきではないでしょう。
照会があったとき、無視するのでなく監事へ進達してくれ、臨時総会で申立ててくれ、と言うのも理事会運営を仕切る理事長の説明責任の果たし方です。

[11: 匿名さん]

＞照会があったとき、

表現が変わって来ましたね。
追求といきり立っていたのではなかったのではないでしょうか？
しかし、管理者の委任行為は少数の人の為ではなく、議題決議は書面でも出来るが、年一回の集会報告は省略できない大切な基本事項であることを認識すべきです。
総会で選任し、１、２年間委任したのにもかかわらず、監事の仕事を無視するかの行為を二三の集団で画策する行為には何のかかわり合いを持つ義務はないことは、区分所有法、一般の管理規約を読めば分かることです。

[12: 匿名さん]

>>11
私は>>8、>>10です。追求などと言った覚えはありません。質問、照会と言っています。

＞総会で選任し、１、２年間委任したのにもかかわらず、監事の仕事を無視するかの行為を二三の集団で画策する行為には何のかかわり合いを持つ義務はない

監事の仕事が規定されていることと、任意の区分所有者が理事会を規約に従い傍聴したり、理事会に質問する権利があることとは矛盾しません。これらの権利がない根拠をご教示ください。
総会に拘ってられますが、総会は年間の決算・管理事務が適正であったことの確認と翌年の予算・事務の内容を議決し確認する場です。本来的に議論する場ではなく、それに則さない処理が年度中に判明すれば、リアルタイムで理事会傍聴、理事への任意の質問、監事への監査依頼等をして、次回の総会において最終的に適正処理を確認できるよう進めるのが適切な組合運営です。

何か勘違いされてるようですが、役員を選任し委任することは白紙委任することではありません。
国政の場合、制度的には選挙という方法で意見を反映することになりますが、それでもパブコメや国政ヒアリング担当部署も増え、「質問に答える義務はない」等と却下する時代ではとうにありません。まして、規模によっては直接参加も可能な管理組合で、形式論理（それさえ綻んでますが）を振り回すメリットがある、と言っても説得力はありません。

[13: 匿名さん]

＞総会は年間の決算・管理事務が適正であったことの確認と翌年の予算・事務の内容を議決し確認する場です。本来的に議論する場ではなく、それに則さない処理が年度中に判明すれば、リアルタイムで理事会傍聴、理事への任意の質問、監事への監査依頼等をして、次回の総会において最終的に適正処理を確認できるよう進めるのが適切な組合運営です。

リアルタイムでの介入を希望するなら、役員不信任の行為ですから２０％の賛同者を集めて、或は訴えによって役員の改選を行なうべきです。先にも云いましたが、任期を決めて選任し委任されたのですから、一部の人の質問への応答義務のないことは当然で、貴方のマンションの管理規約に従うべきです。選任の総会で年間業務計画とこれえの予算を決議しておき乍ら、勝手に白紙委任ては居ないとの主張は全く正しくはありません。

[14: 匿名さん]

>>13
＞リアルタイムでの介入を希望するなら、役員不信任の行為ですから２０％の賛同者を集めて、或は訴えによって役員の改選を行なうべきです。

よく話を理解してください。不信任等の話以前に、情報公開と確認（質問）をする話です。監事が当然ながら処理する話ですが、完璧な組合ばかりでなし、監事に依頼するに当り、情報がガセなのか監事に依頼するに値するのか、委任者として区分所有者が照会する権利はあります。

＞先にも云いましたが、任期を決めて選任し委任されたのですから、一部の人の質問への応答義務のないことは当然で、

なぜ「当然」なのでしょうか。答えになっていません。
何度も言いますが、総会での決議事項以外の処理をしているのでは、ということについてですから、善管義務を果たしていないと疑われる事態なわけで、一部だろうが半数であろうが、質問する権利こそが当然です。

＞選任の総会で年間業務計画とこれえの予算を決議しておき乍ら、勝手に白紙委任ては居ないとの主張は全く正しくはありません。

上記のとおり、決議事項と規約意規定事項について委任しているのであり、それ以外のことまで委任していないのですから、白紙委任でないのが当たり前です。

なお、管理組合の悩みのひとつに区分所有者の無関心・非協力ということがあります。どのような組織であれ、オンブズ機能こそが適正運営に必要なのであって、監事職がともすれば形骸化の懸念がある中で、監事を支援する住民の存在は貴重なのです。
「一部の人の質問への応答義務のないことは当然」などと対戦姿勢むき出しではもったいない話です。
余程管理運営に神業的な自信をお持ちか、その全く逆で監視を病的に恐れる理事会なら、そういう強硬姿勢もあるでしょう。

