総会における想定問答

[マンション住民さん]

当方のマンションでは、そろそろマンション総会が予定されています。
小生、理事長として初めて総会に立ちますが、そこで質問されるであろう想定問答集を作成中です。
もし皆様方に「こんな質問があった」とか、これにはこういう回答が有効、とかのお知恵があれば、
拝借したいと存じます。

[21: 元理事長]

>>18

基本的には質問に対する回答はしません。（「周知の事実」については応えても良いでしょうが）

議長は議事を進行する役割です。
という事はは当然、議論が白熱した時や煮詰まったときには、適切な対応を行わなくてはなりません。
議長自身が、白熱した議論の一方の当事者になってしまうと、議事が進行できない、あるいは、議長が勝手に打ち切ったという展開になり、収集がつかなくなって荒れるのです。

意見と意見がぶつかった場合は、相手との言い合いになりがちですが、議長はこれを「場に向けて」の発言に方向付けして下さい。

裁判官のような気持ちで、双方から意見を引き出してあげて下さい。
荒れる総会というのは、理事が知らんぷりして議長まかせにするから荒れるのですよ。

なんかちょっと回答がズレちゃいましたかね。
白熱する内容かどうかは、第１声の質問から聞き取るのは、非常に難しいです。
できるだけ、最初から議長以外が回答して下さい。

[22: 匿名]

管理会社に任せなさい。
クレーマー潰しの方法を伝授しますよ
総会は認証だけできればいいのです。
短時間にパッパと終わらせますよ。

[23: 元理事長]

管理会社に任せろという意見が頻出してますが、
クレーマーをねじ伏せる体質（総会）にしてしまう事は
結局は、管理会社の言いなり体質になるという事と同じだと思います。

今日の役員は、明日の組合員なんですから。

[24: 元理事長]

総会は、役員対組合員の対立の場ではありませんし、
ときには役員対管理会社という対立も有り得るでしょう。

せっかく集団で管理会社と話し合える場でもあるのですから、
おんぶに抱っこにならずに、対等に話し合える土壌作りを行ってはいかがでしょうか。

[25: 匿名さん]

クレーマー対策？
管理会社に不利なことを質問されると管理会社にしてみればすべてクレーマーだろ。
理事会がしっかりしていない（管理会社任せ）と管理会社(フロント）の都合にあわせて
総会上程議案案が作成されますよ。

[26: 匿名さん]

管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。
その後、区分所有者だけで忌憚のない意見交換ができるように、誠実に総会運営を心がける理事長になれ。
出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する。
想定問題集を作らねばならない状況になった管理組合とは、そもそも不自然である。
区分所有者に説明できないことがあるから、そうなるのでしょう。
どの規約にも、『理事長は組合員のため、誠実にその任務を遂行するものとする。』(役員の誠実義務等）は、
全て、ここから始まり、最後まで全うすべきだと思います。

[27: 匿名さん]

管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。
その後、区分所有者だけで忌憚のない意見交換ができるように、誠実に総会運営を心がける理事長になれ。
出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する。
想定問題集を作らねばならない状況になった管理組合とは、そもそも不自然である。
区分所有者に説明できないことがあるから、そうなるのでしょう。
どの規約にも、『理事長は組合員のため、誠実にその任務を遂行するものとする。』(役員の誠実義務等）は、
全て、ここから始まり、最後まで全うすべきだと思います。

[28: 匿名さん]

>管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。

業務委託契約に基づいて、管理会社には適切に総会が行われた事を確認するとともに議事録にまとめて公開して貰わないといけなんですが...。
業務委託契約は、理事会で勝手に変更できないし。

>出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する
それは総会の前に済ませて下さい。
いくら時間があっても足りません。

[29: 匿名さん]

>>28
管理会社への委託契約に「総会が適切に開かれたことを確認する」業務なんて、普通ないよ。強いて言うなら、それは管理組合監事の仕事。
管理会社は、総会が適切だったと保証なんてしないよ。

