管理組合が名前だけ～どうしたらいい？

[新米理事]

新しく今度理事になったんですが、管理組合とは名ばかりで管理会社に丸投げしてたら何でもやってくれると勘違いしてるマンションの改善に、アドバイスをお願いします

[1: 匿名さん]

管理会社はどちらですか？何でもおまかせの…。

[2: 新米理事]

Ｔ急コミュニティーです。

[3: 匿名さん]

>>2
同じですよ…。理事は１年の輪番制ですが、やってもらえるというようなレールの敷きかたが上手いのか？
理事でも、何も考えてない、時間がない、面倒くさいなど管理会社がやってくれることに「意思決定」のみだと楽そうですよね？
最近ですが、「おまかせ」が多かったみたいで工事にしても必要だったか？相見積りは十分だったか？工事の質は？など住人同士で話しています。
住人の意見も管理会社経由で理事会に渡っているかもわかりません。
以前の理事さんから聞いた話では一人で何枚も意見を書いた組合員がいたけど、担当者が議事録に載せなかったと聞きました。
真剣にマンションのことを考えて作成した意見も、その存在すら当時の理事以外には知られず、意見も無かったような感じです。
どんな内容か知りたいです。

[4: 匿名さん]

他のスレの投稿読みました。
うちは10年はまだいってませんがここ最近いろいろとわかりました。
総会出席率はもっと低いですし、最近本当にマナーの悪い人が目立ちます。
中古での入居などもあるのでしょうが酷すぎます。
管理人さんも「ここの方はマナーが悪いですね」と言っていました！
子供の悪戯やマナー違反を見つけたら、すぐ注意してもらいたいです。もちろん自分でも注意しますが、返事だけして止めない子、注意したら「バーカ！」と言い返されたり親の躾がなっていないのですが、管理人にも注意してもらえれば、複数の大人に言われて少しは理解するかなとか、管理人がいつも巡回して知っているのだから言ってくれれば、住人同士で直に言い合うのが軽減されるんじゃないかと思うんだけど…。
管理会社の話はどこか別の場所でじっくりしてみたいですね。事実でもストレートに書いたらヤバいでしょうから。

カモマンション住人より

[5: 新米理事]

私のマンションも１年輪番制です。でも総会の時は、次の当番が出席しなくて役員が決まりません。当然引き継ぎはまったくありません。
今まで、総会にいったら自分だけなんて事がほとんどです！今度もそうでしたから、２ヶ月程役員が決まりませんでした。
決まったら決まったでまったく活動せず任期が終わり、また次の当番にと変わり、先送りしてどうしようもなくなったら当たった理事会が処理するって感じです。
理事会も年に数回です。築年数が１０年以上なのにこの有り様です！

[6: 匿名さん]

総会に輪番の理事候補が来ないなんてあるのですか？
うちは総会の出席率がスレ主さんのところより低いけど、引き継げなかったとは聞いたことないから、そこはまだ大丈夫なんだと思います。
理事の方が新理事候補者に総会に出席するように事前に知らせるとか、管理会社が説明するとかないんでしょうか？
管理会社としては引き継げないほうがいいのかな？

理事会活動に無関心になったら、工事も管理会社オンリーで相見積りが無しか適当で高くつきませんか？
管理会社に高い工事を頼むために修繕積立金をガンガン値上げするのでしょうか？
大規模修繕はそろそろですか？

[7: 新米理事]

私のマンションは案外最初から大きなトラブルが少なくて、もしくは皆さん我慢してなにも言わなかったかで、ぬるま湯の中に浸かってるような感じでした。
今まで、あまり文句や意見が出ないので総会でもすぐに終わってしまいました。２年程前から大規模補修やら何やらで、長くなりましたが、相変わらず出席率は最悪です！

[8: 新米理事]