[15: 匿名さん]

>>14
なかなか理解出来ない様ですね。
区分所有者の一部から民法６４５条（委任者の要求あるときは何時にても）に基づき文書の閲覧、報告を求めた事案につき、「管理者は個々の区分所有者の受任者ではなく、区分所有者の団体から（規約または決議により）委託を受けたものであるから、特別な事情のない限り、管理者の事務処理状況の報告を求めて招集された集会（３４条３項）において報告すれば足りるものと解される。」東京地裁判決平４．５．２２判時１４４８号１３７頁より。

[16: 匿名さん]

>>15
議論の意味を理解できないようですね。「対応義務はない」ことの法的根拠を争っているのではありませんが。

貴方の引用がどんな事例か探す暇はありませんが、引用に即して言えば、管理者の、管理組合から規約または決議による受任事項に背任するか否かの重大な事項については、組合の利益の保護と混乱回避の観点から速やかに情報開示を求めることは「特別な事情」に該当すると解せられる（妥当である）、といえば足りることです。

法の根拠は無論大前提ですが、それを実際に、適正で円滑な運営のためどう活用するかで机上の議論か否かということになるのです。
法で集会での説明義務が担保されている以上、臨時総会招集に向けての、規約に則った速やかな情報開示を否定する理由はありません。

実際には、その過程で開示を求める側の誤解が解けることもあろうし、理事会の過失処理の場合は、速やかに善処することで臨時総会開催の労力の回避も可能だろうし、会計を〆てから監査や総会で今更どうしようもない指摘を受けるといった混乱も未然に防げるでしょう。このメリットが大きいために、プラスアルファの対応をすることが有効であり、「義務はない」と言い張るのは適法だが妥当ではないだろう、と言っているにすぎません

[17: 匿名さん]

＞「義務はない」と言い張るのは適法だが妥当ではないだろう、と言っているにすぎません

遂に、日本語が破綻しましたね。「適法だが妥当ではない」との新語は無理です。

[18: 匿名さん]

>>17
＞遂に、日本語が破綻しましたね。「適法だが妥当ではない」との新語は無理です。

「日本語が破綻」としか理解できないのは単なる貴方の限界です。
適法の上で、更にどう＋αを付加するかで我々は組合運営に苦労しているのですが、これが分からないのですから議論の意味はありません。もうこれくらいにしましょう。

[19: いつか買いたいさん]

また、民法の方が荒らしているようなので、相手をしないで、落ち着くことをお勧めします。

[20: 匿名さん]

>>18
適法＝妥当
貴方のは、願望に過ぎません。願望は自由ですが押しつけはいけませんよ。

[21: 住まいに詳しい人]

>>20
適法−必要条件にすぎない
妥当−必要十分にできるだけ近いこと

適法＝必要十分と考える方は、法令・規約解釈面のみで貢献してください。
管理運営面で口を挟むと恥をかくだけです。

[22: いつか買いたいさん]

>>21さん
問題のある方を説得しようとしても、逆に喰い付いてきちゃうだけですから、冷静に！
他の多くのROMな方にも迷惑ですから。

[23: 住まいに詳しい人]

>>22さん
了解しました。大変失礼しました。

[24: 匿名さん]

＞適法−必要条件にすぎない
＞妥当−必要十分にできるだけ近いこと
逆でしょうよ。
適法＝必要かつ十分条件
妥当＝適法にできるだけ近いこと
が正当にな日本語です。

[25: 匿名さん]

また×yzが騒いでるのか

[26: 匿名さん]

誰それさんに限らず、間違いは正して行きましょうよ。

[27: 匿名さん]

私の住んでいるマンションでは、総会議事録も理事会議事録も、一般の区分所有者には配布されません。
今期総会の決算報告の中に、理事長が寄付したはずの寄付が、嘘である事をｔ憤慨しています。

[28: 匿名さん]

これまで、１０年間理事長と理事会の顔ぶれが同じです。
長い間、理事長と一部の理事の不正、キックバック等の噂が絶えません。
工事記録や、借入についての総会の議案は、誰に言えば
見せていただけますか？
因みに、総会及び理事会の議事録は１０年間配布されていません・・・

