期末から総会までの「空白の２ヶ月」について

[次期の役員予定者]

はじめまして。
当方、築４年を経過したマンションで、先日４期通常総会を終えたところです。
役員は輪番制で、私は来期（１年後）に回って来る予定ですが、今期の総会で疑問に感じたことがあったので皆さんのご意見をお聞かせください。

スレッドタイトルの疑問を持ったのは、マンション総合保険の更新について、先日の総会で何も議題に上らなかったことからです。

保険の契約は来年７月までの５年契約なのですが、当マンションは決算が６月。契約更新は（私が役員をする予定の）次期に入ります。
ところが、総会は８月ですので、私が引き継ぎを受けるときには、既に保険の更新は完了していることになります。

６月（会計上の期末：予算可決済）
　↓
７月（保険の更新時期：未審議）
　↓
８月（総会・役員交代）

保険のことは今期の議案には全く載っておらず、このままでは来期末から次回総会までの「空白の２ヶ月」に、なしくずしに更新することになってしまいます。

これを総会の場で質問したところ、「保険の更新は来期なので、今期の予算には入っていない。来期の理事会で予算を出すことになる。」という、にべもない返答。
けれど、時期からして、保険の更新にハンをつくのは先日交代したばかりの現理事長になるはずです。
総会に全く諮らず、自動的に更新をするような流れをつくるのは、代理店でもあるデベロッパーの意向を受けた、デベ系管理会社の策略のようにも思えます。

そこでご相談したいのは下記の２点です。
１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

どうぞよろしくお願いします。

[1: 元３年理事]

>>スレ主
ヤル気のある時期理事長さんで頼もしい限りです。
①への意見、
どっかで似たような事例のスレがあった気もしますが、予算については確かに来期使用分になるので今季の予算未計上は止むなしですね。
タイミング的に微妙なのが悩ましいけど、今季の総会で事前承認（保険継続の確認）をしておけばスムーズでしたね。
でも問題の本質としてはマンションの総合保険を更新に反対する組合員が多数であるとは思えませんし、更新の際に内容を吟味して変えるなら臨時総会かアンケートで組合員の総意を確認すればいいのではないかと思います。

ちょっと気になるのは、５年物の保険契約ですが、今までの年度予算と会計処理はどうされていたんでしょうね？

②の空白の２カ月は、毎月定められた支払い（水道光熱費や管理委託費など）は、事後承認が一般的でしょう。

[2: 匿名さん]

管理会社の誘導で議案にしなかっただけでしょう
管理会社の利益に繋がる保険契約のためにおこなわれたのですよ
理事会承認契約で総会では事後報告ですよ

[3: 次期の役員予定者]

元３年理事さん

早速レスいただきありがとうございます。
このサイトは新参でして、類似スレッドがあるかと探したのですが、私には見つけられず新たに立てさせていただきました。

>でも問題の本質としてはマンションの総合保険を更新に反対する組合員が多数であるとは思えませんし、更新の際に内容を吟味して変えるなら臨時総会かアンケートで組合員の総意を確認すればいいのではないかと思います。

そうですね。
これも自分が役員ならやりたいんですが・・今期理事会にやっていただくためには「すべきだ」というよりも「しなければならない」という背景があった方が実現しやすいのかな、と思った次第です。
もちろん、マンション保険には私自身も反対ではありません。
ただ、当管理組合は全て管理会社に投げっぱなしの体質が見てとれ、予算も契約も「前年と同じ」で通っていきます。保険も、おそらく吟味されないでしょう。内容や契約先を検討したうえで、同条件の更新という結論なら良いのですけど。

>ちょっと気になるのは、５年物の保険契約ですが、今までの年度予算と会計処理はどうされていたんでしょうね？

一括払いした５年分を前払金として計上、掛け捨て部分を各年度に分けて各期に保険料として費用計上しています。
積立部分は修繕会計の資産として経理しています。
経理上は、これで良いのではないかと思っていますが・・

>②の空白の２カ月は、毎月定められた支払い（水道光熱費や管理委託費など）は、事後承認が一般的でしょう。

仰るとおり、毎月かかる通常の経費はそれで実質的な問題はないと思います。
一方で、この保険料まで同様で良いのかという疑念は残ります。
５年分を前払いしますので、１千２百万円という当マンションにとっては決して小さくない額が、誰も吟味しないまま動くことには抵抗感があるのです。
保険には詳しくはないのですが、もしも数％でも削減できれば別の管理や修繕に回せますから。

また、積立部分は、総会で議決すべき「修繕積立金の運用」にあたるので、理事長判断で更新し、総会で事後承認というのは、やはり順序が違うように思うのです。

長くなってすみません。
これは緊急性の高い問題ではないので、私も「臨時総会を開くべきだ！」などと主張するつもりはありません。

ただ、今後の当管理組合の姿を考えると、どこかの時点で流れを変えなければならないだろうと感じていますし、そのためにはこの件も「本来、どうすべきだったか」を確認しておきたかったのです。
元３年理事さんの仰ることが結論ということでしょうね。

>今季の総会で事前承認（保険継続の確認）をしておけばスムーズでしたね。

[4: 1]

>>3
どちらにしても来期は責任ある理事長職を担われるのですから、
理想論としては、その保険契約の更新に関して今季から組合員の立場で参画されてはどうでしょうか？
一度、現理事長と話し合いの上、他社合見積もりや条件の精査をご自分でやられては？
１つの課題だけならやり切れると思いますし、自分で納得得られる最高の結果を目指されては？

実際、理事長職になるとあれもこれもあって大変かと。
来年5期となれば、２年アフターもひと段落して、積立金もかなりの額になってる頃でしょうね。
積立金の運用や長期修繕を前提にした小規模補修も出始める頃かな。

[5: 匿名さん]

厳密にいうと、予算獲得のための総会を開かないといけないんでしょうね。（地方自治体はそうしてます。職員の給料も払えなくなるので）

管理組合でそこまでする必要があるかは疑問ですけど、極力、空白期間に契約・発注を行わないようにした方がいいと思います。保険の期間を数ヶ月ずらすのは、中々難しいかと思いますが。他にも、管理委託契約ほか、各種の年間契約の契約期間も、総会の3ヵ月後あたりに切れ目ができるようにしておいた方がいいですよ。総会で否決（普通は無いでしょうけど）された場合に、対応できますので。