６：匿名さんへ

ほとんどが出ないので、出席率がいい理事会の時に誰か一人でも残ろうか？って話もあったそうですが
結局議事録にも載らず総会の資料にも載らずでした。今回も前期でいらないと決まった物が、理事会に上がったり業者が変わると決まった事が蒸し返されたりとめちゃくちゃでした。

[9: 新米理事]

大規模補修は一部始まってます。管理費も当然ながら上がりました。出席率のいい理事会の時には三件程見積りを出してもらったんですが、他はお任せのようです。
せっかくその時に改善されても、次には自動消滅してたんですね。次の時には消え失せてるから

[10: 匿名さん]

>>8
うちのほうが数年若いマンションのようですが、たどる道は同じような気がします。
大規模修繕はまだですか？10年以上でしたら、塗装くらいは経験済みですよね？相見積りは何社か覚えていますか？

[11: 匿名さん]

>>9
大規模は管理会社と他の業者どちらですか？

[12: 新米理事]

確か三社だったと思いますが？工事は他社になりました。
たまたま活動率がいい当番だったので

[13: 匿名さん]

Ｔ急コミュニティだったらまかせておいて大丈夫。
Ｎハウだったらあぶないけど。

[14: 匿名さん]

>>13
大丈夫って、どう良いのか教えて東急さん？

[15: 匿名さん]

何も問題なければそのままの方が良いよ。

[16: 新米理事]

》１３

そうなんですか？入居者すら把握出来ない状態で大規模補修を任せても大丈夫ですか？

[17: 匿名さん]

問題なくてスレ立てして質問するか!?

[18: 匿名さん]

>>13>>15
釣り？

[19: 新米理事]

釣りってどんな意味ですか？

[20: 新米理事]

４：カモマンション住人さん

せっかく投稿してくださったのに遅くてスミマセン。おっしゃる通り住人同士もうちょっと話し合いをするべきですね。本音で話をする場があればいいですね！
実は今回が投稿デビューだったもので・・・切羽つまって投稿しました

[21: 匿名さん]

Ｔ急コミュニティーのことはネットで検索かければいっぱい出てきますよ。
釣りって言葉も自分なりに解釈できるようになると思います。

[22: 元３年理事]

新米理事さんが考える問題とは理事を含む組合員の意識の問題ですよね？
それは非常に難しい課題といえます。
あんまり頑張り過ぎると他の理事に煙たがられるかもしれませんが、
①理事会から組合員への広報を増やして関心を持たせる。
②理事になった人には初心者理事向けの読本を配布する。（たぶん管理会社が持ってます）
③理事の役職ごとに最低限の職務を明文化する。例)月一回は××する。とか。
ぐらいですかね。
短期で改善するのは難しいと思います。
そしてヤル気のある理事=スレ主がいれば、他の方へも刺激になりますよ。

[23: 新米理事]

２２：元３年理事さま

貴重なご意見ありがとうございます。私もその事は心配してましたが、このまま放置してたら自分たちに必ず跳ね返って来ると思い活動しようと決心しました。
たった１８件の小さなマンションですが尚更何かあった時は大きなトラブルになります。あまり人と接するのが苦手な方ですが、前理事長さんや普段少しお話する程度の方からも情報を収集したりしてましたが、あまりに何もかもがまるで新築マンションみたいに機能してません。
とにかく一つ一つ任期の間に活動しようと思ってます。

[24: 新米理事]

２１：匿名さんへ

頑張ってネットで勉強してみます。他のスレも拝見して参考にしてますが、まだまだ勉強不足でスミマセン。
これからも、アドバイスお願いします。

[25: 新人フロント]

スレ主さん

こんばんわ。総会に次期理事が集まらないのはちょっと問題かと思います。

ファミリータイプのマンションですよね。18件で築10年ならば、全ての住人が顔見知りになっていてもおかしくありません。理事会は3,4人でしょうか。

居住者名簿は本来管理組合が保管すべきものです。管理会社に保管を委託しているにすぎません。最近は「個人情報が…」などと言って出し渋る管理会社がありますが、「では高住協に確認する」と言ってみて下さい。入手できるはずです。