[30: 匿名さん]

２８は管理会社の人間だろう。
そんな規約なんか無い。　もしあれば、国交省に訴えればいいよ。委託契約を総会で破棄せよ。

[31: 匿名さん]

今年は通常総会の前に管理会社が重要事項の説明をすることが義務づけられたので、それに対する対応も
考えておかなければならないですよ。
管理会社まかせだけでなく、組合としての考えをいわなければならないことが出てきますので。
長期修繕作成業務は今までは基幹事務だったが、別個の契約とすると管理会社は説明するでしょうから、
その時の経費をどうするかというのが問題になると思います。
今までと同じ内容なら経費はかからないのが妥当だが、経費がいるというんであれば、委託費の値下げを
どう判断するかでしょう。
この問題は必ずおこるでしょうから勉強されてた方がいいと思いますよ。
どさくさに紛れて便乗値上げを許すわけにはいかないでしょうから。

[32: 匿名さん]

>>29-30
まず最初に、私は管理会社の人間ではありません。

そして↓こちらをググッて下さい。
マンション標準管理委託契約書
２ 基幹事務以外の事務管理業務
(2) 総会支援業務
一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成

「悪さをするかも知れない」のは管理会社だけでなく理事会でもある。
お互いをけん制する為に役割を分散させているんです。

この掲示板にも「理事会の私物化」に関するスレッドもいくつかあります。
片側だけを強くする発言は、不正の温床です。

[33: 匿名さん]

>>32
ですから、「総会が適切に開かれたことを確認する」というのはどれに該当するのですか。ないでしょう。議事録を確認署名するのは、通常、総会参加者から議長が指名する者ですよ。
管理会社が理事会を監視するということをおっしゃってるわけですが、それを具体に示す国の指針なり通達なり法令根拠はありますか。

[34: 匿名さん]

総会が適切に開催されてなかったら
総会議事録案を作成する必要はないですから

[35: 匿名]

管理会社に任せなさい
自主管理と違い総会はスムーズに進行終了します

[36: 匿名さん]

　そのとうり！！　　３３　３４
只３２さんは管理会社のひとではないと言う事はわかりました。　真面目にお考えですね。
　私は　＜ＮＯ．２７＞　と　＜ＮＯ．３０＞　のレス者です。
『総会前に意見を集めて、検討して議案にする。』スレ主さんが余り時間がないとの事ですから、こう書きました。

本来総会と言う場は組合員の自由な意見を出してもらい、住みやすい環境をみんなで作りましょうね。
日頃から意見を集める工夫をし、全ての意見を議案に上げればいいのではと思います。

[37: 匿名さん]

>>32
管理会社に役割を分担して牽制させている効果はありません。支援業務はするので、理事会の補佐はしますが。
牽制のために置かれている役職は監事です。
別に総会が適切に開かれているかどうかは管理会社は関係ないので、管理会社は議事録を作成しますよ。
その議事録の作成義務は本来議長である理事長のにありますので、素案として作成し、議事録とするかどうかを決めるのは理事長です。

[38: 匿名さん]

スレ主さんがこのまま総会に突入すれば、どんな事態になるでしょうか？。
①理想的なマンションになる。

②従来のままの継続。

③スレ主さんの評価が下がる。

④その他

[39: スレ主]

皆様、いろいろと教えて頂きありがとうございます。

当方は昨年建設されたマンションのため、昨年開かれた役員承認のための臨時総会に除き、本総会は第１回目となります。
臨時総会は入居後一ヶ月でこちらが何もわからない集団であったため、質疑応答はほとんど管理会社がすることとなりました。
そのため、理事としての自覚がないとさんざん批判された経験があります。

今回の総会の議事としては、会計報告予算案や資産運用、規約変更、管理委託契約等、オーソドックスな議題なので、それぞれの理事が議題説明をし、極力理事が質疑に応える予定にはしています。もちろん補足に管理会社は陪席してもらいますが。