[6: 次期の役員予定者]

>No.2 匿名さん

そのようにも受け取れます。

ただ、総会の様子では、管理会社も「あまり考えていない」というように感じました。
保険の代理店としてどの程度の手数料収入があるのかはわかりませんが、会社としては微々たるものかも知れません。

仮にそうだとしても、管理組合にとっては微々たる金額ではないので、このままずっと総会をスルーしたまま継続するという流れは、いずれ変えたいと思っています。

[7: 次期の役員予定者]

>No.4 1さん

>どちらにしても来期は責任ある理事長職を担われるのですから、

正確に申しますと、理事長になるかどうかは理事互選の結果ですので、なれるかどうかは解りません。
私がやりましょう、とは言うつもりですけど。

>一度、現理事長と話し合いの上、他社合見積もりや条件の精査をご自分でやられては？
>１つの課題だけならやり切れると思いますし、自分で納得得られる最高の結果を目指されては？

そうですね。合見積もりなどはおそらくネットでも取れるでしょうから、特に大変なことでもないと思います。
理事長と話してみて受け入れてもらえれば良し、拒絶されたら・・仕方ないですね。

>来年5期となれば、２年アフターもひと段落して、積立金もかなりの額になってる頃でしょうね。
>積立金の運用や長期修繕を前提にした小規模補修も出始める頃かな。

そうですね。
いくつかの修繕も予定されておりますし、長期修繕計画自体、５年目で見直すとなってますから、それがメインになるかも知れません。かなり杜撰な感じですので・・・

[8: 4]

老婆心ながら、
現理事長もプロではありませんし、今季も来期も理事のほとんどが素人です。
スレ主さんには意欲も気概もあるでしょうが、独りではうまくいきませんし、肝心なのは将来に継続できる良質の組合運営でしょう。
現理事長や現理事を敵に回さず、むしろ味方にして、スレ主の思い描く組合になるといいですね。

[9: 匿名さん]

＞１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
問題あり。予算書にない保険料の支払は不可能。臨時総会を招集する必要ある。
＞２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？
無能な理事長が続いた遺産ですね。それを管理会社の責任にしている間は改善の余地はない。

[10: 次期の役員予定者]

>1,4,8さん

ご忠告いただき、ありがとうございます。
仰るとおり、一人で変えて行くことは難しいですし、況や敵を作ればよけいに可能性を落とすことは自覚しています。

実は昨日、偶然にも現理事長とエレベーターで一緒になりまして、保険の話をもう一度してみました。
柔らかく話したつもりですし、言ってもらえば作業は私がやりますからと申し上げたのですが、どうやら面倒くさいクレームと受け取られてしまったようです。
一組合員として今期に解決するのは難しいかも知れません。

>9 匿名さん

ご意見ありがとうございます。
因みに、貴組合ではどのように対処されていますか？

[11: 匿名さん]

>9 匿名さん
＞因みに、貴組合ではどのように対処されていますか？
前期の理事長の任期中ではあるが、会計年度は次期のなる場合の出費は前理事長が追加予算の審議を経なければ出来ません。本来は起こりえない現象で、この様になった原因が貴方の組合にあるのが特別なのです。

[12: 匿名]

>>11
会計年度を終えてから通常総会を開く組合がほとんどなので、空白の2カ月くらいはどの組合も起きる。
普通に起きうることだと思う。
大きな金額や内容が現状と変わるものについては、事前に承認決議をしておくほうが無難だが、内容を吟味するなら、臨時総会を開催するか組合アンケートの上、事後承認で支障はない。
支障＝各々の管理組合内で問題になること。

[13: 匿名さん]

＞会計年度を終えてから通常総会を開く組合がほとんどなので、空白の2カ月くらいはどの組合も起きる。

定期的出費の類いは、規約で理事会の決議で出費可能との規定は出来るが、ことマンション保険契約では絶対に起こりえない。それが起こっていることに作為的なことがあることを理解出来ないとは情けなし。

[14: 次期の役員予定者]

トピ主です。

すみません。私が「（このような）支払は他にもある」と書いたばかりに、議論が錯綜しました。

No.11、13さんの組合では、経常的な支出は規約により理事会決議で可能とされているのでしょうか？

一方、マンション保険のような、経常的支出とは言えないものについては、どのように対処されているのでしょうか？
例えば保険であれば、契約期限は解りきったことなので、臨時総会を開催するものではないと思います。
（ウチのマンションのような、既に通常総会を終えたところは別として）

あとは、次々期の（２ヶ月分）暫定予算を通常総会で可決しておく、または特定の契約（支出負担）行為を可決しておく、くらいしか思い浮かびません。

[15: 次期の役員予定者]

>No.5 さん

レスが遅れました。

>極力、空白期間に契約・発注を行わないようにした方がいいと思います。保険の期間を数ヶ月ずらすのは、中々難しいかと思いますが。

そうなんです。保険は難しいと思います。何かあった時に、その責めを負うほどの気概は残念ながら私にはありません。
やるなら、決算期をずらす方が現実的かも知れませんが・・・保険のためだけにそれをするのもどうかと。

そういえば、改めて良く見たら、防犯カメラのリースも同時期が契約期限でした・・・

理事会がやる気にならなければ、私が、さらに５年後の輪番理事まで引き継ぐようにするしかないのかも。

[16: 匿名さん]

>>15
保険の期間をずらすのが難しければ、それに合わせて、例え10ヶ月～11ヶ月前でも、定期総会で採決しておくのが無難でしょうね。防犯カメラのリース契約も、大手は中々受け付けてくれないかも。
その他のメンテの契約は、業者に言えば期限をずらしてもらうのは難しくないですよ。一回だけ1年＋αの契約にするか、数ヶ月の契約を挟むなどして。

[17: 某社元フロント]

１年満期掛け捨て保険の更新ならともかく５年満期の積立保険が満期を迎えるのですから、今後どのような契約にするのか理事会で審議したうえで臨時総会（通常総会では間に合わないので）に諮るのがよいと思います。ちなみに、あるデベ系のいくつかの物件では「５年満期積立保険に加入する」と管理規約に謳われていますよ。