本来理事会にはマンション管理を変える力があります。是非納得できる状態になるようチャレンジして下さい！

[26: 匿名さん]

新米理事様のマンションは管理会社の企業姿勢が問題なのか、組合員の意識のみ欠落しているのか、どうなんでしょ？

[27: 新米理事]

新人フロントさん

こんばんは。ファミリータイプですが、誰が住んでいるかもわからない所があるし、顔も見たことがない人もいますよ。私だけかなと思ったら他の方もそうだったみたいです。
理事会は四人なので、総会に一人しか当番が来てなかったら役員が決まらず、二人だったら「来ない人が悪い」と二人で決めてしまいます。
最初の頃からほぼこの状態ですので、理事会も最低の二人で決めてしまう事が多いですね。他の当番の方も同じだと聞きました。理事会に一人だったと。
なるべく理事長経験者の方とかに話を聞いたり、今は情報収集に頑張ってます。
管理組合専用のポストも作りました。どれだけ反応があるかはわかりませんが・・・やって見る価値はあるかな？と思いました。
名簿はおっしゃる通り「個人情報が～」で出し渋りがありましたが、名前と賃貸か位ならと言われました。一度アドバイスのように要求してみます。


匿名さん

多分理事会は他人任せで何でもやってくれると甘えて、自分達で考えて判断しなければならない事まで管理会社に任せて終わり。管理会社は何にも文句言わないし、ここは適当でいいやと後回しになっているのかも？
昔担当のフロントさんから「ここはいいですね～ややこしくなくて」と言われたけど、管理会社にとってだったのかも知れませんね。マナーも結構いいほうだったので
今は総会や議事録を何度も繰り返し読んで消えた議題や放置されている議題がないか、もっと調べています。議事録もまともに揃ってませんでしたが・・・

[28: 匿名]

スレ主さん

理事長以下理事３名、監事１名ですよね？

議事録は管理会社が書いてる場合、肝心なことが載っていないかもしれませんね。

議事録はチェックしないと素案の段階で素通りしてしまうので気をつけなければいけません。

本当は、理事長が書かなければいけないんですけどね。

[29: 匿名さん]

うちのマンションの管理組合も同じような状態です。
管理会社のフロントがマンションの竣工以来、同じ人です。
その人が精力的に動いてくれるので、それに全面的に乗っかってるようです。
精力的に稼がれて、いいようにカモられてるんじゃないか？それがとても心配です。

[30: 新米理事]

２８：匿名さん

その通りの構成ですね。私たちのマンションの方かと思うくらい。大体一通り目を通したら、あの時の話は？と思われる所が結構出て来ました。私に配布された物がほとんど残してあったのでそれと照合してみました。ほぼ総会には出席しているので総会の資料にチェックや書き込みがある所など合わせてみました。
管理会社が議事録を作成して、理事会はハンコを押すだけの形なので・・・管理委託契約書にも議事録の素案を作成すると書いてあったので
前回の時はまさか変わっているとは思わず、理事会の時に気が付き担当者に指摘はしました。もうそろそろ一週間たちますが、素案がまだ届いてません。届いたらじっくり目を通してハンコを押すつもりです。

２９：匿名さん

私の所よりましですよ。担当はここ数年でコロコロ代わるし、理事会が年に二回程ってことは、あまり精力的に動いてないって事でしょうし。
担当者は他のスレを見ても、いい方だと思いますが？工事の時はお任せだと高くついてるでしょうね。私のマンションの場合、値段交渉をしたら下がった物もありましたが排水管の洗浄はずっと同じ値段みたいです。一戸あたり４０００円が高いのかもわかりませんが。

[31: 匿名さん]

うちの担当者も見るからに真面目でしたけど、やってましたからねぇ。
会社名出てないところで書きたいですよ。
でも、会社名出てないとどこかわからないし無駄だろうな…。

