総会における想定問答

[マンション住民さん]

当方のマンションでは、そろそろマンション総会が予定されています。
小生、理事長として初めて総会に立ちますが、そこで質問されるであろう想定問答集を作成中です。
もし皆様方に「こんな質問があった」とか、これにはこういう回答が有効、とかのお知恵があれば、
拝借したいと存じます。

[1: 匿名さん]

日常的な運営に対しての要望や質問などは、総会前の通常期間に受付しておくべき。
組合総会は、組合員全員参加で議論する会議ではありません。
事前に配布された議案書の決議を行う場です。
議案に関する意見質問も事前に回収し、事前にまとめて返答しておくのが理想。

で、総会の議案は作ったの？

[2: 匿名]

全て管理会社が準備してくれたよ。
理事会は管理会社の司会誘導に便乗するだけでいい
組合員の質問も、司会が選んでやってくれる。
クレーマーは時間切れで口封じ。
打ち合わせにないことは全て管理会社が答弁してくれる

注意事項は、打ち合わせにないことは答えない

[3: 匿名さん]

02はスレ主？
新築竣工後１回目の総会なら管理会社主導でも仕方ないけど、
管理会社の準備した総会資料や議案をしっかり理事会で精査したほうがいいでしょうね？
特段の新規議案はないでしょうが、来年予算案について不明瞭な点は説明を求めて、それも総会資料に中に含めるべきでしょう。
理事会側の理事ごとの当日の役割なども準備すべきですし、議決権行使書などを含めて有効数を確保しないと総会自体が流れるかもしれませんよ。

[4: 匿名さん]

今回から管理会社は重要事項の説明をしなければならなくなりました。
その中で問題になるのが、長期修繕計画案です。これについては、今までは基幹事務として案を作成して
組合に提出しなければなりませんでした。
今回の説明でこれについては、別個の契約とするとなる筈です。
しかし、管理会社とその案の契約をすれば別経費となり、実質的な値上げとなります。そこをどうするかでしょう。

同じ管理会社の問題としては、今回から財産の分別管理の法改正がありました。それの説明があると思います。
しかし、イ）方式ですと、保管口座に管理費・使用料・修繕積立金が混在することになり、チェックが難しくなります。元々この新法は管理会社の不正防止のためにつくられたのですが、保管口座を会計区分ごとにやるのがのぞましいと国交省もいってますが、会計区分ごとにしろとは限定してません。
しかし、ややこしいからといってドンブリ勘定にすれば、リスクの回避や会計処理が不明確になります。
その解決策としては、例えば保管口座を管理費と修繕積立金口座の２つを設けるとかの対策が必要です。

対策を立てないと、例えば普通預金口座にしても管理費・使用料・修繕積立金が包含されてますので分かりませんし、貸借対照表も不明瞭になります。

[5: 匿名]

理事会は、管理会社に全て任せている。

[6: マンション住民さん]

スレ主です。
皆様、御指南ありがとうございます。
議案書は管理組合の担当者に協力してもらい、作成しました。

このような問答集を考えざるを得なくなった背景として、当方のマンションに集団行動をとるSNSの方々からの様々な要望が山積しているからです。
彼らの要望は管理費を下げろとか、マナーの向上のために理事会がもっと動けとか、小さな問題から大きな問題まで文書やデータにして持参してきた経緯があります。
理事会としては、すべてに回答するだけの根拠と時間がありませんでしたので、総会が荒れるのではないかと危惧しているわけです。
他にもクレーマーもどきの主婦もおりますので、総会にどんな質問が飛び出すか不安です。

そこで、過去に「こんな質問があった」など、心構えなどをご教示いただきたく、このようなスレッドを立てさせていただいたわけです。

よろしくお願いいたします。

[7: 匿名さん]

質疑ではありませんが、クレーマー対策などの参考に。
http://www.mansion.mlcgi.com/p2_2.htm

[8: 匿名さん]

>>6
総会は決議する場であって討議する場ではありません。
緊急動議とか出た場合は、この場で決議する訳にはいきませんので、次回の理事会での
検討課題とさせていただきますといって打ち切ることも大事です。