[18: 12]

5年物になると保険料割引が大きいので、うちも竣工後に変更しました。（もち総会決議を経て）
積立がある総合保険にちょっとだけ興味ありです。
差し支えなければ商品名（またはヒント）ください。
詳細は自分で調べますので。

で、積立＆満期による再運用？があるので(事前の)なんらかの総会決議は必要な気がしてきました(^^;

[19: 匿名さん]

＞No.11、13さんの組合では、経常的な支出は規約により理事会決議で可能とされているのでしょうか？

とんでもない、そんなことあろう筈が無い。定期的とコメントしてるよ。例えば、三ヶ月毎に業者による特別清掃すると決議した場合、スタート時点によっては、次の会計年度にタイミングが来る時の支払を言っているのです。植栽なども良くある例です。

＞一方、マンション保険のような、経常的支出とは言えないものについては、どのように対処されているのでしょうか？ 例えば保険であれば、契約期限は解りきったことなので、臨時総会を開催するものではないと思います。 （ウチのマンションのような、既に通常総会を終えたところは別として）

どうしてそうなったかを調べることが先決です。
今のままでは、臨時総会を開かない限り規約違反の誹りは免れられません。
新会計年度開始してから二ヶ月以内に総会を開けとは、前年度決算の書類整備、総会招集の準備の作業時間の確保の他に、新年度の予算主義を確立するために最少期間とする意味があるのです。従って、その間の出費は現理事長が出費するのですから、会計期間は次年度の出費を追加予算案として臨時総会に諮るのが当然です。

[20: 匿名]

どこにでもいるよね。運用聞かれてんのに、こういう"そもそも論"語る人。

[21: 匿名さん]

更新次期の変更は、これを仕組んだ奴にやらせない限り、永久に続く事になることも分からずに横からヤジしか出来ない己の無知を恥じたらどうかね。

[22: 匿名さん]

保険契約って、途中解約できますから
解約手数料は、そんなに高くは無いと思いますが？
５年契約を当初より選択されているところからして、善良だと思いますけど？
管理会社が保険代理店などの場合は、１年後との契約を続けた方が
保険料の累計は大きくなるので、代理店としては美味しいと思いますが？
１年後との保険料を５年分足してみたら、５年一時払い契約の保険料がいかに
お得か判ると思いますが？

[23: 匿名さん]

>>22

積立総合保険ですよね。掛け捨て保険部分の保険料については割引がありますが、
積立部分があるので、管理費の運用商品の販売みたいなものです。
その分も代理店は手数料もらってますからね。。

[24: 次期の役員予定者]

トピ主です。

No.18 by 12さん。
うちは、損保ジャパンのマンション総合保険です。

再び論点が広がっていますが、デベロッパーや管理会社が故意にこれを誘導していたとしても、そこから利益があっても、私はさほど問題ではないと思います。
あくまで、管理組合としてどうすべきかを考えれば良いことだと。

私のマンションの事例が【厳密に言えば】おかしいということは、皆さんの意見が一致していると考えています。
一方、その運用をどこまで厳格にするかというところでは、意見が分かれております。

【予期せぬ出費】が発生したとき、No.19 匿名さんが仰るように、臨時総会を開くことが妥当でしょうし、他に選択の余地はないかも知れません。（少額であれば予備費という手もありますが）
ただ、マンション保険の契約期限は予期できないことではありません。
通常総会でも出席者が少ないケースが多い中、こういった解りきったことで臨時総会を開くのは合理的ではないと思います。

私は、当マンションも【本来は】先日の通常総会で「来々期の暫定予算」または「契約（支出負担）行為」としての承認を得るべきだったのではないかと考えており、そういったことをしていらっしゃる組合の事例、または別の手法を取ってらっしゃる組合の事例がないかと思い、No.19 匿名さんにも「どのようにしていらっしゃるか」を再三お聞きしていました。
No.19 匿名さんのお答えは私にはちょっと解り辛いのですが、臨時総会という真っ当な手続きを、手間を惜しまずしていらっしゃるようで、その正当性には疑義がないと思います。
当マンションも規約どおりに考えれば、臨時総会以外にないということは皆さまのご意見を伺って理解しました。

ただ、一組合員である私にとって、現理事長が消極的な状況でそれを実現するには、マンションの中での孤立というリスクを負うことになり、その覚悟をするほど組合に損害を与える案件だとはないと、今は判断しています。

No.8でレスをいただいたように、「肝心なのは将来に継続できる良質の組合運営」だと、現段階では感じております。
では来年、自分が役員になったとき、どのように組合運営に携わるべきか。
これは残念ながらまだ自身で明確になっていません。

繰り返しになり、また質問で申し訳ありませんが・・・

空白の２ヶ月について、総会で「来々期の暫定予算」または「契約（支出負担）行為」としての承認を得てらっしゃる事例はありますか？
臨時総会を開くのが一般的ですか？
または他の手続きを経ていらっしゃる例がありますか？

引き続き、よろしくお願いします。

[25: 5]

>>24
「来々期の暫定予算」は例を聞いたことがないですが、1年契約を結んで（ほとんどは自動更新ですが）、その契約期間が来々期にかかる、というのは当たり前のようにある話です。

例えば、3月末決算・5月総会の場合、6月1日～翌年5月末の契約について総会で承認を得て契約を結んだ場合、翌年4月～5月末の間は来々期にかかります。厳密には、予算も併せて取らないといけないんでしょうが、管理組合の場合は、契約締結さえ承認されていれば、それほど目くじら立てる必要はないかな、と個人的には思っています。

これが、4月1日～翌年3月末の契約だと、5月の総会の時点で、翌年の4月からの契約について承認を得ることになります。そうすることに抵抗があるなら、契約期間をずらすか、臨時総会を開催するか・・・という話になってきますね。
基本的には、契約締結が主で、予算が従だと思いますので、資金不足にさえならなければ、予算の承認前に契約締結をしてしまっても、問題では無いと思いますが。

[26: 18]