[29: 匿名]

>>28
理事長。
但し規約上、すぐに見せて貰えない場合もあるかも。
その場合は改竄を覚悟しましょう。

[30: 匿名]

総会議事録がどこに保管してあるかは、あなたのマンションの「見やすい場所」に掲示してあるはずです。
そして、その開示責任は理事長にあります。
この2つについては、法律上、しなかった時の罰則規定もあるくらいですから、理論上は絶対に可能です。

ただ、おそらくは「ない」のでしょうね。

無いものを読ませろと言って、理事長が改竄したものを出してくるとつまらないですね。
できれば、拒絶させたいものです。
拒否してくれれば、とりあえず追い落とすことができますからね。

細かいことは、追い落としてから調べた方が楽です。

[31: 匿名]

理事会議事録については、おたくの規約を読んでみて下さい。
標準管理規約では、理事会議事録も総会議事録の規定を準用するとあります。

けれど、この点は規約次第なので、一番論では何とも言えないです。

[32: 匿名さん]

総会と理事会の議事録は掲示のみ　せめて規約に総会の議事録位は配布を設定した方が良い。私かマンションでは規約に総会の議事録と理事会の議事録の保管場所の掲示と総会の議事録の掲示は規約に設定しているが、25年間1度もまもられていない。閲覧請求しているが何年たっても回答すらありません。幸い金銭のトラブルの噂がありませんので放置しております。600戸のマンションです。

[33: Na.28]

早速に回答をいただき、有難うございました。
改ざんできるのですね・・・！
それなら、役員改選の臨時総会を要求した方が
確実ですね。
その後、帳票類も見れば良いのですね。
皆さんの適格な教えに感謝します。
お陰で、頭を冷やす事ができました。
賛同者10/140で少ないですが、じっくり取り組んでみます。

[34: 匿名]

マンションの方向性を変えようと思ったら充分な根回しを。

[35: 匿名さん]

３３さん　賛同者１０/１４０で根回しをコツコツしていけば十分賛同者が集まります。頑張って下さい。

[36: 匿名さん]

＞理事長が執行したある特定の管理費の支出（管理規約で定めた使い道以外の支出）について、理事長に、その整合性について釈明を求めたいとき、

それは通常総会で理事長が答えれば十分です。
区分法４３条をご覧あれ。

[37: 匿名さん]

答えればでなく、報告しなければならない。でしょ。

[38: 匿名]

そもそも、皆さんのマンションでは議事録や工事関係の書類の保管はどうされていますか？
当マンションは集会室にキャビネットがあり、そこに保管してますが欠落している年度がかなりあります。

[39: 匿名さん]

管理組合の帳票類は永久保存が原則。守られていない組合がほとんどであると推測します。管理体制の不確実に起因すろと推測します。お互いに考えましょう。組合管理の歴史が後世に残せない。由々しき問題提起。

[40: 匿名]

>>39
他所の推測は結構です。お宅様のマンションの実状を教えて下さい。

[41: 匿名さん]

>33さん
臨時総会の招集は少なくてもできますが、普通決議で決議するには
最終的には過半数の賛成者が必要ですよ。
せっかく臨時総会が開催できても否決されたら何にもなりませんからね。

[42: 匿名さん]

>答えればでなく、報告しなければならない。でしょ。

その通りです。
個々の組合員の申請に基づく回答する義務はないと言うことです。

[43: 匿名さん]

＞管理組合の帳票類は永久保存が原則

会計書類及びこれに関連する書類名と保存期間
永久保存
1 総会及び理事会議事録(予算・決算資料を含む。)
2 管理規約改正関連資料
3 業務委託・工事契約書、駐車場契約書その他の契約書
4 訴訟関連資料
5 その他、理事会において必要と認められた書類

10年保存
1 現金出納帳
2 預金出納帳
3 管理費等台帳(未収納金関連資料を含む。)
4 備品台帳
5 会計伝票綴及びこれと符合した領収書等証拠書類 6 保険証券
7 その他、理事会において必要と認められた書類

[44: 匿名さん]

４３さん　具体的に有難うございます。

[45: 匿名]

またここでも同じ話になっちゃいますし本題から逸れますが、答える義務がない=答えなくても違法ではない、であって

=答えなくても上手く行く=十分である

ということではないですからね。