特にお金に絡む議題や管理委託に関して、管理会社にいいようにやられている、と組合員に誤解されないためにも、理事で乗り切りたいと考えております。そこで本スレッドを立ち上げさせていただいたわけです。

引き続き、ご教示いただければ幸いです。

[40: 元理事長]

そういう事情でしたら、必ずやっておくべき事として
「次期役員立候補の募集」を上げます。

これで、手厳しい質問を浴びせる方の行動は２つに分かれます。立候補するか・しないかですね。

立候補したら、その人の姿勢は本物ですし、次回は自分がやれば済む事です事ですから、質問はおのずと柔らかくなります。
「頂いた意見を踏まえて、次期役員の方よろしくお願いします」で締るでしょう。

立候補がなく、かつ辛辣な言葉が出るようであれば、
「じゃあどうして役員にならなかったのですか？」
突き放すなら「自分で立候補したらどうですか」

といった感じが想定問答となりますかね。

ちなみに、うちで同様の募集を行ったところ、毎回辛辣な意見を上げる方は、顔すら出さなくなりました。本人が言うには「理事会は見切った」そうですが。

[41: 名無し理事さん]

議案書と一緒にアンケートすればいいと思いますよ。
その場で突然出てきた質問に、同じ住人の理事が即答できる訳もなく。

[42: 匿名さん]

>>39
一年目だったら共用部分の点検の結果と実施状況。
デベによっては、２年目にかかるケースもあるが。

植裁なんかはアフターの期間が短いのと、住民には結構目立つ項目。

一度理事が承認の印鑑ついて、後から問題が発覚すると、遡って責任問題がでるよ。

[43: 匿名さん]

>立候補がなく、かつ辛辣な言葉が出るようであれば、
>「じゃあどうして役員にならなかったのですか？」
>突き放すなら「自分で立候補したらどうですか」

そういう逆ギレみたいな言い方はやめたほうがいいと思うな。
理事長としての評価を落としかねない。

[44: 元理事長]

>>43
「出さなくても済む」なら止めた方がいいでしょうね

[45: 匿名さん]

第一回目の総会なら、今から、何でも出来ますよ。
先ず、想定問題集など、必要ありません。　組合員の意見を全て取り上げることで円満に、運べるのです。
　貴方の見識が問われている、事態になっていることを自覚することが何よりも大事な事だと思います。
この先おそらく何年もお住まいになられることになるでしょうから、プライドをもてる日々を確保して欲しいです。
　今の役員さんが、ベストか？どうかは注意深く、観察しなければなりません。
想定問題集を持ちかけてきた人は管理会社と通じていますよ。隠し事を暗に押し付ける人らも要注意です。
彼らを放置すると先々ガン細胞となるでしょう。油断すると総会をひっくり返されるよ。
管理会社が大手建設会社の１００％資本の、子会社であれば信用しても良いでしょう。　
そうでないなら初回理事長次第で、マンションの運命が決まるでしょうね。
私の友人が管理会社の元社員で、彼から聞いた情報です。　参考にして頂けたらとの思いです。

①先ず良い人たちが多くいる、彼らを中心に管理組合を運営できれば安心ですから、彼らに見捨てられないよう、
　にする事が一番大切なことです。　彼らは繊細で人との摩擦を嫌がるので、ダメな総会には出席しませんから
　ダメなマンションになります。　隠し事の無い、自由に意見が言える公明正大な管理組合を作るのは貴方です。
　　
②今回の議案が出されていたが、皆さんよく知らないのだから決めない事です。
　　「国土交通省推奨の管理規約に沿って組合運営を行います。よって今回は勉強不足もあり、全員で納得できる
　まで何も決めません。　　　　『住民だけの総会として、日程のとうり行います。』
　なるべくなら、それまでにご意見、ご要望など多数お寄せください。
　　　それらをまとめて、近いうちに臨時総会を開催します。」と早急に全員に知らせればいいがね。