>>24(スレ主)
情報ありがとうございました。
ちょっと調べて現在の商品より有利なら理事会へ提案してみたいと思います。

横スレになりますが、
スレ主のところの役員の任期はどうなってますか？
うちの組合では会計年度を終え約2カ月後の通常総会開催までは旧役員の任期です。（総会で新役員が承認決議されるまで）
輪番制といえ、例年の総会で新理事会の紹介と承認が議題になっていれば、
今回の保険契約の更新作業と支払いも、スレ主が次回の総会で役員承認される前の出来事なのではないかと。

[27: 次期の役員予定者]

No.25 by 5さん。
レスありがとうございます。

>厳密には、予算も併せて取らないといけないんでしょうが、管理組合の場合は、契約締結さえ承認されていれば、それほど目くじら立てる必要はないかな、と個人的には思っています。

この点、同感です。
例えば管理委託契約については、期末から３ヶ月ずらしています。
もちろん、その契約は総会の承認を得ておりますので、空白の２ヶ月間の支出も、さほど問題ではないと考えます。
また、電気代や水道代も義務的経費と考えられ、それこそ目くじら立てるものでもないでしょう。

一方で、当マンションの事例として挙げている、「空白の２ヶ月に契約」するマンション保険については、どのように承認すべきとお考えでしょうか？
承認するタイミングな、ないのです。
通常総会で「来々期を審議」するか、改めて臨時総会を開くか、またはスルーするか。３つしか思い浮かびませんが。

重ねて質問、教えてくんで恐縮です。
よろしくお願いします。

[28: 5]

>>27
通常総会は終わっているので、臨時総会を開くかスルーするかしかないと思いますよ。
3ヶ月の暫定契約みたいなのを結べれば一番いいですが、保険会社次第ですし、たぶん受け付けてくれないんじゃないかと思います。

[29: 次期の役員予定者]

No.26 by 18さん

お役に立てば幸いです。

>今回の保険契約の更新作業と支払いも、スレ主が次回の総会で役員承認される前の出来事なのではないかと。

そうなんです。
私の役員就任は、総会後です。
ですから誤解を恐れずに言えば、本件がどう推移しようが、私自身が責任を問われることはないと思います。

ただ、偶然このことに気付き、これってどうよと感じ、本来どうするべきかを考え、今後につなげたいという思いです。
それと、ウチのマンションだけの問題じゃなく、どこにでも転がってそうな話なので、議論を深めるのも意味があるかな、と感じたので頑張って書いてます（笑）

[30: 次期の役員予定者]

No.28 by 5さん

レスありがとうございます。

>通常総会は終わっているので、臨時総会を開くかスルーするかしかないと思いますよ。

ウチのマンションは、そのとおりですね。
一般的には、通常総会でされるのかな？と思ってましたので、聞いてみました。

[31: 26]

うちの総合保険の更新は、
前回更新した際に５年物に換えたこともあり、総会議案で説明と承認得てしまいました(笑
そろそろ更新が近いはずなので、どう議案されるかされるべきか興味深々なのですが....

もしスレ主の立場なら、
臨時総会の開催を要求するより、更新前に全組合員向けの広報と賛否アンケートをとるよう理事会に提言すると思います。
このマンション総合保険の加入も含めて組合活動に関して、組合員への周知を図り同時に今理事会の責任ある活動としてやってもらうかと。

そして、同じような空白の期間の支払いを明確にするために、次回の総会以降の「予算承認」では年間＋翌３ヵ月分の予算計画を作成し明示するよう提案したいと思います。

[32: 次期の役員予定者]

スレ主です。

No.31 by 26さん、ご意見いただきありがとうございます。

さきほど、意を決して管理会社に電話しました。

●先日の総会で保険と防犯カメラの件が議題に挙がっていなかったことを問題視している
●本来ならば、臨時総会を開催する必要があると考えている
●もしも臨時総会の開催が難しければ、数種の契約パターンで複数社から合見積もりをとった上で、契約内容を問う住民アンケートなどを実施すべきである
●理事会は就任したばかりで規約違反の可能性があることに気付いておらず、組合員（私）から意見があった以上、管理のプロとして対応を理事会に提案すべき責任があると考える
●検討の有無、その推移は理事会議事録で確認して行くつもりである
●自分は来期に役員が回って来るので、このまま対応がなければ理事長に立候補のうえ、問題提起しようと思っている

ここまでキツイ言い方をしたわけではありませんが、こんな内容で。
「来期の役員」ってのは、効き目があったように感じました。
これで管理会社が何もしないってことはないと思います。

ただ、管理会社が提案しても理事会が不要と判断するとキツイですね。管理会社に言いましたが、本来は理事会の努めですから・・
まあ、理事会がそこまで怠慢なら、むしろ開き直れます（笑）

[33: 匿名]

>>スレ主さま
>>24の最終段落の「他の手続き」として例を挙げます。

会計年度終了後～予算承認までの間（２～３ヶ月が一般的でしょうか）について、
管理規約にて「前年度の予算に準じて支出できる」旨を定めている組合もあります。

また、厳格な運用を好む管理組合では、暫定予算承認のための総会を期中に行い、
決算・予算承認のための総会を期が変わってから行うところもあります。
（気軽にサクサクっと臨時総会をする組合もありますよ。）

さらに、期中に来期予算の承認を取ろうとすることもありますが、前期繰越金が確定しないので、
これは規約を標準的なものに少々工夫を施す必要があると思います。

余談ですが、「契約（債務負担・支出負担）行為の承認」というのは参考になりました。
ありがとうございました。

[34: 次期の役員予定者]

トピ主です。

事例をご教示いただき、ありがとうございます。

>会計年度終了後～予算承認までの間（２～３ヶ月が一般的でしょうか）について、
>管理規約にて「前年度の予算に準じて支出できる」旨を定めている組合もあります。

なるほど。一般的な支出だと、それが妥当かも知れませんね。
数年に一度とか、金額の張る特別な支出には対応できないですが、そういうものまで規約で許容するのは変な話ですよね。

>また、厳格な運用を好む管理組合では、暫定予算承認のための総会を期中に行い、
>決算・予算承認のための総会を期が変わってから行うところもあります。
>（気軽にサクサクっと臨時総会をする組合もありますよ。）

