定例理事会の議事録は、委託管理会社の業務範囲？？

[理事さん]

定例理事会の議事録の作成作業は、管理会社？管理組合（役員）？

私のところでは、総合管理業務として管理会社に委託契約しているのですが、委託業務契約の中に「定例理事会の議事録」については明記していません。（その他にも細かい作業までは記載されてません）
とても小さな話しなのですが、定例理事会の議事録の作成は、どうされてますか？
できれば、管理会社名も一緒に教えて頂けると参考になります。

当方のところは、
　　東京建物アメニティサポートで、当初は議事録作成してくれてましたが、最近は理事の作業だと主張されてます。
なお、月１回理事会ニュースとして、居住者配布用資料は書記担当理事を中心に理事会で作成し発行しています（配布は管理会社）

[42: 匿名]

ICレコーダーで発言全部記録とかって
あとで見てもすごいわかりにくい議事録になりそう。
全部書くとなると発言も慎重になるしね。

ある程度要点をまとめて書く必要もあるんじゃない。

あとは微妙な案件でこれから対策を検討しましょうなんてケースで
理事会側も意見がまとまってないときにクレーマーからそんなの検討するなとか
理不尽な抗議が来るケースがある。

ある程度理事会側で意見を集約して何か対策するのか何もしないのか方針が決まってないと
抗議に対して明確に返答出来ず余計に揉めることがある。

検討するのかしないのか微妙な案件なんかはとりあえず濁しておいて、
何もしない場合は流して、検討しましょうってなってから議事録に
載せるなんてのも運用としてはありと思うね。

どっちに転ぶかわからないけど不都合なことを検討されてるってだけで
抗議にくるやついるから。これマジで。

[43: マンション住民さん]

議事録って全戸投函とかするわけでもないわけで、
議論したことはかいておいてよいのでは？
無論閲覧要求のくる可能性はあるけど、ここ三年間
一度もないな

[44: 匿名]

うちは掲示板に貼ってますよ

[45: 匿名さん]

2 基幹事務以外の事務管理業務
(1) 理事会支援業務
1 組合員等の名簿の整備
甲の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃 借人等の氏名、連絡先(緊急連絡先を含む。)を記載した名簿を整備する。
2 理事会の開催、運営支援
一 甲の理事会の開催日程等の調整
二 甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
三 甲の求めに応じた理事会議事に係る助言、資料の作成
四 理事会議事録案の作成

(2) 総会支援業務
一 甲の総会の開催日程等の調整
二 甲の次年度の事業計画案の素案の作成
三 総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
四 組合員の出欠の集計等
五 甲の求めに応じた総会議事に係る助言
六 総会議事録案の作成

[46: マンション住民さん]

そう標準的な委託契約書では、議事録の素案の作成業務は管理会社にある。

[47: 匿名さん]

（議事録）
第四十二条 　集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。
２ 　議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。
３ 　前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。
４ 　第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。
５ 　第三十三条の規定は、議事録について準用する。

[48: 匿名]

>>47
それは議事録作成を義務づけているだけであって
議長が誰かにつくらせても内容を承認して押印すれば合法になる。

[49: マンコミュファンさん]

そのあたりの基本がわかってない人条文をまるまる
引く人に多いんですよね。
誰が素案を作文したかではなく、最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。

[50: 匿名さん]

＞最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。

二人だよ。理事長署名印があれば十分で理事のは捺印無くても有効だよ。

[51: 匿名さん]

＞最終的に理事三人で印鑑おして責任とるということが大事なんだけども。
＞二人だよ。理事長署名印があれば十分で理事のは捺印無くても有効だよ。
10年古いね。理事長と出席組合員2名の署名捺印だ。

[52: マンション住民さん]

>>51
正確には議長と議事録署名人２名。
うちは副理事長が２名いるので、議長（理事長）と議事録署名人（副理事長２名）だ。

[53: 匿名さん]

＞うちは副理事長が２名いるので、議長（理事長）と議事録署名人（副理事長２名）だ。
それは昔の標準規約で10年古いよ。余りにもなあなあだから今は総会出席の組合員2名に署名捺印をお願いするのが常識で標準もそうなっている。

[54: 匿名さん]

(議事録の作成、保管等)
第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

[55: マンション住民さん]

管理会社に素案を作成させ、理事長が添削校正して議事録を完成させればいい。

[56: マンション住民さん]

>>53
ほんとにそうしてるのですか？

[57: 匿名]

理事長は、忙しいので書記担当理事に任せます。

[58: 匿名さん]

＞管理会社に素案を作成させ、理事長が添削校正して議事録を完成させればいい。
＞理事長は、忙しいので書記担当理事に任せます。
議案を自分で書いていない理事長が議事録は書ける筈が無い。
議案を自分で書いて御覧なさい、それで議事録案の７割は出来た様なものです。

[59: マンション住民さん]

文才がいると思う。

[60: 匿名さん]

普段から文章書く人じゃないと中々かけないと思う。

[61: 匿名さん]

簡潔明瞭にしかも組合員に理解できるように書くのは結構難しいよ。
それに理事会審議をすべて理解してないとかけない。
専門用語は注釈をつけるような配慮も必要。
だから素案は管理会社に書かせている。