[32: 新米理事]

３１：匿名さん

イニシャルだけでも伺えませんか？

[33: 新人フロント]

>>新米理事さん

お返事ありがとうございます。

名簿は是非入手して下さい。外部オーナーがいる場合、名簿がなければ管理会社変更の臨時総会を開きたくても、議案書が送付できません。ちなみに「なぜ名簿がほしいのですか？」と聞かれても「本来は管理組合で保管しなければいけないと聞いたので」と言っておけばOKです。

それと築10年が過ぎているということで、大規模修繕に向けての修繕積立金残高が心配です。長期修繕計画は見直されてますか？5年に1回の見直しが標準なので、比較的新しいものがあるはずです。

残高がいつの時点で枯渇し、どれ位の値上げを考えているのか、管理会社としての見解を確認しておいた方がいいと思います。

[34: 匿名さん]

イニシャル？
管理会社は同じですよ。
やったことの内容が書けないと…。

[35: 新米理事]

３３：新人フロントさん

たまたま私がまだ築浅の時に気が付き積立金を上げて、数年前にも改定したので、積立金はそれなりに有ります。積立金が上がる時にアンケートを取ったのですが、意外にも沢山上がる案が多くスムーズにはこびました。ちなみに最初はたった１０００円でした！
前回管理会社に聞いたところ大丈夫ですと返事が来ました。があくまでも最低限の補修なので、あれもこれもと言われれば別だと思いますが？
長期修繕計画がしっかり出来ているか？もまだそこまで手が回らないのでわからない状態です。

３４：匿名さん

同じですか～今からやってたことを洗い出します。

[36: 中堅フロント]

>>居住者名簿は本来管理組合が保管すべきものです。
一概にそうとは言えないです。まずは『居住者名簿』の宛先を確認した方が良いですね。
管理会社宛の書類ならば、例え管理組合から要請があっても引き渡すことはできません。個人情報保護法というより、適性化法の守秘義務との兼ね合いです。
今時、管理会社宛の『居住者名簿』なら、個人情報の取り扱いについて裏書があります。

じゃあ、管理組合はどうすれば良いのか。答えは簡単です。管理組合宛の『組合員名簿』を作るのです。
東急さんなら、規約は標準規約をベースに作成しているはずです。規約に「管理組合は組合員名簿を作成し、保管しなければならない。」という条文があるはずです。

ちなみに当社は、『居住者名簿』とは別に、管理組合宛の『組合員名簿』があり、理事長様にお渡ししています。

[37: 住まいに詳しい人]

こんにちは。

タイトルの「管理組合(理事会)が名前だけ〜」より前に「管理会社が名前だけ〜」の弊害を解決する方が先ですし、重要になると思います。(経験論です。)

そもそも論で恐縮ですが、管理組合の理事会って意思決定機関ですよね？
管理会社は業務委託契約に基いて管理業務の執行について委託を受けているのですから、管理会社は理事会が意思決定するために必要な管理業務を業務委託契約の内容にそって取り組む必要があります。
つまり、理事会は管理会社からの業務報告に基づいて意思決定せざるを得ないということが管理会社に十分に理解されているのかどうかが重要です。

でも管理会社によって実際に行われているレベルは上記の域に至らない(契約内容を正しく履行していない)、もっともっと原始的なレベルです。
例えば、個別住戸から「水道の水が変だ」と管理会社は問い合わせを受けたとします。その問い合わせ内容は管理会社から施行会社に伝えられ、その対応判断は施行会社になります。そして管理会社は施行会社の回答の通り(内容を理解せず)理事会に報告します。理事会は管理会社からの報告に基づいて意思決定します。
個別対応と全体対応の分かれ目、対応内容の妥当性判断など、間違った意思決定につながるのです。

管理会社は業務を委任ではなく委託されているのですから管理組合(理事会)の立場で執行する必要があります。
こうした積み重ねの結果、輪番制でも理事会の能力に影響を受けにくい合理的な運営が実現できるようになります。