全てが『金』に絡んでくる。規約、些細な決め事、全てにです。ですから、安易に決めてはダメなのです。　
　　　オーソドックスな議案と言われるが、『規約の変更』、『管理委託契約』など大事件ですよ。
　あやしい、怪しい　大変なことになりますよ。又レスして！

[46: ４５の匿名さんの続き]

（イ）まず、クレーマーに会い意見を、臨時総会の議案にするのでまとめて下さいとお願いする。
　　　区分所有者を一人も排除しませんよ。どんな意見でも議案にしてもいいですよ。
　　　　これで貴方の味方がたくさん出来るはずです。　　貴方は中立の立場を貫いてください。
　　　管理会社、その仲間らの反発もあるが、意見を書面で出して貰う。　（多分書面は出ないでしょう。）
　　　双方の意見を書面にして、全戸に配布して、全員で考えてもらいましょう。
　　　　議案に対しての質問や賛否両論を又全員に知らせる。
（ロ）　　　良くあることですが、変な議案が決まるなど、採決には不正が行われることがあります。
　　　　採決は国政、自治体選挙を真似ると良い。
　　　議決権行使書の提出者の名前は、議事録で発表すれば不正は防止できるでしょう。
　　　仲間がたくさんいるので全部協力してもらえるでしょうから、楽しくプレッシャーも無いでしょう。

　　　これの繰り返しです。

[47: 匿名さん]

理事会未経験者が混ざるとスレの質が落ちる

[48: 匿名さん]

何か悪いことをしているの？

[49: 匿名さん]

管理会社に丸投げしてるだけです。それで総会が揉めずに終わるのだからいいでしょう

[50: 匿名さん]

>>45-46で、みんなやる気を失くしたっていうのが想定問答になるのか？

[51: 匿名]

明日朝から理事会では初めての総会です。
管理会社に全て任せています。
想定されるクレーマーはフロントから部屋番号と指名の提示がありました
応対はフロントに任せる手筈です。感情的にならないように気をつけるだけです。

[52: 匿名さん]

クレーマーと言われている人たちは、ﾏﾝｼｮﾝの事、本当に大切にお考えだと思います。

[53: 匿名さん]

「迷い」や「引け目」を感じてる理事長では、どんなに準備しても信頼得られず突っ込まれるのがオチだと思う。
後ろめたいことは片づけて総会臨まないとね。＜せめて説明だけでも先にしておけば．．．．

[54: ビギナーさん]

何だかんだ言っても、総会終われば唯の組合員だから、総会の結果を気にするのは変だねー。
引続き理事長をやりたい人は結果次第で反対されたら困るけどなー。

[55: 匿名さん]

>>51
クレーマーと烙印を押すからには、クレームの内容を聞いてからにしましょう

ところで、総会お疲れ様でした。
管理会社の言うクレーマーは、本当にクレーマーでしたか？

[56: 匿名さん]

＞＞５１は管理会社でしょう。　

[57: 匿名さん]

そうだったら、もっと感情的にならないとダメだな

[58: 匿名さん]

>クレーマーと言われている人たちは、ﾏﾝｼｮﾝの事、本当に大切にお考えだと思います。

その通りです。彼らを避けるのではなく説得努力と議長の裁量が求められます。
理事長が管理会社の陰に隠れるなどの行為は彼らの思うつぼで、火に油を注ぐ事になります。

[59: 匿名さん]

担当変わったばかりのフロント「総会で質問する人なんているんですか？」

[60: 匿名さん]

>彼らを避けるのではなく説得努力と議長の裁量が...
総会の場で説得しようとするのが、そもそもの間違いです

認められないと思ったら、×に投票するだけのこと。
それを説得して阻止しようとするのは間違い

[61: 匿名]

