月例理事会の議事録

[ビギナーさん]

総務担当で毎月の議事録を書かなければいけません。
一年間書いていますが、なかなか手際よくできません。
最近自分の能力ではなく、必要以上の内容を要求されている様な気がします。
平均、月例理事会の議事録を書き上げ承認されるのに３－５時間かかっています。
副会長が修正が２－３回入ります。
任期はあと一年ですが、下記の事を理解したいと思い書いています。

１．理事会（理事１２人の会）の議事録は何のために、誰の為に書くのか。
２．どこまで詳しく描くのか。
３．議事録は次の月の理事会で一字一句読みあげ参加理事の承認を得なければいけないのか。
４．会長の挨拶を要約して議事録に書かなければいけないのか。私は必要ないと思うのだが。
５．議事録を簡単にしたら、法的に問題あるのか。法人格を持った自治会なので。
例えば、議案に従い、参加理事で話し合いました。重要項目は同月の役員会（理事、班長、幹事出席）で報告され、次月の理事会で取り上げる。
として、催し物等の説明をするだけにしても、法的には問題ないのか。
６．何年間議事録を保管しなければいけないのか。
７．議事録が司法から調べられることはあるのか。
８．理事会の議事録が無ければ問題か。ここの自治会は同月に役員会（理事、班長、幹事。計７１名）あり、役員会用にレジュメもしっかり作ります。時にはワンセット２０－３０ページ（楽に１４００ページ以上）になります。現役で働いている自分には時間的に負担です。

今までの総務担当の方からの愚痴も思いだしながら、
次の総務担当は可哀想だなと思いながら、書いています。