理事会の議事録、掲示または配布してますか？

[匿名さん]

皆さんの管理組合では、理事会の議事録もしくは内容を掲示板に掲示または配布してますか？

理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

[2: 匿名さん]

それは、最低限のマナーです、
理事会は、住民代表でやっていただいている訳ですから。
ただ、マンションによっては掲示したり、
いつでも見られるように、管理人室にファイルする場合もあります。

[3: 匿名さん]

私のところは、理事会資料が月次報告書や議案の添付資料などで数十ページになります。
要点をまとめた理事会ニュースは、数ページなので全戸配布（不在オーナーへは郵送）しますが、理事会議事録は規約どおりに閲覧可能な保管のみです。
居室の数にもよりますが、量の多い資料をコピー及び配布（郵送）するのも大切な管理費からの出費です。
（可能なら全てを全戸配布のほうが、よりベターであるとは思いますよ。）

[4: 匿名さん]

理事会議事録が閲覧可能な保管のみ(理事長宛に書面請求しないと閲覧できない）ところのマンションの方はおられますか？

またそれにより、トラブルとなったことはありませんか？

[5: 匿名さん]

トラブルとは？　どの程度の想定を？　無形・非現実のものを心配されているのでは？

[6: 匿名さん]

公開理事会（いつでも傍聴可能）にして、議事録は配布または常時閲覧可能で見やすくしていく位の発想が必要と思います。理事会活動に関心を持たれる住民は、強力な味方か敵どちらにもになる場合があります。閉鎖的なスタンスは、余計な誤解やトラブルを招く可能性が高くより危険かと思われます。

[7: 匿名さん]

理事会議事録の掲出は、表現にかなりの配慮が必要になるでしょうね。
掲示板は所有者・占有者のみならず、どのような利害関係者でも確認できますよね。
第三者も見る事になるので特定の住民を名指ししたような表現（個人情報保護等の問題）
は難しくなるのし、よほどの文書力のある方が作成しないと誤解を生む場合もあると
思いますよ。

[8: 匿名さん]

07さんの意見、私もそのように思います。

[9: 匿名さん]

表現とりも、事実通り記録しないと議事録になりませんよ
過度な配慮をすると、内容が全く変わる可能性もあります。
特定の個人をあげる必要もありませんが、内容については正確に書かないと。

うちのマンションでも以前、管理費長期滞納者の問題で
個人名は特定しませんでしたが、滞納の月数、滞納額等ははっきり掲示していました。
その後結局、競売になりましたが。

[10: 匿名さん]

掲示板への掲示と全戸配布の両方を行っています。
うちの理事会では一語一句を残すような議事録にせず、要点をまとめたものにとどめています。
こないだは２時間半の会議でＡ４用紙２枚程度でした。

[11: 匿名さん]

>表現とりも、事実通り記録しないと議事録になりませんよ
>過度な配慮をすると、内容が全く変わる可能性もあります。
>特定の個人をあげる必要もありませんが、内容については正確に書かないと。

07さんは、事実と異なっても構わないので、表現に配慮しなさいとは、言っていないように
読みました。事実のどの範囲までを記載するのかを言いたかったのではないでしょうか。

[12: 匿名さん]

私のマンションでも以前近隣トラブルを起こした住民に関して議事録記載するにあたり、
個人名は記載せずに、部屋番号を記載をして掲示していました。
部屋番号を記載しているので、住民を特定することは容易なのですが、事実を明確に
記載するにあたり、表現を工夫した結果だと思います。

[13: ７]

議事録を正確に記載する事は当然です。ただ掲出するうえにおいてはそれなりの
配慮が必要で、表現のレベルに注意が必要ではないかという事を言ったつもりです。
　特に個人情報保護法が施行されてからは、管理会社の契約書にある「長期滞納者
に対しては掲示板への掲出もあり得る」という事も実際には難しいようですしね・・・
　一般配布用の「理事会だより」的な書面と正式な管理組合保管用議事録の二つの
書面を作成し、掲示板への掲出は一般的な注意事項や保守業務関係等に留めている
マンションがあるのも事実です。
　理事会がそれでも第三者の目にふれる恐れのある理事会議事録を掲出をしたいと
いうのであれば何ら言うことはありません。
　

