期末から総会までの「空白の２ヶ月」について

[次期の役員予定者]

はじめまして。
当方、築４年を経過したマンションで、先日４期通常総会を終えたところです。
役員は輪番制で、私は来期（１年後）に回って来る予定ですが、今期の総会で疑問に感じたことがあったので皆さんのご意見をお聞かせください。

スレッドタイトルの疑問を持ったのは、マンション総合保険の更新について、先日の総会で何も議題に上らなかったことからです。

保険の契約は来年７月までの５年契約なのですが、当マンションは決算が６月。契約更新は（私が役員をする予定の）次期に入ります。
ところが、総会は８月ですので、私が引き継ぎを受けるときには、既に保険の更新は完了していることになります。

６月（会計上の期末：予算可決済）
　↓
７月（保険の更新時期：未審議）
　↓
８月（総会・役員交代）

保険のことは今期の議案には全く載っておらず、このままでは来期末から次回総会までの「空白の２ヶ月」に、なしくずしに更新することになってしまいます。

これを総会の場で質問したところ、「保険の更新は来期なので、今期の予算には入っていない。来期の理事会で予算を出すことになる。」という、にべもない返答。
けれど、時期からして、保険の更新にハンをつくのは先日交代したばかりの現理事長になるはずです。
総会に全く諮らず、自動的に更新をするような流れをつくるのは、代理店でもあるデベロッパーの意向を受けた、デベ系管理会社の策略のようにも思えます。

そこでご相談したいのは下記の２点です。
１）総合保険のような契約（現在、５年で約１千２百万・うち積立９百万）が、更新だからということで総会議決もなく成されることは問題ないのでしょうか？
２）「空白の２ヶ月」に発生する契約や支払は他にもあると思いますが、総会における事後承認で通すのが一般的なのでしょうか？

どうぞよろしくお願いします。

[21: 匿名さん]

更新次期の変更は、これを仕組んだ奴にやらせない限り、永久に続く事になることも分からずに横からヤジしか出来ない己の無知を恥じたらどうかね。

[22: 匿名さん]

保険契約って、途中解約できますから
解約手数料は、そんなに高くは無いと思いますが？
５年契約を当初より選択されているところからして、善良だと思いますけど？
管理会社が保険代理店などの場合は、１年後との契約を続けた方が
保険料の累計は大きくなるので、代理店としては美味しいと思いますが？
１年後との保険料を５年分足してみたら、５年一時払い契約の保険料がいかに
お得か判ると思いますが？

[23: 匿名さん]

>>22

積立総合保険ですよね。掛け捨て保険部分の保険料については割引がありますが、
積立部分があるので、管理費の運用商品の販売みたいなものです。
その分も代理店は手数料もらってますからね。。

[24: 次期の役員予定者]

トピ主です。

No.18 by 12さん。
うちは、損保ジャパンのマンション総合保険です。

再び論点が広がっていますが、デベロッパーや管理会社が故意にこれを誘導していたとしても、そこから利益があっても、私はさほど問題ではないと思います。
あくまで、管理組合としてどうすべきかを考えれば良いことだと。

私のマンションの事例が【厳密に言えば】おかしいということは、皆さんの意見が一致していると考えています。
一方、その運用をどこまで厳格にするかというところでは、意見が分かれております。

【予期せぬ出費】が発生したとき、No.19 匿名さんが仰るように、臨時総会を開くことが妥当でしょうし、他に選択の余地はないかも知れません。（少額であれば予備費という手もありますが）
ただ、マンション保険の契約期限は予期できないことではありません。
通常総会でも出席者が少ないケースが多い中、こういった解りきったことで臨時総会を開くのは合理的ではないと思います。

