【理事会運営】理事会が主導で設備投資や物品購入したい

[mituki]

はじめまして、こんにちは。
30戸程度の小規模マンションで理事長をしています。
今まで管理会社に任せきりでしたが、理事長になり、経費記録を見てみると非常に無駄が多く、設備投資なども相場の何倍もかけてしているのがわかりました。

そこで、今後控えている設備投資や物品購入について、理事会が主導で行いたいと思っています。
ただ、現在、印鑑は持っているものの、その他の資料や通帳などは管理会社が持っているため、どのように費用の計上などの処理や手続きをしていいかわかりません。

管理会社に相談する前に、知識ないまま言いくるめられないように、どうすればいいのか事前に知っておきたいので、どうかアドバイスいただければと思います。

よろしくお願いいたします。

[1: 匿名さん]

> 今後控えている設備投資や物品購入について、理事会が主導で行いたいと思っています。

基本理事会というか管理組合手動が基本です
管理会社は、提案と処理は行いますが、決定権はすべて管理組合にあります

例えば、設備を購入する場合、管理会社から見積もりが出ると思いますが、別途他のところにも理事会で見積もりをだして、金額が大きく違う場合は、管理会社に説明を求めるか、理事会がとった見積もりのほうで手続きをお願いすればよいだけです。管理会社の手数料を少し取られるかもしれませんが、そこも交渉で、管理会社との業務委託内容にすでにはいっているなら、0円でやってもらえばよいです

あまりに非道ようであれば、管理会社変更も視野に入れればよいと思います

[2: 匿名さん]

大変だから、ことなかれ主義で、黙ってハンコを押すべきです。

[3: 匿名さん]

それが一番だめ 理事会主導が一番

[4: 通りがかりさん]

管理会社経由で注文する場合は掛け売りですので後払い。
よく管球とかネットショップでみつけてこっちが安いという人がいるんですが。
そんなレベルでせこせこ節約する代わりに、自分で買って伝票処理するという手間を
自分ならともかく、いなくなった後の次の理事にまで課すのもどうかなとは思うわけです。
備品消耗品費程度をそれでせこせこ削るより、その時間で委託経費とか直接攻めたほうが
大抵理事会の人が１時間働いた時間割での効率はいいと思うんですけどね。
無論理事会側に、もう管理事務室に入り浸ってるような暇そうなリタイヤ組の理事とか
いるならちまちま節約もあり得ないわけではないですが。木を見て森を見てないとか
なりがちですね。

[5: 匿名さん]

管理会社に安いとこで購入させればいいだけ。理事や理事会で承認すればいい。

[6: mituki]

投稿したものです。
みなさん、ご返信いただき、ありがとうございます。
外注の場合は、他の見積もりを出してもらって選択するようにし、管理費も各項目の必要性と価格の妥当性を検討して下げてもらうことが決まりました。（これで何倍もの相場でやっていたことが発覚しました）

その他、理事会からの改善要望として、扉の修理など、細かいリクエストを出していますが、反応が遅くて放置されています。
そこで、理事会で他の業者に依頼して、修理したいと思っているのですが、どうやって経費処理するかがわかりません。

１）業者に管理組合（理事会）名義で依頼する
２）見積りが来る
３）価格に問題ないなら修理をお願いする
４）修理する
５）請求がくる
６）支払をする
この支払の時に、管理組合名義の口座から支払うには、
どういった準備と処理をすればいいのかわからないのです。

どうぞよろしくお願いします。

[7: 匿名さん]

管理組合名義の普通預金口座から、業者に対して振り込み依頼をすれば
いいだけのことでしょう。当然理事長印は必要です。
それは管理会社や管理員に依頼するか、自分で銀行にいけばいいだけです。

[8: mituki]

＞７
ご返信ありがとうございます。

ただ単に振り込み依頼をするだけではダメなのではないかと思っています。
逆の立場であれば、理事長が独断でやったかと疑うからです。

マンション住民（管理組合または理事会）の総意だということと、法規的に問題ないということが、何をもってクリアできるのか。
具体的にいうと、どんな書類や手続きが必要なのかが知りたいと思っています。
そういった、しっかりとした対応を事前にしてから依頼することで、管理会社に「この管理組合（理事会）はしっかりしていて誤魔化せないな」と印象付ける目的もあります。

よろしくお願いします。

[9: 匿名さん]

インターネットバンキングを利用していないのであれば、押印時に判取り台帳
なるものを、坦当と交わして証拠としたらどうでしょう。

[10: 匿名さん]