そういう組合、羨ましいです。
当マンションは８４戸ですが、ここ数年は通常総会の定数集めに苦労しているようで、出席での議決権行使に至っては十数件という惨状です・・
毎回、何の議論もないシャンシャン総会ですので興味が減るのも無理からぬことですが。


>さらに、期中に来期予算の承認を取ろうとすることもありますが、前期繰越金が確定しないので、
>これは規約を標準的なものに少々工夫を施す必要があると思います。

暫定予算ではなく、本予算を期中に議決ですか？
それだと決算の承認のために、また総会が必要になりますよね？
本予算案を期中に提出されようとする意図が、私には見えません。
う～ん。

>余談ですが、「契約（債務負担・支出負担）行為の承認」というのは参考になりました。

予算主義の権化、行政の手法を参考に考えました。
もっとも、自治体では議会がしょっちゅう開催されますので、当年度分は補正予算を組むのが通常でしょうけど。
複数年に渡る事業は、債務負担行為・継続費・明許繰越のいずれかですが、債務負担行為という考え方が一番馴染むかな、と。

前年度に債務負担（契約）行為を「契約上限額を設定」して議決
　　↓
理事会で合見積もりなどを取り、（できれば組合員アンケートをとり）契約内容と金額を確定
　　↓
必要な時期に契約（次期になる）
　　↓
速やかに総会で議決（追認）

これなら一定の正当性は保てるのではないかという、落としどころ案です。

[35: 匿名さん]

＞さきほど、意を決して管理会社に電話しました。

残念でした。それは管理組合の内部の事で管理会社はご指示に従っているだけです。

[36: 匿名さん]

予算準拠の原則
この予算準拠の原則とは、管理組合の特性から導き出される特有の原則である。つまり、管理業務の遂行に際して、管理者(理事長)や特定の役員の恣意に流されることになってはならず、予算に基づいて執行されることが必要であるとする原則である。
したがって、収入及び支出は総会(集会)で決議された収支予算書に従って行われる必要があり、特に、支出については予算内にとどめることが重要である。ただし、支出が予算を上回る場合には、管理規約で定めた予備費の流用や臨時総会(臨時集会)による決議などによって、予算と支出の整合性を保つ必要がある。
会計書類は、区分所有者などの利害関係者に、収支及び財務状況を明瞭に表示したものとすること。
会計処理の基準及び手続きについては、毎年継続して適用し、みだりにこれを変更 しないこと。
管理組合の収入及び支出は、予算に基づいて行う必要があること。

[37: 匿名さん]

今までと保険は一緒だから暫定予算でやってますよ
違うと言うのであれば臨時総会を開くしか無いと思うのですが…
臨時はやりたく無いってか理事でもないのにやるとか言ってややこしいと思われるの嫌でしょ？

管理会社が代理店なら見積を渡すだけで比較させることは業法的にはできません（内容説明せずに金額比較を誘導してるだけになるから不公平）
保険を選ぶとしてもその手法でのアンケートはやらない方がいいと思いますよ
書面決議としても無効だし

…とか管理会社の担当が言うんでしょねぇ～

っつか単純に管理会社の怠慢
明らかに提案し忘れですわ
普通は提案する
せめて理事会には提案する
本当は前の総会でしかお客さんに判断してもらえる時は無いから
ここ最近商品内容変わってるから同等のものとか言って値段全然違うの出てくるかも…

とりあえず見積を取らせて内容確認してから次の事考えてみては？
アンケートするか説明会するか総会するかは内容見てから
まぁ選択肢はもう２択だけかと…
・現在と一緒でそのまま
・他の商品がいいから臨時総会

上限予算は話ややこしいだけっすよ
無事故でいきなり事故あって高くなるかもしんないし、保険会社の料率が突然変更するかもしんない

あと余談ですが…
規約で総会決議をする内容を確認してたほうがいいですよ
保険契約書いてあるなら何にせよ臨時総会

[38: 匿名さん]

5年満期の総合保険を契約するには当然総会決議が必要です。（1年契約であっても）
当ＭＳが10年程前に同様の5年満期の積立総合保険を点検する機会がありました。（ペイオフとの関連で）

結果、大手損保での契約でしたが代理店が管理会社（代理店には手数料が10台％の後半入るとか）保険の内容が最悪でした。スレ主さんのところと同じで空白の期間に満期が来るように成っており10年間は同内容で支払い期の予算書には載るのですが総会決議は結果として事後の状態でありました。

保険内容の検討と、積立て部分はペイオフの対象外で双方合わせて検討する事が望ましい事が判りましたが、目の前の総会議案書は直りませんので、理事会に対して書面で前に記載した問題点があるのでとりあえず1年間の保険のみの契約とするよう総会資料の議案訂正をお願いしました。

しぶしぶと思いますがペイオフ等で自分達の責任と成ることを避けるためにも理事会は1年間で総会に諮りその通り決議されました。（しかし事後のままです）勿論組合員には総会前に訂正の書面が配布されました。

改善検討後は、修繕積立金の一部をペイオフ対象外の積み立て保険とはしないこと。内容も大手の新しいマンション総合保険のみを契約し、保険料を割り引く為に3年分を1度に支払う方式で契約しました。地震保険も付けました。

期日の問題が残りますので、翌年に1年契約をそのまま更新し、総会終了後１カ月以内の日を定めて解約し、そこから新規の３年間前払いの保険契約を締結し以後３年毎に内容を検討し更新しています。

火災保険は途中解約すると返戻金が少なく損をするのですが、減額なしか増額して途中更新すると返戻金も日割りで返金されますので問題ありませんでした。

大変長くなり申し訳ございませんが何か参考になればと思います。

[39: 次期の役員予定者]

皆さま。
たくさんのご意見いただきありがとうございます。

レスが遅れて申し訳ありませんでした。

>No.36 by 匿名さん

>予算準拠の原則

総会の開催は少なくとも年１回となっていますが、もしも標準管理規約が「年２回」とされていれば、多くのマンションで矛盾は解決しますね。
予算と決算を無理矢理１度でやろうと思うから、問題が出るわけで。