私は、当マンションも【本来は】先日の通常総会で「来々期の暫定予算」または「契約（支出負担）行為」としての承認を得るべきだったのではないかと考えており、そういったことをしていらっしゃる組合の事例、または別の手法を取ってらっしゃる組合の事例がないかと思い、No.19 匿名さんにも「どのようにしていらっしゃるか」を再三お聞きしていました。
No.19 匿名さんのお答えは私にはちょっと解り辛いのですが、臨時総会という真っ当な手続きを、手間を惜しまずしていらっしゃるようで、その正当性には疑義がないと思います。
当マンションも規約どおりに考えれば、臨時総会以外にないということは皆さまのご意見を伺って理解しました。

ただ、一組合員である私にとって、現理事長が消極的な状況でそれを実現するには、マンションの中での孤立というリスクを負うことになり、その覚悟をするほど組合に損害を与える案件だとはないと、今は判断しています。

No.8でレスをいただいたように、「肝心なのは将来に継続できる良質の組合運営」だと、現段階では感じております。
では来年、自分が役員になったとき、どのように組合運営に携わるべきか。
これは残念ながらまだ自身で明確になっていません。

繰り返しになり、また質問で申し訳ありませんが・・・

空白の２ヶ月について、総会で「来々期の暫定予算」または「契約（支出負担）行為」としての承認を得てらっしゃる事例はありますか？
臨時総会を開くのが一般的ですか？
または他の手続きを経ていらっしゃる例がありますか？

引き続き、よろしくお願いします。

[25: 5]

>>24
「来々期の暫定予算」は例を聞いたことがないですが、1年契約を結んで（ほとんどは自動更新ですが）、その契約期間が来々期にかかる、というのは当たり前のようにある話です。

例えば、3月末決算・5月総会の場合、6月1日～翌年5月末の契約について総会で承認を得て契約を結んだ場合、翌年4月～5月末の間は来々期にかかります。厳密には、予算も併せて取らないといけないんでしょうが、管理組合の場合は、契約締結さえ承認されていれば、それほど目くじら立てる必要はないかな、と個人的には思っています。

これが、4月1日～翌年3月末の契約だと、5月の総会の時点で、翌年の4月からの契約について承認を得ることになります。そうすることに抵抗があるなら、契約期間をずらすか、臨時総会を開催するか・・・という話になってきますね。
基本的には、契約締結が主で、予算が従だと思いますので、資金不足にさえならなければ、予算の承認前に契約締結をしてしまっても、問題では無いと思いますが。

[26: 18]

>>24(スレ主)
情報ありがとうございました。
ちょっと調べて現在の商品より有利なら理事会へ提案してみたいと思います。

横スレになりますが、
スレ主のところの役員の任期はどうなってますか？
うちの組合では会計年度を終え約2カ月後の通常総会開催までは旧役員の任期です。（総会で新役員が承認決議されるまで）
輪番制といえ、例年の総会で新理事会の紹介と承認が議題になっていれば、
今回の保険契約の更新作業と支払いも、スレ主が次回の総会で役員承認される前の出来事なのではないかと。

[27: 次期の役員予定者]

No.25 by 5さん。
レスありがとうございます。

>厳密には、予算も併せて取らないといけないんでしょうが、管理組合の場合は、契約締結さえ承認されていれば、それほど目くじら立てる必要はないかな、と個人的には思っています。

この点、同感です。
例えば管理委託契約については、期末から３ヶ月ずらしています。
もちろん、その契約は総会の承認を得ておりますので、空白の２ヶ月間の支出も、さほど問題ではないと考えます。
また、電気代や水道代も義務的経費と考えられ、それこそ目くじら立てるものでもないでしょう。

一方で、当マンションの事例として挙げている、「空白の２ヶ月に契約」するマンション保険については、どのように承認すべきとお考えでしょうか？
承認するタイミングな、ないのです。
通常総会で「来々期を審議」するか、改めて臨時総会を開くか、またはスルーするか。３つしか思い浮かびませんが。

重ねて質問、教えてくんで恐縮です。
よろしくお願いします。

[28: 5]

>>27
通常総会は終わっているので、臨時総会を開くかスルーするかしかないと思いますよ。
3ヶ月の暫定契約みたいなのを結べれば一番いいですが、保険会社次第ですし、たぶん受け付けてくれないんじゃないかと思います。

