総会における想定問答

[マンション住民さん]

当方のマンションでは、そろそろマンション総会が予定されています。
小生、理事長として初めて総会に立ちますが、そこで質問されるであろう想定問答集を作成中です。
もし皆様方に「こんな質問があった」とか、これにはこういう回答が有効、とかのお知恵があれば、
拝借したいと存じます。

[21: 元理事長]

>>18

基本的には質問に対する回答はしません。（「周知の事実」については応えても良いでしょうが）

議長は議事を進行する役割です。
という事はは当然、議論が白熱した時や煮詰まったときには、適切な対応を行わなくてはなりません。
議長自身が、白熱した議論の一方の当事者になってしまうと、議事が進行できない、あるいは、議長が勝手に打ち切ったという展開になり、収集がつかなくなって荒れるのです。

意見と意見がぶつかった場合は、相手との言い合いになりがちですが、議長はこれを「場に向けて」の発言に方向付けして下さい。

裁判官のような気持ちで、双方から意見を引き出してあげて下さい。
荒れる総会というのは、理事が知らんぷりして議長まかせにするから荒れるのですよ。

なんかちょっと回答がズレちゃいましたかね。
白熱する内容かどうかは、第１声の質問から聞き取るのは、非常に難しいです。
できるだけ、最初から議長以外が回答して下さい。

[22: 匿名]

管理会社に任せなさい。
クレーマー潰しの方法を伝授しますよ
総会は認証だけできればいいのです。
短時間にパッパと終わらせますよ。

[23: 元理事長]

管理会社に任せろという意見が頻出してますが、
クレーマーをねじ伏せる体質（総会）にしてしまう事は
結局は、管理会社の言いなり体質になるという事と同じだと思います。

今日の役員は、明日の組合員なんですから。

[24: 元理事長]

総会は、役員対組合員の対立の場ではありませんし、
ときには役員対管理会社という対立も有り得るでしょう。

せっかく集団で管理会社と話し合える場でもあるのですから、
おんぶに抱っこにならずに、対等に話し合える土壌作りを行ってはいかがでしょうか。

[25: 匿名さん]

クレーマー対策？
管理会社に不利なことを質問されると管理会社にしてみればすべてクレーマーだろ。
理事会がしっかりしていない（管理会社任せ）と管理会社(フロント）の都合にあわせて
総会上程議案案が作成されますよ。

[26: 匿名さん]

管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。
その後、区分所有者だけで忌憚のない意見交換ができるように、誠実に総会運営を心がける理事長になれ。
出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する。
想定問題集を作らねばならない状況になった管理組合とは、そもそも不自然である。
区分所有者に説明できないことがあるから、そうなるのでしょう。
どの規約にも、『理事長は組合員のため、誠実にその任務を遂行するものとする。』(役員の誠実義務等）は、
全て、ここから始まり、最後まで全うすべきだと思います。

[27: 匿名さん]

管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。
その後、区分所有者だけで忌憚のない意見交換ができるように、誠実に総会運営を心がける理事長になれ。
出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する。
想定問題集を作らねばならない状況になった管理組合とは、そもそも不自然である。
区分所有者に説明できないことがあるから、そうなるのでしょう。
どの規約にも、『理事長は組合員のため、誠実にその任務を遂行するものとする。』(役員の誠実義務等）は、
全て、ここから始まり、最後まで全うすべきだと思います。

[28: 匿名さん]

>管理会社には必要用件の説明が終われば帰ってもらう。

業務委託契約に基づいて、管理会社には適切に総会が行われた事を確認するとともに議事録にまとめて公開して貰わないといけなんですが...。
業務委託契約は、理事会で勝手に変更できないし。

>出された意見を、全員が納得行く形にして議案にして、臨時総会を設定する
それは総会の前に済ませて下さい。
いくら時間があっても足りません。

[29: 匿名さん]

>>28
管理会社への委託契約に「総会が適切に開かれたことを確認する」業務なんて、普通ないよ。強いて言うなら、それは管理組合監事の仕事。
管理会社は、総会が適切だったと保証なんてしないよ。

[30: 匿名さん]

２８は管理会社の人間だろう。
そんな規約なんか無い。　もしあれば、国交省に訴えればいいよ。委託契約を総会で破棄せよ。

[31: 匿名さん]

