月例理事会の議事録

[ビギナーさん]

総務担当で毎月の議事録を書かなければいけません。
一年間書いていますが、なかなか手際よくできません。
最近自分の能力ではなく、必要以上の内容を要求されている様な気がします。
平均、月例理事会の議事録を書き上げ承認されるのに３－５時間かかっています。
副会長が修正が２－３回入ります。
任期はあと一年ですが、下記の事を理解したいと思い書いています。

１．理事会（理事１２人の会）の議事録は何のために、誰の為に書くのか。
２．どこまで詳しく描くのか。
３．議事録は次の月の理事会で一字一句読みあげ参加理事の承認を得なければいけないのか。
４．会長の挨拶を要約して議事録に書かなければいけないのか。私は必要ないと思うのだが。
５．議事録を簡単にしたら、法的に問題あるのか。法人格を持った自治会なので。
例えば、議案に従い、参加理事で話し合いました。重要項目は同月の役員会（理事、班長、幹事出席）で報告され、次月の理事会で取り上げる。
として、催し物等の説明をするだけにしても、法的には問題ないのか。
６．何年間議事録を保管しなければいけないのか。
７．議事録が司法から調べられることはあるのか。
８．理事会の議事録が無ければ問題か。ここの自治会は同月に役員会（理事、班長、幹事。計７１名）あり、役員会用にレジュメもしっかり作ります。時にはワンセット２０－３０ページ（楽に１４００ページ以上）になります。現役で働いている自分には時間的に負担です。

今までの総務担当の方からの愚痴も思いだしながら、
次の総務担当は可哀想だなと思いながら、書いています。

[1: 匿名さん]

＞法人格を持った自治会
＞役員会（理事、班長、幹事出席）
＞役員会（理事、班長、幹事。計７１名）

？？
管理組合ですか？
自治会ですか？

[2: 匿名さん]

法人格を持つ自治会？？？？

[3: 2]

自治会なのか管理組合なのか不明ですが、
かなり無駄(不必要)な作業をしていると思います。

議事録は、その会議の記録であり、要点を抑えていれば簡潔で構わないと思いますよ。
一字一句や雑談程度の意見は無視して構わないと思います。

どうしてもというなら、音声記録を残して、必要時は録音で検証する仕組みを提案してみては？

[4: 入居済み住民]

中間法人か一般社団法人ですかね。

[5: ビギナーさん]

法人格を持つ自治会です。
約１２００所帯の自治会です。
定年されたかが一生懸命しています。
おかげで、犯罪件数もしばらくゼロです。

音声記録は絶対ダメという自治会です。

理事になっている人の中にはには家族旅行もできないと嘆いている人もいました。

[6: 匿名さん]

>>5さん
自治会ですね？
マンションの管理組合の、理事会ではないのですね？

[7: ビギナーさん]

自治会の理事会です。

[8: 理事長経験者]

おもしろい理事会ですね。
それはともかくとして、もし私がその理事会の書記係だったら、
・負担軽減の為に、書記の人数を増やしてもらい、自分の議事録作成は
　２ヶ月に１回ペースにする。
・修正は全てメールか、メモでもらう。電話や口頭で修正指示がでたら、
　「大体は把握しました。では今のご指示をメモでください。」と
　切り返して、必ず文書で貰ったものしか修正しない。
とかやりますかね。

でも、月例理事会の時間が毎月３時間として、その議事録作成に費やす時間が
３～５時間と言うのは、私が理事長をやっていた時もその位は掛かりましたよ。
私の考えとして、Ａ４で４ｐ以上の議事録は読んで貰えないと思ってますので、
なるべく簡潔に文章をまとめる事に時間を費やしてました。４ｐと言っても、
１ｐはタイトル、出席者と次回開催日程、署名などの定型の内容にとられますので、
実質内容は３ｐ以内、文字数で3,000字程度です。
ただし、その議事録は全戸配布しています。