管理会社の業務執行が勘違いされていないかどうか確認されることを第一にオススメします。

[38: 中堅フロント]

総会に上程しても否決されるかもしれませんが、「役員任期を２年、半数改選」にするとか、「理事長は翌年に監事として留任」するとか、規約を改正してはどうでしょうか。
関心を上げることはできないかもしれませんが、引継はスムーズにできるようになると思います。
書籍などで、「役員任期を２年にすると管理会社が嫌がる」と書いてありますが、そんなことは全くありません。むしろ歓迎です。
私が担当してる物件では随時、規約の変更を提案しています。

また、関心を上げるためにイベントを開催してはどうでしょうか。

[39: 住まいに詳しい人]

長々書いてしまいましたが、管理会社が管理業務委託内容を一時受け程度にしかとらえていない(理解できていない)場合があるということです。(信じられないかもしれませんが！)

これは売主会社や施行会社にとって都合が良く、管理組合がカモられる原因になり、長期的には大きな損害を出す原因になります。

竣工後に監視カメラの増設や何やら管理会社は提案します。
これはどこのマンションに対しても行う営業プログラムの場合もあります。

理事会は意思決定が仕事です。管理会社の報告や提案を真に受けず、馴れ合わないようにした方が良いです。
それはなぜですか？と全てに聞いてみて下さい。イケテない担当や管理会社は早期にリプレースをかけた方がいいと思います。

[40: 匿名さん]

ご自分達の意志や努力を二の次にして、他人、取り分け管理会社を悪者にする考えから脱却しない限り進歩はない。

[41: 匿名さん]

いろいろテクニカルなことをするよりも基本的な事柄を整理したほうが良いかも納得です。管理会社で差はありますでしょうか？おそえていただけませんか？

[42: 新米理事]

３６：中堅フロントさん

管理規約には理事長が保管と書いてありましたが、管理委託契約書にも名簿管理業務の中に
ａ 組合員の届出に基づき、区分所有者及び入居者の名簿を作成し整備する。
ｂ 区分所有者の変更、第三者の使用等の届出書類を受付し、保管する。
となってます。保管するとは書いてないですね。

議事録すら管理組合がまともに持ってないのに名簿までそろってないですよね！「議事録と管理規約は管理会社が保管してます」とエトランスに法律に基づき表示はしてますが、議事録すらまともになかったら引き継ぎ無し、活動無しの輪番制管理組合なんて機能するはずがないですね。
なのに管理会社すら賃貸部分の把握が出来てなかった、なんてどうしようもない！規約をたてに理事にならないくせに規約書いてある第三者の使用の届出はまったく出さないなんて、ありなんでしょうか？

[43: 住まいに詳しい人]

意外に反響があるものですね。

>>40さん
厳密には異なりますが、ざっくりと、株主（管理組合員）、取締役会（理事会）、執行部（管理会社）、協力会社（施行会社以下）と表現すればご理解いただけますでしょうか。

取締役会が執行部の仕事をすることは望ましくないのです。
これをコーポーレート・ガバナンスといいます。（株式会社の場合です。）
第一にすることは会社法の改正ではないということはご理解いただけると思います。
第一にすることは、役割と責任を見直して組織的に合意をすることです。
これで、ほとんどできないことはないはずです。

「いろいろテクニカルなことをするよりも基本的な事柄を整理したほうが良い」
そう理解して頂けますと書いた甲斐を感じます。
せっかくですが、個別各社については控えたいと思います。お手数でも事例別にご確認頂けたらと思います。

単純に丸投げを批判の対象にして制度を見直すと、いろいろと歪みが生じます。ご留意ください。
（仕事が増えます。難しくなります。管理会社をリプレース欠けづらくなります。）

[44: 匿名さん]