[9: 匿名さん]

>>06
様々な要望が山積してしまいましたか...クレーマーはともかく小さな問題から大きな問題まで、どのくらいを理事会で協議し、理事長であるスレ主はどう考えているのでしょうか？
総会が理事長としての任期終了なら、次の理事会へ引き継ぎべき課題リストとして総会で追加配布されては？
もしまだ来季も理事長やるなら自らのためにもそれは必要でしょう。
荒れるか？ってことですが組合員が積極的に問題提起し、それが正当なものであるのに「山積み」な状態にしたままなら、それ以外の想定問答集を作成しても荒れるんじゃないですか？

[10: 匿名さん]

管理会社を大京アステージに変更すれば、クレーマーオーナー問題は解決します。

[11: 匿名]

去年の理事長にきいたらどう？総会荒らしは毎年同じことを繰り返すから

[12: 元理事長]

総会にクレーマーが来ても大したことないですよ。
>>7さんのところに書いてあるとおりです。

肝心なのは、
理事長＝議長
理事・フロントマン＝説明者・応答者

質問には回答する（もしくは後日回答する約束をする）
意見は、ありがたく頂戴する（意見に意見で返さない）←ここ重要

間違っても議長が回答してはダメですよ！
議長はすべてに平等です。誰が回答すべき質問か見極めて話を振って下さい。

その際に注意を払うことは、質問か意見かの見極めです。
クレーマーの代表口調として「○○すべきだと思いませんか？」というのがあります。

これは、個人的な意見を疑問形にすり替えているだけです。
批判的な意見であっても、ひとつの意見として受け取り、今後の参考にしましょう。

平等な議長として「自分は第３者」くらいの気持ちで臨めば、冷静に対処できると思いますよ。
理事のみなさんも、議長がひいきしなかったからって怒らないで下さいね。

[13: 匿名]

回答は全てプロの管理会社に任せなさい。
クレーマーは管理会社の敵です。潰してくれますよ。

[14: 匿名]

でも、管理会社は都合が悪くなると理事会の責任にして逃げるけどね。

[15: 匿名]

管理会社を変えればいい、管理会社最大手に任せなさい。
総会は爽快に閉会するようになる。

[16: 匿名さん]

大手だろうと、弱小であろうと、管理会社に仕切られてしまったらおしまい。
むしろ管理会社に頼らず、理事が管理会社を「使っている」との態度を見せるが肝要なり。
答弁は理事がなし、管理会社には極力話させない方が議題をすんなり通すことができる。

[17: 匿名さん]

議案によります。

がんばれ。

[18: 匿名理事長]

今度初めて議長をやるんですが、質問に答えちゃだめなんですか？

[19: 理事長]

質問には答える。単なる意見表明はご説承りましたで流して さっくり裁決です。そして蒸し返す意見は議決済みで切る。闘ってはダメです。受け流しましょう

[20: の]

質問には出来るだけ答えてやった方がいいですよ。
質問する者が悪いようないいかたをされてますが、真面目に一生懸命質問される方が殆どですから。
大体質問もないようなやる気のない総会をやるような管理組合でいいと思いますか。

[21: 元理事長]

>>18

基本的には質問に対する回答はしません。（「周知の事実」については応えても良いでしょうが）

議長は議事を進行する役割です。
という事はは当然、議論が白熱した時や煮詰まったときには、適切な対応を行わなくてはなりません。
議長自身が、白熱した議論の一方の当事者になってしまうと、議事が進行できない、あるいは、議長が勝手に打ち切ったという展開になり、収集がつかなくなって荒れるのです。

意見と意見がぶつかった場合は、相手との言い合いになりがちですが、議長はこれを「場に向けて」の発言に方向付けして下さい。

裁判官のような気持ちで、双方から意見を引き出してあげて下さい。
荒れる総会というのは、理事が知らんぷりして議長まかせにするから荒れるのですよ。

なんかちょっと回答がズレちゃいましたかね。
白熱する内容かどうかは、第１声の質問から聞き取るのは、非常に難しいです。
できるだけ、最初から議長以外が回答して下さい。