[14: 匿名さん]

議事録をどのようなものと捉えているかが焦点になるかと思います。
この間友人のマンションへ行ったとき、議事録ではなく、「今理事会ではこのような事を検討しています」「こういうことを実施しました」的な文書が掲示してありました。
私個人としては、議事録は言った言わないがないように残しておくものであると考えます。
居住者への啓蒙（騒音を出さないように、とか自転車置き場を整理しましょうとか）を議事録として配布するならば配布も良いかと思いますが。。。
議事録は「会議録」です。

[15: 匿名さん]

14さんとだぶりますが、議事録はあくまでも記録ですから、総会で（滞納者等の）名前が出たのなら、議事録にも書くべきだし、総会で名前が出なかったのなら、書いてはいけない。それだけのことです。

なお、議事録とは別に、「組合ニュース」「組合員の皆様へのお知らせ」といった広報文書をつくるのであれば、その書き方はとうぜん議事録とは異なります。

もめるのは、記録なのか広報なのか、どっちつかずになっているからではありませんか。

[16: 匿名さん]

15です。訂正と追加

×　総会　→　○　総会・理事会など

いずれにせよ、議事録を組合員に配布する（郵送含む）ことは必須でしょう。掲示には異論があるとしても。

[17: 匿名さん]

滞納者の氏名については、色々と議論があると思いますが、
議事録の中にどの程度、理事の氏名を記載していますか？

[18: 周辺住民さん]

現在議事録は回覧しています。
古いＭＳなので賃貸も多く、市役所からの広報も回覧で回している
都合上、賃貸人にも回しています。
問題はあるのでしょうか？
総会や理事会決まった事には、居住者にも関係する事もあるので
回すのがベストと考えて始めたようです。

[19: XYZ]

＞理事会の内容（議事録）は請求すれば開示、ここまではどこの管理組合でも最低満たしている透明度だと思いますが、やはり透明性を高めるためにも理事会の議事録を掲示板に掲示または配布したほうがよいのでしょうか？

法律は、総会の議事録については、法人ではない一般の管理組合では、管理規約と同じように、管理者（理事長）が保管する義務があり、組合員を含む利害関係人からの請求があったときは、保管場所での閲覧を拒否はできないとなっており、更に、その保管場所を見易い場所に掲示の義務があるのみです。理事会の議事録もこれにならった規約にするのが一般です。
コピー機の時代、コピーをあらゆる場所に掲示、配布は簡単なことですが、ご自分のことが記載されたり、高齢者世帯、女性世帯が明らかに分かる内容が掲示されて、押し売り、犯罪に使われることを予防する気持ちを持つ掲示者は稀れか、その基準の曖昧さ、逆に種々を考慮する余り議事録の呈をなさない内容になることなどの弊害を考慮すべきです。

[20: 匿名さん]

議事録の公開と議事内容の周知とは分けて考えるべきです。
どのような議論があったのか、及びその結論を「お知らせ」の形で各戸に配布することでお尋ねの趣旨を満たすに十分かと思います。
その上で詳細を知りたい方には理事長に開示請求されればすむ話です。
私のMSではいちいち使い分けず、お知らせ＝議事録の扱いとし、詳細は各自が控える形にしていますが、今のところ「言った言わない」のようなトラブルにはなっていません。

[21: ご近所さん]

理事会活動の周知からすれば、掲示や回覧が必要でしょうけど
組合員が、住居していない場合は、議事録を郵送で送るべきですか？
居住していない住民が多くなった場合のコピー・郵送費用負担は？