記名式アンケートを本人の同意を得ずに第三者に開示する理事会

[あっちゃん]

私のマンションでは、理事会が住民の意識調査と題する記名式のアンケート調査を利用目的を明らかにせずに行われました。
理事会に確認したところ、アンケート集計発表後に、住民からの要求で記名式アンケートを開示することに決定したということ。
名前が記入されたアンケートそのものが、開示を要求した住民の目にふれるというのです。
アンケート調査開始時点において、その事を住民に説明せず、アンケート調査終了後に、本人に無断で第三者の要求で開示することは、住民のプライバシー上、問題があると思うのですが、理事会にそのような権限はあるのでしょうか？

[31: 匿名さん]

この問題は、理事会の立場で考えるのではなく、住民の立場になって考えればいいと思う。
自分の名前が入ったアンケート用紙が開示されることを喜ぶ人は少ないと思う。
だったら、そんなこと、やめるべきですよ。

インターネット検索すると、アンケートは第三者には開示しませんと宣言している会社が多い。
管理組合は法的制約を受けないと思うけど、そのような会社を真似てみたらどうかな。

[32: 匿名さん]

開示の可否については、>>11で結論が出てると思うけど。

[33: 匿名さん]

>>11

>個人情報保護審査会は開示が適当と判断した。
>が、大切なのは、その理由。
>「開示しても回答者が特定される恐れはない」とある。

マンションの記名式アンケートの場合、回答者が特定されるので、この場合、開示は不適当と
いうことか。なるほど、至極当然。もっともだ。

[34: 匿名さん]

あのぉ、一般（＝部外者）への開示と当事者（＝01さんのケースでは理事会と組合員）への開示では全然別の判断となりますけど？？

[35: 匿名さん]

俺の考えは開示の可否については、>>11で結論が出てると思うけど、キミは、全然別の判断になると言う。詳しく聞かせてほしいな。

[36: 匿名さん]

>>34

>全然別の判断となりますけど？？

私も34の方の主張がよくわかりません。
全然別の判断って、何ですか？

[37: 匿名さん]

別の見方になるのかもしれませんが、
アンケートが記名式である点を注意していないのも問題のように感じます。
なぜ、記名である必要があるのか確認しないまま、記名し回答してしまったというのも
まずかったですね。
アンケートの目的を理解し、アンケートの内容に不適切なものがあれば回答しないって
ことも大切。
アンケートを記載する際にも注意が必要だと思いますよ。

スレ主さんの
>アンケート調査を利用目的を明らかにせずに
という内容に対して、アンケートを開示するしない以前に、
利用目的を明らかにしないアンケートを行うことも問題だし、
利用目的も分からないアンケートに記名＆回答するのも問題
だと思いますけど。

スレ主さんの主張(調査を利用目的を明らかにせず)を信じれば、アンケート
結果そのものの信憑性がない。

開示する／しない以前の話として
私なら、今回のアンケートを無効(目的が回答者に理解されていない)にし、
目的を明確にした上で、再度、アンケートを行う。目的によっては、結果を
住民に開示する。
理事会に、これを提案します。

書き込みタイミングが悪いようなので、念のために、34さんではありませんので。

[38: 不良債権]

私のマンションでも、敷地内の解散した大手企業の美術館購入の記名式アンケートが、法務部会長のゴリ押しで実施されました。
法務部会長が不動産屋らしいので、そもそも胡散臭のですが。
さらに名簿も作成していそうで恐い。

[39: ビギナーさん]

新米理事です。
参考にしたいのでお伺いです。

将来的な取扱いについて
回収したアンケート用紙はどうするのがよいでしょう。
・目的を達成したら廃棄する
　　案件用の参考資料ということで、理事会・総会で結論がでたら廃棄（していい）
・その後も保存する（引継ぐ）
　　恣意的な利用がなかったかなど、あとあとの検証材料として保存
　　　→役員交代したら、新しい役員も閲覧できる
アンケート用紙に記載しておいたほうがいいでしょうか。

[40: マンション住民]