[22: 匿名]

管理会社に任せなさい。
クレーマー潰しの方法を伝授しますよ
総会は認証だけできればいいのです。
短時間にパッパと終わらせますよ。

[23: 元理事長]

管理会社に任せろという意見が頻出してますが、
クレーマーをねじ伏せる体質（総会）にしてしまう事は
結局は、管理会社の言いなり体質になるという事と同じだと思います。

今日の役員は、明日の組合員なんですから。

[24: 元理事長]

総会は、役員対組合員の対立の場ではありませんし、
ときには役員対管理会社という対立も有り得るでしょう。

せっかく集団で管理会社と話し合える場でもあるのですから、
おんぶに抱っこにならずに、対等に話し合える土壌作りを行ってはいかがでしょうか。

[25: 匿名さん]

クレーマー対策？
管理会社に不利なことを質問されると管理会社にしてみればすべてクレーマーだろ。
理事会がしっかりしていない（管理会社任せ）と管理会社(フロント）の都合にあわせて
総会上程議案案が作成されますよ。

[26: 匿名さん]

管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。
その後、区分所有者だけで忌憚のない意見交換ができるように、誠実に総会運営を心がける理事長になれ。
出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する。
想定問題集を作らねばならない状況になった管理組合とは、そもそも不自然である。
区分所有者に説明できないことがあるから、そうなるのでしょう。
どの規約にも、『理事長は組合員のため、誠実にその任務を遂行するものとする。』(役員の誠実義務等）は、
全て、ここから始まり、最後まで全うすべきだと思います。

[27: 匿名さん]

管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。
その後、区分所有者だけで忌憚のない意見交換ができるように、誠実に総会運営を心がける理事長になれ。
出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する。
想定問題集を作らねばならない状況になった管理組合とは、そもそも不自然である。
区分所有者に説明できないことがあるから、そうなるのでしょう。
どの規約にも、『理事長は組合員のため、誠実にその任務を遂行するものとする。』(役員の誠実義務等）は、
全て、ここから始まり、最後まで全うすべきだと思います。

[28: 匿名さん]

>管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。

業務委託契約に基づいて、管理会社には適切に総会が行われた事を確認するとともに議事録にまとめて公開して貰わないといけなんですが...。
業務委託契約は、理事会で勝手に変更できないし。

>出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する
それは総会の前に済ませて下さい。
いくら時間があっても足りません。

[29: 匿名さん]

>>28
管理会社への委託契約に「総会が適切に開かれたことを確認する」業務なんて、普通ないよ。強いて言うなら、それは管理組合監事の仕事。
管理会社は、総会が適切だったと保証なんてしないよ。

[30: 匿名さん]

２８は管理会社の人間だろう。
そんな規約なんか無い。　もしあれば、国交省に訴えればいいよ。委託契約を総会で破棄せよ。

[31: 匿名さん]

今年は通常総会の前に管理会社が重要事項の説明をすることが義務づけられたので、それに対する対応も
考えておかなければならないですよ。
管理会社まかせだけでなく、組合としての考えをいわなければならないことが出てきますので。
長期修繕作成業務は今までは基幹事務だったが、別個の契約とすると管理会社は説明するでしょうから、
その時の経費をどうするかというのが問題になると思います。
今までと同じ内容なら経費はかからないのが妥当だが、経費がいるというんであれば、委託費の値下げを
どう判断するかでしょう。
この問題は必ずおこるでしょうから勉強されてた方がいいと思いますよ。
どさくさに紛れて便乗値上げを許すわけにはいかないでしょうから。

[32: 匿名さん]

>>29-30
まず最初に、私は管理会社の人間ではありません。

そして↓こちらをググッて下さい。
マンション標準管理委託契約書
２ 基幹事務以外の事務管理業務
(2) 総会支援業務
一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成

「悪さをするかも知れない」のは管理会社だけでなく理事会でもある。
お互いをけん制する為に役割を分散させているんです。

この掲示板にも「理事会の私物化」に関するスレッドもいくつかあります。
片側だけを強くする発言は、不正の温床です。

[33: 匿名さん]