今年は通常総会の前に管理会社が重要事項の説明をすることが義務づけられたので、それに対する対応も
考えておかなければならないですよ。
管理会社まかせだけでなく、組合としての考えをいわなければならないことが出てきますので。
長期修繕作成業務は今までは基幹事務だったが、別個の契約とすると管理会社は説明するでしょうから、
その時の経費をどうするかというのが問題になると思います。
今までと同じ内容なら経費はかからないのが妥当だが、経費がいるというんであれば、委託費の値下げを
どう判断するかでしょう。
この問題は必ずおこるでしょうから勉強されてた方がいいと思いますよ。
どさくさに紛れて便乗値上げを許すわけにはいかないでしょうから。

[32: 匿名さん]

>>29-30
まず最初に、私は管理会社の人間ではありません。

そして↓こちらをググッて下さい。
マンション標準管理委託契約書
２ 基幹事務以外の事務管理業務
(2) 総会支援業務
一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成

「悪さをするかも知れない」のは管理会社だけでなく理事会でもある。
お互いをけん制する為に役割を分散させているんです。

この掲示板にも「理事会の私物化」に関するスレッドもいくつかあります。
片側だけを強くする発言は、不正の温床です。

[33: 匿名さん]

>>32
ですから、「総会が適切に開かれたことを確認する」というのはどれに該当するのですか。ないでしょう。議事録を確認署名するのは、通常、総会参加者から議長が指名する者ですよ。
管理会社が理事会を監視するということをおっしゃってるわけですが、それを具体に示す国の指針なり通達なり法令根拠はありますか。

[34: 匿名さん]

総会が適切に開催されてなかったら
総会議事録案を作成する必要はないですから

[35: 匿名]

管理会社に任せなさい
自主管理と違い総会はスムーズに進行終了します

[36: 匿名さん]

　そのとうり！！　　３３　３４
只３２さんは管理会社のひとではないと言う事はわかりました。　真面目にお考えですね。
　私は　＜ＮＯ．２７＞　と　＜ＮＯ．３０＞　のレス者です。
『総会前に意見を集めて、検討して議案にする。』スレ主さんが余り時間がないとの事ですから、こう書きました。

本来総会と言う場は組合員の自由な意見を出してもらい、住みやすい環境をみんなで作りましょうね。
日頃から意見を集める工夫をし、全ての意見を議案に上げればいいのではと思います。

[37: 匿名さん]

>>32
管理会社に役割を分担して牽制させている効果はありません。支援業務はするので、理事会の補佐はしますが。
牽制のために置かれている役職は監事です。
別に総会が適切に開かれているかどうかは管理会社は関係ないので、管理会社は議事録を作成しますよ。
その議事録の作成義務は本来議長である理事長のにありますので、素案として作成し、議事録とするかどうかを決めるのは理事長です。

[38: 匿名さん]

スレ主さんがこのまま総会に突入すれば、どんな事態になるでしょうか？。
①理想的なマンションになる。

②従来のままの継続。

③スレ主さんの評価が下がる。

④その他

[39: スレ主]

皆様、いろいろと教えて頂きありがとうございます。

当方は昨年建設されたマンションのため、昨年開かれた役員承認のための臨時総会に除き、本総会は第１回目となります。
臨時総会は入居後一ヶ月でこちらが何もわからない集団であったため、質疑応答はほとんど管理会社がすることとなりました。
そのため、理事としての自覚がないとさんざん批判された経験があります。

今回の総会の議事としては、会計報告予算案や資産運用、規約変更、管理委託契約等、オーソドックスな議題なので、それぞれの理事が議題説明をし、極力理事が質疑に応える予定にはしています。もちろん補足に管理会社は陪席してもらいますが。

特にお金に絡む議題や管理委託に関して、管理会社にいいようにやられている、と組合員に誤解されないためにも、理事で乗り切りたいと考えております。そこで本スレッドを立ち上げさせていただいたわけです。

引き続き、ご教示いただければ幸いです。

[40: 元理事長]

そういう事情でしたら、必ずやっておくべき事として
「次期役員立候補の募集」を上げます。

これで、手厳しい質問を浴びせる方の行動は２つに分かれます。立候補するか・しないかですね。

立候補したら、その人の姿勢は本物ですし、次回は自分がやれば済む事です事ですから、質問はおのずと柔らかくなります。
「頂いた意見を踏まえて、次期役員の方よろしくお願いします」で締るでしょう。

立候補がなく、かつ辛辣な言葉が出るようであれば、
「じゃあどうして役員にならなかったのですか？」
突き放すなら「自分で立候補したらどうですか」

といった感じが想定問答となりますかね。

ちなみに、うちで同様の募集を行ったところ、毎回辛辣な意見を上げる方は、顔すら出さなくなりました。本人が言うには「理事会は見切った」そうですが。