ところで、スレ主さんが理事会を欠席する時は、どうなるんでしょうか？
議事録ってＡ４で何ページくらいで作っているんですか？

[9: 匿名さん]

そもそも、マンション理事会と自治会理事会は存在意義も立場も違うのですが

[10: 03]

このスレは、管理組合か自治会かという区分けは不要でしょう。
法的な扱いは異なるかもしれませんが、ともあれ「議事録の目的と内容と作業効率」についての課題だと思います。

[11: 匿名さん]

地方自治法による「自治会の法人／認可地縁団体」と、建物区分所有法による「管理組合法人」では、
規定の内容が違いますが、理事会の議事録についてならば、どちらの法律でも、具体的な規定は、
ほとんどない、と思います。

要は、内部自治といって、団体内部で「何を、どこまで、記載するのか、自分たちで決めなさい」
ということになるのでしょう、

不満がある場合には、それを、皆さんで話し合って、必要があるならば、自分たちでルール化する方法が、
良いのだと思います。

[12: ビギナーさん]

確かに面白い自治会です。プロの自治会理事が３人ぐらいいます。

以前は理事長（ここでは会長と読んでいますが）が議事録を書いていました。その方がなくなられて以来総務が書くようになっていたようです。

議事録は２－３ページ（大き目のフォントで）ぐらいです。それを次の理事会で読み上げます。
１２００所帯ありますので全戸配布はしませんが、役員会（理事、幹事、班長が集まった時。計７１名）には必要な部分を書面で知らせます。

私が欠席する場合は総務をみている副会長が書くと思います。家族旅行等で休むのが出来にくい状況です。

書記はいませんので、一人でやるのが前提になっています。

定年の方はいいのですが、現役の自分には負担ですね。
議事録についても簡単にする方向性が出てきましたので少しほっとしてます。

[13: 匿名さん]

議事録・・特に制約はないと思います。
記名、無記名関係なく、多くの意見を掲載する。
投書箱を設置して、全て掲載する。
意見が少なければ、自分でテーマを出す。
さまざまな意見が出れば、先ずは成功。
２～３時間は仕方ないが、負担の少ない方法では？

[14: 匿名さん]

後からとやかく言われないために、なるべく詳しく書くのが原則だと思う。

誤解されそうなところは削除する。冗談にすぎないこととか、意見言ったけど、後に
取り消したこととか、プライバシーに関わることとか・・・。理事会では、”また、
XXX号室の住民がトラブル起こしているのか・・・”というような話は結構でる。

議論百出の場合は、全部書く必要はない。決まったことだけ書くという理事会もあるようだ。

簡便にしてしまうと、理事会の委員ですら、何をどう決めたのかわからなくなってしまう。
後で、議事録を見られた時に、困ることになる。改善すべき規約が出てきたときにも困る。

捨ててもいい、という規約はどこにもないから、すべて保存するのが基本だと思う。
有効期限なるものも規約にないから、後で責任を問われることもあるだろう。それは
常識の範囲だが・・・・

[15: 匿名さん]

書記は、理事長に次ぐ、重要な仕事ですよ。

うちは、管理会社の管理人が書記をやっているので
よくわかる。（調べてみたが、違法とは言えないようだ）

管理会社にとって困る発言が微妙にぼかされたりしている。

理事会としては、あまりにひどい場合は修正を求めるが、
管理会社は敵ではないので、それほど強くは言えない。

理事会の委員が書記やるにしても、管理会社を離縁する
つもりでなければ、強い批判は書けないから、結局、誰
がやってもそんなに違わないのかもしれない。

なお、理事長だったときに、修正したものをさらに
副理事長に回すと、大幅に修正になったりして驚いた
ことがある。本当に解釈は人様々だ。

あまり細かいことにこだわらず、しかし、要点だけは
はずさないようにしたほうが良いと思う。

重要職なので、がんばってください。