>>32
ですから、「総会が適切に開かれたことを確認する」というのはどれに該当するのですか。ないでしょう。議事録を確認署名するのは、通常、総会参加者から議長が指名する者ですよ。
管理会社が理事会を監視するということをおっしゃってるわけですが、それを具体に示す国の指針なり通達なり法令根拠はありますか。

[34: 匿名さん]

総会が適切に開催されてなかったら
総会議事録案を作成する必要はないですから

[35: 匿名]

管理会社に任せなさい
自主管理と違い総会はスムーズに進行終了します

[36: 匿名さん]

　そのとうり！！　　３３　３４
只３２さんは管理会社のひとではないと言う事はわかりました。　真面目にお考えですね。
　私は　＜ＮＯ．２７＞　と　＜ＮＯ．３０＞　のレス者です。
『総会前に意見を集めて、検討して議案にする。』スレ主さんが余り時間がないとの事ですから、こう書きました。

本来総会と言う場は組合員の自由な意見を出してもらい、住みやすい環境をみんなで作りましょうね。
日頃から意見を集める工夫をし、全ての意見を議案に上げればいいのではと思います。

[37: 匿名さん]

>>32
管理会社に役割を分担して牽制させている効果はありません。支援業務はするので、理事会の補佐はしますが。
牽制のために置かれている役職は監事です。
別に総会が適切に開かれているかどうかは管理会社は関係ないので、管理会社は議事録を作成しますよ。
その議事録の作成義務は本来議長である理事長のにありますので、素案として作成し、議事録とするかどうかを決めるのは理事長です。

[38: 匿名さん]

スレ主さんがこのまま総会に突入すれば、どんな事態になるでしょうか？。
①理想的なマンションになる。

②従来のままの継続。

③スレ主さんの評価が下がる。

④その他

[39: スレ主]

皆様、いろいろと教えて頂きありがとうございます。

当方は昨年建設されたマンションのため、昨年開かれた役員承認のための臨時総会に除き、本総会は第１回目となります。
臨時総会は入居後一ヶ月でこちらが何もわからない集団であったため、質疑応答はほとんど管理会社がすることとなりました。
そのため、理事としての自覚がないとさんざん批判された経験があります。

今回の総会の議事としては、会計報告予算案や資産運用、規約変更、管理委託契約等、オーソドックスな議題なので、それぞれの理事が議題説明をし、極力理事が質疑に応える予定にはしています。もちろん補足に管理会社は陪席してもらいますが。

特にお金に絡む議題や管理委託に関して、管理会社にいいようにやられている、と組合員に誤解されないためにも、理事で乗り切りたいと考えております。そこで本スレッドを立ち上げさせていただいたわけです。

引き続き、ご教示いただければ幸いです。

[40: 元理事長]

そういう事情でしたら、必ずやっておくべき事として
「次期役員立候補の募集」を上げます。

これで、手厳しい質問を浴びせる方の行動は２つに分かれます。立候補するか・しないかですね。

立候補したら、その人の姿勢は本物ですし、次回は自分がやれば済む事です事ですから、質問はおのずと柔らかくなります。
「頂いた意見を踏まえて、次期役員の方よろしくお願いします」で締るでしょう。

立候補がなく、かつ辛辣な言葉が出るようであれば、
「じゃあどうして役員にならなかったのですか？」
突き放すなら「自分で立候補したらどうですか」

といった感じが想定問答となりますかね。

ちなみに、うちで同様の募集を行ったところ、毎回辛辣な意見を上げる方は、顔すら出さなくなりました。本人が言うには「理事会は見切った」そうですが。

[41: 名無し理事さん]

議案書と一緒にアンケートすればいいと思いますよ。
その場で突然出てきた質問に、同じ住人の理事が即答できる訳もなく。

[42: 匿名さん]

>>39
一年目だったら共用部分の点検の結果と実施状況。
デベによっては、２年目にかかるケースもあるが。

植裁なんかはアフターの期間が短いのと、住民には結構目立つ項目。

一度理事が承認の印鑑ついて、後から問題が発覚すると、遡って責任問題がでるよ。

[43: 匿名さん]