>51さん
総会、どうでしたか？

[62: レス主]

いよいよ、あさってが本番の総会です。
他の理事共々、準備は整ってきました。
管理会社にはできるだけ補足という形で参加してもらい、理事主導でがんばりたいと思います。
終了しましたら、報告させていただきます。

[63: どっかの理事長]

自身を持って総会に挑む事でしょう

クレーム（意見）をいう方は、どう説明しても同じです。
食いつこうと考え総会にやってくるからなんです。

総会の雰囲気なんて考えてくれません。

議長は、冷静に！中立である事　理事長個人の意見じゃなく理事会としての意見を代表して総会議案として読み上げてるんだという気持ちですね

感情に流されない事

私も例年総会では、感情的になってしまいますが・・。（笑い）


理事の援護もお願いするとか
議事録としてＩＣレコーダー（ムービー）に残す（効果ありと思います）

理事会が暴走している訳じゃなければ問題ないでしょう
自身をもって頑張り下さい。

[64: 匿名さん]

>理事の援護もお願いするとか 議事録としてＩＣレコーダー（ムービー）に残す（効果ありと思います）

何に脅えているのですか　今時株主総会でもおとなしいのに。
それとも何か指摘される様な悪事を働いているのですか。

[65: 匿名]

何も言わずホイホイ言いなりになるぐらいならゴネた方が全然いい

その場では何も言わず（言えず）、後からケチだけつけてくるのが一番みっともない。
言う事は言って、後は決定に従う。

[66: 元理事長]

個人的な意見ですが、
私の時は、ＩＣレコーダやビデオの類を撮ろうなんて考えてもいませんでした。
逆に、クレーマーが持ち出した時を想定して
「他の方へ威圧感を与えるので直ちに停止して下さい」と言おうと思ってました。
対立する者がお互にビデオを撮りあう総会なんて誰も出席したくないでしょう？

>>65さんがおっしゃっているような方、総会でも理事会でもたまにいますね。
そういう事が起きないように議長は、
「『他に』意見や質問はありませんか」と要所要所できちんと問いかける事が大切でしょうね。

初めての議長、緊張しますね！
「議長は中立」を心がけてがんばって下さい
余談ですが、総会が終わった後のビールは格別ですね
もちろん自腹で（笑）

[67: 匿名さん]

うちは、打ち合わせ通り

クレーマーが喋りだしたら
『言ってる意味がわからない、貴重な時間の無駄だ後で文書にして全戸に配れ』
と書記に言わせて黙らせたぞ

総会は認証するばであり意見を言わせる場じゃない

[68: 匿名]

意見の一つも言わせない総会なんてそもそも人を集めてやる意味すらないだろ（笑）

それこそ、こう決まったから。って文章にして全戸に配ればいい話し

[69: 匿名さん]

総会で意見を言う人は、理事会を敵に回すような発言をしてはいけないよ。
どちらかというと管理会社を叩く方が受けがよい。
（管理会社が素晴らしい仕事をしている組合ではできませんけど。）

理事に落ち度があった場合でも、｢理事会は何をやっているんだ！」とは言わない。
間違いは指摘するが、「理事の方々も慣れない管理業務は大変だと思いますが…」と気遣い、
「素人の理事さんたちを正しい方向に導くのがプロである管理会社の仕事ではないのか？」
と管理会社へ振る。

意見が言いたければ、理事会との間に波風立てないような言い方をすることです。

[70: 匿名さん]

クレーマーと言われている人達を、なぜ恐れているのか、避けるのか？男がそれでは恥ずかしいぞ。
理事長とは、組合員の意見に耳を傾けて、最善の解決の道を探る義務があるのですがね。

管理会社からの、謝礼金欲しさにマンション住人を裏切る人が多いけど、バレて無いと思ったら大間違い！！
裏切られた人は一生忘れることは無いよ。　　嘘や変な話には皆さん敏感だよな。