うちのマンションも、ただ臨時総会を開催すれば良いだけのことで、たいした問題じゃないんですよね。
それを、やれないから、やってくれないからと言って「次善の策」を考えるのもアホな話なんですよね。実際、そう痛感しました。


>No.37 by 匿名さん

>上限予算は話ややこしいだけっすよ
>無事故でいきなり事故あって高くなるかもしんないし、

全く想定してませんでした（汗
自動車保険のように、保険を使う度に料率がアップするものなのですか？

ただ、上限予算は「最大でこの金額」と規定するものですので、きちんと精査されるという前提に立てば、余裕を見て設定しても良いかと思いますが。

>No.38 by 匿名さん

やはり、同じような案件があったのですね！
しかも毅然とした対処をされていて、私も見習いたいと思います。

>火災保険は途中解約すると返戻金が少なく損をするのですが、減額なしか増額して途中更新すると返戻金も日割りで返金されますので問題ありませんでした。

これも、今の私には大変貴重な情報です。
ありがとうございました。

[40: 匿名さん]

＞予算と決算を無理矢理１度でやろうと思うから、問題が出るわけで。

会計原則を知らない人の俄かアイデアでした。

[41: 匿名さん]

最初の管理組合設立の総会で決議しないことが原因です。その理由が問題です。

[42: 匿名さん]

スレ主さん、と同じ管理会社ではないかと思います。
それも城西支店が担当では？
管理会社に問い合わせしても駄目ですよ。握りつぶされてしまいます。

[43: 匿名さん]

>管理会社に問い合わせしても駄目ですよ。握りつぶされてしまいます。

情けない事を言うなよ。それでも大人かよ。

[44: 匿名さん]

管理会社は組合の話なので理事会に提案を…と逃げる話なんだけど
主体はあくまで同じ所有者たちなんだから 管理会社をわざわざ通して管理組合の話をするのではなく、直接理事会役員の方に話ができる環境はもっておいた方がいいと思う

>>42
レベル低い担当はどこでもこんなもんです

[45: 匿名]

>42
>会計原則を知らない人の俄かアイデアでした。
せっかく有意義な展開なのに無知が茶々いれんなよ。会計原則って何だよ！？意味わかってねぇんの見え見え。企業会計原則のことか？何で企業会計原則がこの議論の流れに出てくるわけ？企業会計に予算準拠の原則なんてあるわけ？自治体のやり方真似た折衷案なんて、面白いアイデアだよ。馬鹿はあっちで爺さんとじゃれてろ。

[46: 匿名さん]

管理組合会計の特性
管理組合の会計は、既存の「公益法人会計」や「企業会計」にはない、次のような特性がある。
1 管理組合の業務の目的は、利益を追求する企業とは異なり、共用部分の維持管理を適切に実施することにある。このため、管理規約に定められた業務を収支予算の範囲内で実施することが必要であり、予算と実績を適正に管理することが重要である(予算準拠の原則)。
2 管理組合の業務には、日常の維持管理、大規模な修繕工事、その他駐車場や駐輪場などの管理がある。それぞれの業務には収支が伴うため明瞭に会計処理される必要がある。特に、大規模な修繕工事のためには修繕積立金を定期的に積み立てていくことが 必要であるため、修繕積立金会計を管理費会計と区分して管理する必要がある。
3 管理組合は、マンションの規模、利用形態、団地型管理組合、管理形態、そして法人格の有無など様々な形態があり、資産の規模も異なる。しかし、企業会計や公益法人 会計などで採用されている一般原則(正規の簿記の原則、真実性の原則、明瞭性の原 則、継続性の原則)は、管理組合会計の基本原則にも適用されるべきものと考えられ る。
4 管理組合の財務会計についての書類や情報の引継ぎは重要である。特に、管理組合で は、役員の任期が短い場合が多く、財務会計についての知識が十分でないことが多い。 また、財務会計についての書類や情報は、一般の組合員に提供されるべきものである が、正確性を担保した上で、「わかりやすい」情報提供の方法が必要である。

[47: 匿名さん]

46さん、素晴らしいレスなので町内会のスレにコピペさせてもらいます。

[48: 匿名]

ちっとも答えになってないよ。また誰もが知ってる"そもそも論"かよ。呆れたもんだ。

[49: 匿名]

荒らしてんのはどっちだか…

[50: 次期の役員予定者]

すっかりご無沙汰してしまいました。
トピ主です。

その後、理事会に動きがありまして、結局は臨時総会を開催することにしたようです。

どうやら、理事は消極的だったようですが、監事が問題を理解してくれたようです。
「理事会がやらないなら、監事の権限で臨時総会を開催する！」くらいの勢いがあったようで、渋々ながらも（？）理事長が総会の招集を決めたとのこと。

臨時総会を開催する決議は理事会議事録に記載されていますので、確定だと思います。
ここまで来れば、もう私には文句ありません。
きちんとした議決さえされるなら、安い高いは私にとって二の次ですから。

皆さまには、たくさんの有意義なご意見をいただき、ありがとうございました。

[51: 匿名]

おめでとうございます。
まともなカンジさんでよかったですね
いつもまともなカンジとは限りませんし、どこもがそうであるわけでないので
他のマンションでも問題だと思います

[52: 31]

>>50(スレ主)さん
事後報告まで．．．律義な方ですね。
うちの組合の理事長あたりに採用したいくらい(笑

まだ結果は出ていませんが、これを機に組合員の意識も高まるといいですね。
問題ない組合ほど、組合員も理事まかせっきりになり易いので、時々目が覚めるような組合の課題を提示することは非常に重要(笑)だと考えます。
事務労力的には大変ですが、定期総会とは別に「年に一度は臨時総会」というのもありかなぁっと考える今日この頃です。
来期以降のご活躍も期待しています。

[53: 匿名]

うちの組合は決算3月、総会6月です。空白は3か月あります。
それでも今まで、空白の期間に特別な支出がなかったから、問題なくすんでいました。

ところが今回、震災の影響で3月にやろうとしていた共用部分の2種類の交換工事ができなくなりました。
その工事はもともと予算案には無かったもので、一つは交換十数か所のうち一部に緊急性があり、もう一つは全く緊急性のないものです。費用は2つ併せて120万円もします。
震災前に理事会に「予算に無かったことなので総会で予算に載せ、来期にやってはどうか？」と提案したのですが、「予備費でできる」と却下されました。