理事会で業者へ見積依頼→業者より見積取得→理事が確認、交渉等→理事や理事会承認→ここからは全て管理会社に任せる 理事や理事会で何かをする必要なし

[11: 匿名さん]

支払いについては、管理会社から支払報告書・収支報告書等が会計理事や理事長等に提出されますので確認しましょう。

[12: 匿名さん]

業者からの請求書と銀行の支払い明細が一致してれば
いいことでしょう。

[13: 匿名さん]

物品購入で理事から価格が安いなど購入業者の希望があれば、理事会で管理会社に指示すればいいだけです。理事が購入する必要はありません。

[14: 匿名さん]

5だけど、13の方の投稿のように理事や理事会で購入先に希望ある時はフロントに指示して。
管理会社で安いといっても、理事が安いとこ探す場合も多々あるから。

[15: mituki]

投稿したものです。

業者や他の人に依頼するようなものは、こちらから管理会社に指定して、支払などの処理を行ってもらうということですね。

物品の購入は、購入したいものを指定して購入まで行ってもらうわけにはいかないと思いますが、その場合は、一旦購入して領収書を渡して処理してもらうのでしょうか。
消耗品や物品購入について、みなさんはどうしてますか？

[16: 元理事長]

理事長職務お疲れ様です。

＞物品の購入は、購入したいものを指定して購入まで行ってもらうわけにはいかないと思いますが、
＞その場合は、一旦購入して領収書を渡して処理してもらうのでしょうか。
＞消耗品や物品購入について、みなさんはどうしてますか？

私が理事長時には、自分で購入して管理組合名の領収書を管理員に渡し、処理してもらいました。
一時立て替えの手間がありますが、管球類、コピー用紙等はネットで安く購入しました。
また、小口修繕も理事会で業者を選定、請求書を管理会社に渡し振込処理をしてもらっていました。
ここで気を付けることは、スムーズに延滞なく業者に振り込まれているかを確認する必要があります。
振り込みが遅くなると、せっかく安く業者を選定しても2回目3回目の修繕工事は嫌がられます。

頑張ってください。

[17: 匿名さん]

私の場合の組合用物品購入の場合は理事会の承認後、
立て替え払いで支払う。
管理会社担当に連絡すると銀行払出し伝票に押印。
その後、領収書と引き換えに現金を受け取るか、
個人口座へ振り込んでもらう。

物品購入の際は理事全員に連絡して一諸に行動できる
理事と物品を購入する。

ついでに割り勘で飲み会が始まることもある。

[18: 名無しさん]

築20年の小規模マンションの理事長になりたてのものです。管理員が折った散水栓の修理を近隣の業者に見てもらい見積書を貰ってフロントに電話したら、まず築20年の古いマンションだから折れて当然で、管理組合の経費になると言われ、次に発注は管理会社通さないと困ると言われ見積書を彼に渡しました。その後業者から直接電話があり、理事長に全て相談して日程決めて立ち会ってもらって工事をするようにと電話でフロントに言われたとの事。
管理組合は直接見積も取り発注することが出来ないのでしょうか。
又パワハラ問題多いフロントで、担当者を変えてもらうにはどうしたらいいかも悩んでいます。中小規模の管理会社ですが今まで特に不満はなかったです。

[19: 匿名さん]

>>18 名無しさん
20年で散水栓が折れる…業者の見解を聞いた方がいいし、管理会社を通す必要なんてないです。
会計処理をするために請求書を渡せばよく、マージン取れないから言ってるだけ。
立ち会いについては総会資料の契約部分を確認するといいです。管理人の業務に工事の立ち会いについて書かれているかもしれないです。なければ立ち会いは組合側で。
担当を変えるには理事会で担当を外して話し合い、議事録を作って変更するよう上席等の責任者に電話かな。

[20: 匿名さん]

>>17 匿名さん
ウチの組合もネット通販等の方が安い少額消耗品や什器の場合は理事会の承認後、
理事の建替え払いで購入、管理組合名の領収書をもらい、支払い決済伝票を起票して、理事会が一般会計から仮払いして会計が預かっている小口現金（仮払いの上限額は細則で定めていて、仮払いの引き出しでも当然、理事長と会計担当理事のハンコがいる）から、理事長と会計担当を含む複数理事の承認印で支払う方式です。
小口現金での支払いは別の帳簿をつけ、監事による監査を受けて、総会資料にも入れています。

業務用の洗剤や什器などは、ア〇ゾ〇やモ〇タ〇ウよりも管理会社の方が安いものがあり、そういうのは管理会社から定期購入しています。