[29: 次期の役員予定者]

No.26 by 18さん

お役に立てば幸いです。

>今回の保険契約の更新作業と支払いも、スレ主が次回の総会で役員承認される前の出来事なのではないかと。

そうなんです。
私の役員就任は、総会後です。
ですから誤解を恐れずに言えば、本件がどう推移しようが、私自身が責任を問われることはないと思います。

ただ、偶然このことに気付き、これってどうよと感じ、本来どうするべきかを考え、今後につなげたいという思いです。
それと、ウチのマンションだけの問題じゃなく、どこにでも転がってそうな話なので、議論を深めるのも意味があるかな、と感じたので頑張って書いてます（笑）

[30: 次期の役員予定者]

No.28 by 5さん

レスありがとうございます。

>通常総会は終わっているので、臨時総会を開くかスルーするかしかないと思いますよ。

ウチのマンションは、そのとおりですね。
一般的には、通常総会でされるのかな？と思ってましたので、聞いてみました。

[31: 26]

うちの総合保険の更新は、
前回更新した際に５年物に換えたこともあり、総会議案で説明と承認得てしまいました(笑
そろそろ更新が近いはずなので、どう議案されるかされるべきか興味深々なのですが....

もしスレ主の立場なら、
臨時総会の開催を要求するより、更新前に全組合員向けの広報と賛否アンケートをとるよう理事会に提言すると思います。
このマンション総合保険の加入も含めて組合活動に関して、組合員への周知を図り同時に今理事会の責任ある活動としてやってもらうかと。

そして、同じような空白の期間の支払いを明確にするために、次回の総会以降の「予算承認」では年間＋翌３ヵ月分の予算計画を作成し明示するよう提案したいと思います。

[32: 次期の役員予定者]

スレ主です。

No.31 by 26さん、ご意見いただきありがとうございます。

さきほど、意を決して管理会社に電話しました。

●先日の総会で保険と防犯カメラの件が議題に挙がっていなかったことを問題視している
●本来ならば、臨時総会を開催する必要があると考えている
●もしも臨時総会の開催が難しければ、数種の契約パターンで複数社から合見積もりをとった上で、契約内容を問う住民アンケートなどを実施すべきである
●理事会は就任したばかりで規約違反の可能性があることに気付いておらず、組合員（私）から意見があった以上、管理のプロとして対応を理事会に提案すべき責任があると考える
●検討の有無、その推移は理事会議事録で確認して行くつもりである
●自分は来期に役員が回って来るので、このまま対応がなければ理事長に立候補のうえ、問題提起しようと思っている

ここまでキツイ言い方をしたわけではありませんが、こんな内容で。
「来期の役員」ってのは、効き目があったように感じました。
これで管理会社が何もしないってことはないと思います。

ただ、管理会社が提案しても理事会が不要と判断するとキツイですね。管理会社に言いましたが、本来は理事会の努めですから・・
まあ、理事会がそこまで怠慢なら、むしろ開き直れます（笑）

[33: 匿名]

>>スレ主さま
>>24の最終段落の「他の手続き」として例を挙げます。

会計年度終了後～予算承認までの間（２～３ヶ月が一般的でしょうか）について、
管理規約にて「前年度の予算に準じて支出できる」旨を定めている組合もあります。

また、厳格な運用を好む管理組合では、暫定予算承認のための総会を期中に行い、
決算・予算承認のための総会を期が変わってから行うところもあります。
（気軽にサクサクっと臨時総会をする組合もありますよ。）

さらに、期中に来期予算の承認を取ろうとすることもありますが、前期繰越金が確定しないので、
これは規約を標準的なものに少々工夫を施す必要があると思います。

余談ですが、「契約（債務負担・支出負担）行為の承認」というのは参考になりました。
ありがとうございました。

[34: 次期の役員予定者]