職業柄、マーケティングリサーチを実施することがあるので、調査業界には詳しいです。アドバイスできるかと思います。

最近の個人情報の扱いはとてもナーバスです。正直言って、素人の理事会の皆さんに個人情報の厳密な管理をまかせるのは無理だと思います。
餅屋は餅屋ですので、プライバシーマークを取得した専門の調査会社さんにアンケート集計を依頼するべきです。費用はかかりますが、集計だけなら管理費からの経費でカバーできる金額です。
ＯＡは一字残らずテキスト打ちしてエクセルにキレイにまとめてもらいますし、棟別とか、階数別とか、居住年別とか様々な角度での分析も簡単にやってもらえます。（クロス集計といいます）

住民からの要求で、アンケートを開示とありますが、ビジネスの世界でも調査費用を出している依頼主企業の要求があっても、調査票原本を開示することはまれです。また原本を要求する依頼企業は、
実質上いません。理由は意味がないからです。アンケートというものは、たとえ10サンプルでも、しきちんと集計しないとまるで結果は読み取れません。原アンケート票を一枚一枚を人間の目でみたところで、ぼんやりとしか結果はわかりませんし、内容が正しく集計できたかを人間が手作業で確認したら、人間業を超えてします。アンケート数量が多ければコンピューターなしで集計するのは不可能です。それと依頼企業も、個人プライバシー情報漏えいの恐ろしさを身にしみて認識しているので、
そんなオソロシイものを自分の手元におきません。プラバシーマークを取得した調査会社に一元管理してもらいます。
調査会社の方では、アンケート原票は、厳重に保管されますが、通常は3年以上経てば現票は処分されると思います。集計した結果が、データとして残るので、それを保存すればいいだけですから。

繰り返しますが、アンケート原票の閲覧を要求した住民は非常にナンセンスなことを要求しています。アンケート結果内容が改竄されていることを危惧するなら、プライバシーマークを取得した調査会社に、アンケート分析を依頼したということで、分析内容は信頼できるものだと言えばすむのではないでしょうか？専門調査会社は、職業倫理規定上、自分達の分析結果に責任を持ちます。内容の改竄などは、彼らにとって命とりなのでないです。
素人が数え間違いすることがあっても、調査会社ならくだらないミスは防げるし、個人情報保護も完璧です。ご参考になりましたでしょうか？
調査会社は日本マーケティングリサーチ協会という団体を検索すれば、適当な会社が見つかると思いますし、管理会社さんがふだん使っている会社を紹介してもらうといいでしょう。

[41: 匿名さん]

>>39
それは面白いテーマだと思います。
うちの場合は、アンケートも総会議決書と同等に今のところ無期限保管です。
地下フロアに結構な置場があるからです。＜各種設備室

マンション内レベルのアンケートだと、
　・アンケート素案の作成と文書化
　・コピー代
　・配布／回収の手間（未回収の督促が必要なとき）
　・データ入力と単純集計
　・結果の配布
　・原紙の保管
などなど、結構な負担なのですよね。
解決の１案としては、電子投票（WEBアンケート）が効果的だと思います。
うちのマンションにはその機能があります。
でも使っていません(笑
理由は、まだまだ全戸がインターネットを得意としないという意見からです。
個人的には、全館ネット化されてるマンションなので、WEBアンケート進めたいのですが・・
（館内サービス用に２台のタッチパネル型ＰＣも設置されてますし）

>>40
外部の会社使っては、とてもコストが見合いません。

[42: 40]

>>41

マンションの規模によるかもしれませんね。

　・アンケート素案の作成と文書化
　・コピー代
　・配布／回収の手間（未回収の督促が必要なとき）
までを理事会でやり、
・データ入力とクロス集計・原票管理を調査会社、
結果のコメントや報告書は、理事会で書くとすれば、大幅にコストは下げられます。

これだけなら、15万円くらいでやってくれます。
100世帯以上なら管理費でまかなえるでしょう？ひとり1500円ですから。

うちの会社でも、予算がない自主調査などで良くやるので、コスト勘はあるのですが、
要は部分的に外部の会社を使えばいいです。
全部丸がかえすると大変ですよ。特にデータ入力と集計は専門家に任せたほうがいいですね。