震災後、管理会社に問い合わせ、工事が未実施であること、「小修繕費と予備費（100万）でやる」と言う判断を聞きましたが、3月中に実施できなかったということは、予算承認されていない空白の期間の支出になってしまいます。
緊急性がある交換は認めてもよいが、それ以外の「ついで」の交換や、緊急性の無い工事は、6月の総会で予算承認を得てから進めるべきだと思うのですが。
空白の期間の支出はできるだけ避けるべきと考えますが、いかがでしょうか？

[54: 住まいに詳しい人]

うわー面倒くさい人がいたもんだ。
保険契約なんて定期更新で予算書にも載っているんだから
予算が承認されたら当然次回も同内容で更新されるよ。

契約内容や契約期間を変更するなら総会に諮るのは当然だけど
前回と同じ内容を総会議決する意味はないでしょ。

もちろん、前回と同じ内容で良いのか他社との比較検討は
契約更新の前に理事会がやっておくべきことで、今回は
それをしてなかった点は問題といっていいが、輪番制理事会なんて
そんなもんでしょ。

自分が次回理事ならそのときに現在の保険契約の妥当性を検証して
このままでいいか、次回更新時に変更するかを提言すればいい。

今から臨時総会してまでやることとは思えないな。
毎回やってたらこんな保険なんかもったいないからやめろなんて
ことになったどうすんだろうね。

　組合員なんてアホも多いからそういう流れになったら
共用部の保険がなくなることにもなりかねない。

むやみやたらに議案を増やすべきじゃないし、絶対必要なものは
いるかいらないかという議案にしてはならない。保険会社によっても
保障の内容とかが微妙に異なるのでまったくの同条件てのはないし、
どっかの補償がよくなればどっかが悪くなるなんてこともある。

　見積いっぱい出して、さあ選んで下さいじゃ収拾つかないよ。

　理事会でいろいろ検討した結果、ここに変更しようと思いますが
どうですかとか、検討した結果現行のまま継続にしますがどうですかとか
そういうふうに議案つくらないとダメ。

　防犯カメラなんかは他社に変更しようとすると、工賃が高く付いたりでなかなか難しいよ。
再リースしたら安くなることも踏まえて他社に乗り換えないとそのまま再リースしてたほうが
安かったなんてことになりかねない。

　まあやってみてわかることもありますから頑張って下さい。
　こまかいこと言い出すときりがないくらいつつくとこがありますマンション管理には。
　任期にやれることを絞ってやらないと収拾つかなくなりまっせ。

[55: 匿名]

>>54
スレ主へのレスですか？
半年前に立ったスレで解決したるみたいですよ。

それより53にアドバイスをお願いします。

[56: 匿名さん]

あらしの物言いで、逆に問題点がわかる時も多いので、発見したときは面白いよ。

[57: 住まいに詳しい人]

単なるスレへの感想です。

>>53にはアドバイス不要でしょ。
そんなもん予備費でやっちゃだめ。
臨時総会開きなさい。常識です。

[58: 53です]

57さん、レスありがとうございます。
そうですよね、やはりまずいと考えますよね。

まぁ、そういう判断をしても、現理事会の期の中でやるのなら、現理事会の責任で済みますが、
3月期末までにできずに、4月以降に未承認の予算の予備費でやる…ということは、「次期」の
理事会の預かる会計に乗っかってくるわけです。
私は次期役員に立候補しているので、それがとても引っかかります。
6月の総会までまって予算計上してから実施すれば何の問題もないのに、なぜ強引にすすめるのか。

強引に予備費でやるのなら、立候補を取り消そうと思います。

[59: 次期の役員予定者]

ご無沙汰しております。トピ主です。
久々に見たら上がっていたので、ちょっと嬉しい気持ちですw
やはり、同じような悩みを抱えるマンションがあったのですね。
本トピの有効利用をしていただき、ありがとうございます。

>No.53 さん

執行してしまう流れを止められなければ、いっそ、来期は監事に立候補されては如何でしょうか？
来年の総会でこの処理について「適正とは言い難い。以降は臨時総会を開催するか、通常総会の議決後に執行することが望ましい。」との意見を付して、監査するという案です。
そうすれば、議事録にも載りますから、（普通の理事会・管理会社なら）無視はできないでしょう。
少なくとも、悪しき慣習にすることは防げます。

私も、本トピでは議論を絞りたかったので書きませんでしたが、一時期はそうしようと思ってました。

>No.54 さん

確かに、枝葉末節のことで揚げ足取りのような問題提起だったと思います。
ただ、私のマンションは将来の修繕積立金不足が疑われる物件なので、細かいところも手を打っておきたかったのです。
単年度の案件ならば、来期自ら役員として手を付ければ良いことなのですが、５年モノは可決されると手が出せないだろうと思ったので、就任前でも何とかしたかったのです。

結果の事後報告ですが、理事会が５件の合見積を取り、ほぼ同等の内容で年額を７０万円（経費となる掛け捨て部分）減額して提案し、可決されたので良かったと思っています。５年で３５０万円は、私のマンションの規模だと小さい額ではありません。もっと安いものもあったのですが、保険は安ければ良いというわけではないので、理事会の判断が妥当だったと思います。

防犯カメラは、リースは再契約となりましたが付随するセキュリティ会社との契約が大きく減額できたので、これも良かったかな、と思ってます。

目的は管理費の削減でしたが、こういった案件を毎回、更新の度に見直すことを前例として作れたことも満足しています。
毎回上手く減額できるとは限りませんが、ウチは「ずっと同じでいいじゃない？」という状況ではないので、見直す、考える、判断するということを理事会がずっと続けなければなりません。

私が目的を書かずに敢えて手段の話に絞ったために、誤解もあったかも知れません。
それぞれのマンションで事情も違いますから、どこの組合も同じことをする必要はないでしょうし、No.54さんのマンションで問題がないのは羨ましい限りです。

今後、またこちらで相談するかも知れませんが、その際はどうぞよろしくお願いします。

[60: 匿名さん]