トピ主です。

事例をご教示いただき、ありがとうございます。

>会計年度終了後～予算承認までの間（２～３ヶ月が一般的でしょうか）について、
>管理規約にて「前年度の予算に準じて支出できる」旨を定めている組合もあります。

なるほど。一般的な支出だと、それが妥当かも知れませんね。
数年に一度とか、金額の張る特別な支出には対応できないですが、そういうものまで規約で許容するのは変な話ですよね。

>また、厳格な運用を好む管理組合では、暫定予算承認のための総会を期中に行い、
>決算・予算承認のための総会を期が変わってから行うところもあります。
>（気軽にサクサクっと臨時総会をする組合もありますよ。）

そういう組合、羨ましいです。
当マンションは８４戸ですが、ここ数年は通常総会の定数集めに苦労しているようで、出席での議決権行使に至っては十数件という惨状です・・
毎回、何の議論もないシャンシャン総会ですので興味が減るのも無理からぬことですが。


>さらに、期中に来期予算の承認を取ろうとすることもありますが、前期繰越金が確定しないので、
>これは規約を標準的なものに少々工夫を施す必要があると思います。

暫定予算ではなく、本予算を期中に議決ですか？
それだと決算の承認のために、また総会が必要になりますよね？
本予算案を期中に提出されようとする意図が、私には見えません。
う～ん。

>余談ですが、「契約（債務負担・支出負担）行為の承認」というのは参考になりました。

予算主義の権化、行政の手法を参考に考えました。
もっとも、自治体では議会がしょっちゅう開催されますので、当年度分は補正予算を組むのが通常でしょうけど。
複数年に渡る事業は、債務負担行為・継続費・明許繰越のいずれかですが、債務負担行為という考え方が一番馴染むかな、と。

前年度に債務負担（契約）行為を「契約上限額を設定」して議決
　　↓
理事会で合見積もりなどを取り、（できれば組合員アンケートをとり）契約内容と金額を確定
　　↓
必要な時期に契約（次期になる）
　　↓
速やかに総会で議決（追認）

これなら一定の正当性は保てるのではないかという、落としどころ案です。

[35: 匿名さん]

＞さきほど、意を決して管理会社に電話しました。

残念でした。それは管理組合の内部の事で管理会社はご指示に従っているだけです。

[36: 匿名さん]

予算準拠の原則
この予算準拠の原則とは、管理組合の特性から導き出される特有の原則である。つまり、管理業務の遂行に際して、管理者(理事長)や特定の役員の恣意に流されることになってはならず、予算に基づいて執行されることが必要であるとする原則である。
したがって、収入及び支出は総会(集会)で決議された収支予算書に従って行われる必要があり、特に、支出については予算内にとどめることが重要である。ただし、支出が予算を上回る場合には、管理規約で定めた予備費の流用や臨時総会(臨時集会)による決議などによって、予算と支出の整合性を保つ必要がある。
会計書類は、区分所有者などの利害関係者に、収支及び財務状況を明瞭に表示したものとすること。
会計処理の基準及び手続きについては、毎年継続して適用し、みだりにこれを変更 しないこと。
管理組合の収入及び支出は、予算に基づいて行う必要があること。

[37: 匿名さん]

今までと保険は一緒だから暫定予算でやってますよ
違うと言うのであれば臨時総会を開くしか無いと思うのですが…
臨時はやりたく無いってか理事でもないのにやるとか言ってややこしいと思われるの嫌でしょ？

管理会社が代理店なら見積を渡すだけで比較させることは業法的にはできません（内容説明せずに金額比較を誘導してるだけになるから不公平）
保険を選ぶとしてもその手法でのアンケートはやらない方がいいと思いますよ
書面決議としても無効だし

…とか管理会社の担当が言うんでしょねぇ～

っつか単純に管理会社の怠慢
明らかに提案し忘れですわ
普通は提案する
せめて理事会には提案する
本当は前の総会でしかお客さんに判断してもらえる時は無いから
ここ最近商品内容変わってるから同等のものとか言って値段全然違うの出てくるかも…