37さん
理事会は意志決定機関ではなく、執行機関です。
意志決定機関は管理組合の総会です。

[45: 新米理事]

３７・３９：住まいに詳しい人さん
こんにちは。まったく同感です。
意志決定機関と言うよりハンコついてたら何でもちゃんとやってくれる一年ポッキリの面倒な当番って考えかもしれません。
管理会社の業務執行を勘違いしている。私自身もですが！
ついでにあまり必要でない物も奨められましたが、キッパリ理事会で断りました。

３８：中堅フロントさん
自分なりにその案は考えてました。過去の理事会メンバーからも、そんな話があったと聞きました。引き継ぎはスムーズになるし、まずは今までの活動状況が把握しやすいと思います。二年となるとかなり嫌がる人が出てくるでしょうが、議題にあげる価値があると考えてます。
イベントの件ですが、今のやらなければいけない事さえしない人が多い状況では却下されるでしょう。高齢者が多いし、基本的には当番だから仕方なく理事会活動をしている人のほうが多いでしょうから・・・私自身たまたま当番だからで自分からではなかったので。

４０：匿名さん
もちろん管理会社だけが悪者ではありません。理事会や住人側もしっかり活動して、担当者にきちんと意志表示をして理事会を機能させる努力をしていきますし、担当者にはお願いもしてます。

４１：匿名さん
はい、まずは、理事会保管の整理整頓。理事が代わっても分かりやすくファイルして、まずは見やすくしています。

[46: 新米理事]

４３：住まいに詳しい人さん
そうですね。「過ぎたるは及ばざる如し」管理会社と理事会が上手く連携がとれないと、お互いがしんどくなりますよね。

[47: 住まいに詳しい人]

>>44さん
44さんは間違いではありませんが、今回の場合は適当ではありません。（悪気はありません。）
（こうした読み違いが理事会と管理会社の間で起きる諸問題の根源にあり、そのために申し上げようと書きました。）

本スレッドは、理事会と管理会社の間の問題（関係）だと理解しています。
この２者間では理事会は意思決定機関になります。（管理規約内業務の執行機能を管理会社に委託しているからです。）
管理規約外業務、管理規約の改正などですが、これは管理組合員による総会により意思決定を行います。（参考：株主総会）

役割間では「意思決定」と「執行」の関係が存在します。
総会で「意思決定」された管理規約に基づき理事会が「執行」する。・・・前者
理事会の「意思決定」に基づき、管理会社が「執行」する。・・・後者

実際のマンション管理運営では教科書で明記されていない後者に関する問題が多いのです。
更に、管理会社の中の役割間でも「意思決定」と「執行」の関係が存在しますが、明確ではないケースが多いです。

>>新米理事さん
新米理事さんが理事長になれば上手くいくのではないでしょうか。
強いリーダーシップを感じますので、管理業務の内容について「サービス品質保証契約」を検討されてはいかがでしょうか。
骨は折れますが！
http://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/57709/res/51

[48: 住まいに詳しい人]

>理事会の「意思決定」に基づき、管理会社が「執行」する。・・・後者
>
>実際のマンション管理運営では教科書で明記されていない後者に関する問題が多いのです。
>更に、管理会社の中の役割間でも「意思決定」と「執行」の関係が存在しますが、明確ではないケースが多いです。
これらを解決するために取り組むのが「サービス品質保証契約」の検討です。
ペナルティ項目をなしにしてはじめると受け入れてもらいやすいと思います。
管理組合員と管理会社の相互理解のため、対象業務は図を多用したほうが良いです。

[49: 新米理事]

４７・４８：住まいに詳しい人さん
はい、実は理事のなかで理事長になってます。おすすめ頂いたサービス品質保証契約の件も詳しい資料を作成して理事会に提案したいと思います。まだまだ、わからないことが多々出て来ると思われますがその時は、アドバイスよろしくお願い致します。

[50: サラリーマンさん]

住まいに詳しい人さんの文章まったく理解できません