ヒント
付保率のみなおし

[61: 匿名]

もう終わっちゃってるみたいよw

[62: 匿名]

緊急性のない工事は予備費でやっちゃダメよ　でＯＫ？

やっちゃったら総会で役員叩いていいよね？

[63: 匿名さん]

>２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

いいえ全く違います。
特に総合保険の場合は特約で追加或は削除項目もあり得ますので、同一条件としてもその旨の理事会案を決議し臨時総会を開催すべきです。この種の議案ならば実出席者が少なくとも議決権行使書等でも十分諮れます。

[64: 匿名]

監事に立候補ってのは妙案でないかな？規約無視して監事も互選しちゃってる組合多いけど。立候補したらいい。

[65: 匿名]

組合の今後を考えれば、監事になって指摘するのは良いことだと思います。

でも、監事になって決算報告に対して公の場（総会）で指摘できるのは今年ではなく、
1年後…というのが引っかかるんですよね。
判断を誤った役員たちは退任してしまっていて、他人事になっているはずです。
監査報告で指摘しても、組合員はその期の役員のミスのような印象を持つと思います。
悪いのは前期の役員なのに、組合員に説明、謝罪は無関係の理事長がするんですよね。
なんか納得いきません。

自分も、汚れた予算案を引き継がれるのは嫌です。
管理会社フロントに「就任前に予備費100万使われたら来期はどうするんですか？」
と聞いたら、「予備費を増額する。」と言われました。
予備費は毎年100万とっていますが、4～6月に支出する○十万＋100万を来期の予備費
として予算計上するつもりらしいです。

予備費に対しての考え方をもっとしっかり確認して、誰が役員になっても同じ基準で
対処できるようにしないと、今後も同じことを繰り返しそうです。
管理会社はそういうアドバイスはしてくれないみたいで、当てにできません。

[66: 53です]

監事に…とアドバイスをいただきましたが、考えた末、役員立候補を取り下げました。

取り下げと同時に再度、工事の実施時期と予備費の考え方を理事会で確認してほしい
と意見書を提出しました。
明日の理事会でどう判断なさるか楽しみです。

[67: 匿名さん]

＞＞６６
そろそろ結果出た？

[68: 匿名さん]

理事会を傍聴しなかったので、どうなったかわかりません。
理事会議事録を待っていると４週間後になってしまうので
明日にでも理事会に出席した管理員さんに聞きこみしてきます。

[69: 匿名]

過去に空白の期間の支払いが問題になった組合はありませんか？

[70: 匿名さん]

今秋の標準管理規約の改正案
(収支予算の作成及び変更) 第58条 (同右)
2 (同右)
3 理事長は、第56条に定める会計年度の開始後、第1項に定める承認を得るまでの間に、以下の各号に掲げる経費の支出が必要となった場合には、 理事会の承認を得てその支出を行うことができる。
一 第27条に定める通常の管理に要する経費のうち、経常的であり、かつ、第1項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認められるもの
二 総会の承認を得て実施している長期の施工期間を要する工事に係る経費であって、第1項の承認を得る前に支出することがやむを得ないと認 められるもの
4 理事長は、前項に定める支出を行ったときは、第1項に定める収支予算案の承認を得るために開催された通常総会において、その内容を報告し、 承認を得なければならない。

[71: 匿名]

70さん、ありがとうございます。

改正案ということは、現時点ではそれをやっちゃいけないってことですよね。
んー、どうしよう。

[72: 53です]

まだ管理員さんから話が聞けていません。

先程、役員の人とすれ違ったとき、目をそらされました (>_<)
きっと理事会でクレーマー扱いされてるのだと思います。

[73: 匿名さん]

予備費が百万もあって、理事会の判断で（緊急でなくても）使える・・・いいのだろうか？

[74: 匿名さん]

一般的には、どういう処理をしているところが多いの？

①空白期間の予算を臨時総会開いて決議。
②空白期間には通常の支出以外しない。
　突発的な支払いがあれば臨時総会開催。
③空白期間の突発的なものも理事会決議で支出。
　組合員は総会で事後承諾。

[75: 53です]

総会が近くなってきました。

結局、震災で被害のあった箇所の調査と工事に金がかかるから、今期はやらない
ことにしたそうです。
「総会に諮るべきだから」「理事会では決められないから」ではないのです。
理事会はわかっていないし、管理会社も正しいアドバイスができていないのです。

もう事前に意見するのはやめて、総会当日に発言し、組合員の前で回答させます。

[76: 匿名さん]

＞７５
それが正解です。頑張って。

[77: 匿名さん]

>>76さん
ありがとうございます。

考え方が間違っている事を認めさせ、正しい方向に導かないと来期が危険かも。
予備費は理事会判断でＯＫ…と考える管理会社と理事会は、来期の予備費を
「100万」も増額する予算案を出してきています。
予算案の小さい字で書かれた表の中の1行にしか記載がないので、見落とす…
というか、見ない、気付かない組合員も多いはず。

震災被害の補修のため…とでも理由づけするだろうと予想できますが、実際は
何に使うかわかりません。

そのあたり、突っ込んで質問してきます。

[78: 匿名]

定期総会であらかじめ理事会一任にしても駄目ですか？

[79: 匿名]

うちは総会で規約を改正して、その期間に通常必要な支出は理事会決議で出来るようにした。電気代とかも根拠がないと支払いできないからね。

突発的な事故や天災で支出が必要な場合、補修なら理事会決議で問題無い。ただ、補修費や予備費で足りないと臨時総会を開きます。

[80: 匿名さん]

今秋の標準管理規約の改定（案）収支予算の作成及び変更第５８条
　３．理事長は、第５６条に定める会計年度の開始後、第一項に定める承認を
　　　得るまでの間に、以下の各号に掲げる経費の支出が必要となった場合には、
　　　理事長の承認を得てその支出を行うことができる。
　　　一．第２７条に定める通常の管理に要する経費のうち、経常的でありかつ、
　　　　　第１項の承認を得る前に支出することがやむおえないと認められるもの。
　　　二．総会の・・・・
　
　私どもの組合では、今年の規約改正の中にこの項目をすでにいれました。