>立候補がなく、かつ辛辣な言葉が出るようであれば、
>「じゃあどうして役員にならなかったのですか？」
>突き放すなら「自分で立候補したらどうですか」

そういう逆ギレみたいな言い方はやめたほうがいいと思うな。
理事長としての評価を落としかねない。

[44: 元理事長]

>>43
「出さなくても済む」なら止めた方がいいでしょうね

[45: 匿名さん]

第一回目の総会なら、今から、何でも出来ますよ。
先ず、想定問題集など、必要ありません。　組合員の意見を全て取り上げることで円満に、運べるのです。
　貴方の見識が問われている、事態になっていることを自覚することが何よりも大事な事だと思います。
この先おそらく何年もお住まいになられることになるでしょうから、プライドをもてる日々を確保して欲しいです。
　今の役員さんが、ベストか？どうかは注意深く、観察しなければなりません。
想定問題集を持ちかけてきた人は管理会社と通じていますよ。隠し事を暗に押し付ける人らも要注意です。
彼らを放置すると先々ガン細胞となるでしょう。油断すると総会をひっくり返されるよ。
管理会社が大手建設会社の１００％資本の、子会社であれば信用しても良いでしょう。　
そうでないなら初回理事長次第で、マンションの運命が決まるでしょうね。
私の友人が管理会社の元社員で、彼から聞いた情報です。　参考にして頂けたらとの思いです。

①先ず良い人たちが多くいる、彼らを中心に管理組合を運営できれば安心ですから、彼らに見捨てられないよう、
　にする事が一番大切なことです。　彼らは繊細で人との摩擦を嫌がるので、ダメな総会には出席しませんから
　ダメなマンションになります。　隠し事の無い、自由に意見が言える公明正大な管理組合を作るのは貴方です。
　　
②今回の議案が出されていたが、皆さんよく知らないのだから決めない事です。
　　「国土交通省推奨の管理規約に沿って組合運営を行います。よって今回は勉強不足もあり、全員で納得できる
　まで何も決めません。　　　　『住民だけの総会として、日程のとうり行います。』
　なるべくなら、それまでにご意見、ご要望など多数お寄せください。
　　　それらをまとめて、近いうちに臨時総会を開催します。」と早急に全員に知らせればいいがね。

全てが『金』に絡んでくる。規約、些細な決め事、全てにです。ですから、安易に決めてはダメなのです。　
　　　オーソドックスな議案と言われるが、『規約の変更』、『管理委託契約』など大事件ですよ。
　あやしい、怪しい　大変なことになりますよ。又レスして！

[46: ４５の匿名さんの続き]

（イ）まず、クレーマーに会い意見を、臨時総会の議案にするのでまとめて下さいとお願いする。
　　　区分所有者を一人も排除しませんよ。どんな意見でも議案にしてもいいですよ。
　　　　これで貴方の味方がたくさん出来るはずです。　　貴方は中立の立場を貫いてください。
　　　管理会社、その仲間らの反発もあるが、意見を書面で出して貰う。　（多分書面は出ないでしょう。）
　　　双方の意見を書面にして、全戸に配布して、全員で考えてもらいましょう。
　　　　議案に対しての質問や賛否両論を又全員に知らせる。
（ロ）　　　良くあることですが、変な議案が決まるなど、採決には不正が行われることがあります。
　　　　採決は国政、自治体選挙を真似ると良い。
　　　議決権行使書の提出者の名前は、議事録で発表すれば不正は防止できるでしょう。
　　　仲間がたくさんいるので全部協力してもらえるでしょうから、楽しくプレッシャーも無いでしょう。

　　　これの繰り返しです。

[47: 匿名さん]

理事会未経験者が混ざるとスレの質が落ちる

[48: 匿名さん]

何か悪いことをしているの？

[49: 匿名さん]

管理会社に丸投げしてるだけです。それで総会が揉めずに終わるのだからいいでしょう

[50: 匿名さん]

>>45-46で、みんなやる気を失くしたっていうのが想定問答になるのか？