ネット調査は、高齢者が多いマンション内の調査では嫌われるのでまず無理です。
こういう爺さん婆さんを敵に回すと全てがダメになりますよ。

[43: 40]

40です。普段付き合いのある調査会社に問い合わせたところ、20問程度までの質問（そのうち自由回答3問程度）クロス集計＋自由回答のエクセル入力だけなら、200世帯程度なら10万円でできますよという話でした。

自分は、今度アンケートするときは、集計は調査会社さんにまかせようかなと思います。
手間が大幅に減るし、個人情報管理上は安心です。

[44: 40]

>>41


アンケートの原票を地下の倉庫に置きっぱなしにするのはナンセンスです。やめたほうがいい。
紛失しても誰もわからないし、個人情報が流出する。

アンケートというものは、集計して結果を分析して意味をもつものであり、原票ひとつ、ひとつがあっても意味がない。個人情報流出のリスクのみが残る。
集計分析がしっかりできているなら、原票をいつまでも残す意味はない。
通常は3年も保管したら十分なはあずである。（集計・分析に不備がある場合、原票にもどることが万が一あっても、3年前の調査に立ち戻るもとは通常ありえない。そんな古いデータは価値を失う。調査をしたときに、確実に集計し、統計をだせばよい。）

[46: 名無しさん]

教えてください。

125世帯程のマンションです。
理事会議事録で等マンションにレンタル電動自転車と電動キックボードを設置する。　置き場所はマンションエントランスとの事です。

自転車置き場はあり1台毎月\500円を管理組合に払っています。

マンションエントランスを自転車置き場にする事は外観上も見苦しく　そもそもレンタル自転車や　まして電動キックボードの必要性に疑問がありましたので居住者にアンケートを取って欲しい旨を伝え　無記名方式でとお願いしました(お年寄りが多くて遠慮をして発言をしない方がいる為）

そうしましたら無記名ではアンケートとして成り立たないと言われましたが本当にそうなのでしょうか？

宜しくお願い致します。

[47: 匿名さん]

自分のところも、アンケート調査をやる必要があって行いました。
無記名の方が、自由な意見が書きやすいだろうと思い、無記名にしたところ、沢山集まりましたが、その後、一部の方から無記名は役員が勝手に書いたのだろう、と言われ大変困りました。

それ以降、アンケートは記名でやっています。記名でやっても、書いてくる人は、沢山書いてきますね。ありがたいことです。

[48: 匿名さん]

>>46 名無しさん
アンケートとしては無記名でも当然有効です。が、今回の件は最終的に総会で特別決議を諮ることになりますので、賛否の時には誰が反対したのか分かるようになります。
無記名が成り立たないぐらい理事会は居住者を信用していないのでしょうか…

それにしても自転車1台500円は高いなぁ

[49: 匿名さん]

組合員からは責任をもって理事会に意見具申してもらった方がいい筈で、そのためには記名の方がやっぱりいいと思いましたね。

アンケートは記名としても、あくまで理事会審議の参考用なので、総会への議案上程にアンケート提出者の氏名は入れません。アンケートの結果概要のみです。アンケートの結果を閲覧希望者が出た場合も、氏名の欄はなんらかの形で見えないようにします。

[50: 匿名さん]

>>49 匿名さん

そもそもアンケートの目的はより多くの有益な意見を集めることであってそれは記名とは関係ありません。
責任を持つべきは実行に移す理事会です。

マンションはたまたま同じマンションを買った他人と生活をともにするので、意見の衝突や軋轢を最も心配するので記名アンケートだと意見自体が萎縮して集まりにくくなり、本来の目的を達成しにくくなります。

企業や組織ですらアンケート取るときはたいてい無記名です。そもそもアンケートを書く人間にはなんら権限がないので責任もないのは当たり前です。無責任な放言は取り上げなければいい話で、それ以上に記名にして意見が集まりにくくなル方がマイナスでしょう。

[51: 匿名さん]

記名式アンケートを公表する場合は個人名は必要ないでしょう。
どうしてもその意見を出したいなら無記名で出せばいいですしね。