とりあえず見積を取らせて内容確認してから次の事考えてみては？
アンケートするか説明会するか総会するかは内容見てから
まぁ選択肢はもう２択だけかと…
・現在と一緒でそのまま
・他の商品がいいから臨時総会

上限予算は話ややこしいだけっすよ
無事故でいきなり事故あって高くなるかもしんないし、保険会社の料率が突然変更するかもしんない

あと余談ですが…
規約で総会決議をする内容を確認してたほうがいいですよ
保険契約書いてあるなら何にせよ臨時総会

[38: 匿名さん]

5年満期の総合保険を契約するには当然総会決議が必要です。（1年契約であっても）
当ＭＳが10年程前に同様の5年満期の積立総合保険を点検する機会がありました。（ペイオフとの関連で）

結果、大手損保での契約でしたが代理店が管理会社（代理店には手数料が10台％の後半入るとか）保険の内容が最悪でした。スレ主さんのところと同じで空白の期間に満期が来るように成っており10年間は同内容で支払い期の予算書には載るのですが総会決議は結果として事後の状態でありました。

保険内容の検討と、積立て部分はペイオフの対象外で双方合わせて検討する事が望ましい事が判りましたが、目の前の総会議案書は直りませんので、理事会に対して書面で前に記載した問題点があるのでとりあえず1年間の保険のみの契約とするよう総会資料の議案訂正をお願いしました。

しぶしぶと思いますがペイオフ等で自分達の責任と成ることを避けるためにも理事会は1年間で総会に諮りその通り決議されました。（しかし事後のままです）勿論組合員には総会前に訂正の書面が配布されました。

改善検討後は、修繕積立金の一部をペイオフ対象外の積み立て保険とはしないこと。内容も大手の新しいマンション総合保険のみを契約し、保険料を割り引く為に3年分を1度に支払う方式で契約しました。地震保険も付けました。

期日の問題が残りますので、翌年に1年契約をそのまま更新し、総会終了後１カ月以内の日を定めて解約し、そこから新規の３年間前払いの保険契約を締結し以後３年毎に内容を検討し更新しています。

火災保険は途中解約すると返戻金が少なく損をするのですが、減額なしか増額して途中更新すると返戻金も日割りで返金されますので問題ありませんでした。

大変長くなり申し訳ございませんが何か参考になればと思います。

[39: 次期の役員予定者]

皆さま。
たくさんのご意見いただきありがとうございます。

レスが遅れて申し訳ありませんでした。

>No.36 by 匿名さん

>予算準拠の原則

総会の開催は少なくとも年１回となっていますが、もしも標準管理規約が「年２回」とされていれば、多くのマンションで矛盾は解決しますね。
予算と決算を無理矢理１度でやろうと思うから、問題が出るわけで。

うちのマンションも、ただ臨時総会を開催すれば良いだけのことで、たいした問題じゃないんですよね。
それを、やれないから、やってくれないからと言って「次善の策」を考えるのもアホな話なんですよね。実際、そう痛感しました。


>No.37 by 匿名さん

>上限予算は話ややこしいだけっすよ
>無事故でいきなり事故あって高くなるかもしんないし、

全く想定してませんでした（汗
自動車保険のように、保険を使う度に料率がアップするものなのですか？

ただ、上限予算は「最大でこの金額」と規定するものですので、きちんと精査されるという前提に立てば、余裕を見て設定しても良いかと思いますが。

>No.38 by 匿名さん

やはり、同じような案件があったのですね！
しかも毅然とした対処をされていて、私も見習いたいと思います。

>火災保険は途中解約すると返戻金が少なく損をするのですが、減額なしか増額して途中更新すると返戻金も日割りで返金されますので問題ありませんでした。

これも、今の私には大変貴重な情報です。
ありがとうございました。

[40: 匿名さん]

＞予算と決算を無理矢理１度でやろうと思うから、問題が出るわけで。

会計原則を知らない人の俄かアイデアでした。