総会議長が心得るべき事は？

[新人理事長]

今期の理事長になりました
理事でしたので、他に立候補者もなく前任理事長の推薦と役員全員の賛同で議案となり
総会で承認されました（お互いさまですので断る訳にもいかず）

先日の総会では目新しい議案も無く、議長（理事長）も手馴れた采配ででした

気が早いのですが来年の総会運営が上手く出来るか心配し始めています
理事会の運営も同様です

経験者（理事長・理事・監事）の方、どの様に対処されましたか？

[6: 後期若年者]

＞数年前、ある理事さんが議決権行使書の不備を指摘されましたが、丁度その頃、近所のＭＳ理事会が管理会社の変更議案を出したところ、管理会社が手を廻して反対の議決権行使書をかき集め否決に持ち込んだ事があり、当時の理事長の意向で現状維持となった経緯があります

そのことで、区分所有法の書面投票（議決権行使書）の規定が、悪法とは思われません。逆に、これまでに管理会社が神経質になることを評価する手段である一方、それに答えて、管理会社の意に同意して反対票を入れた組合員の判断が正しかったか否かの問題と、理事会の欠席組合員の総意の思惑が間違ったに過ぎないでしょう。
同じ様に、管理会社が神経質になる事例としては、昔は管理委託契約は、自動更新条項で、管理会社は白紙委任を多用し、理事会だけを対処すれば自動更新で永年契約を継続出来ました。
所が、裁判例を取り入れる所により、委任契約であるからとして自動更新条項は削除されました。その結果、現在は、１、２年間の契約期限付きの契約となり、その都度、普通議決権ではありますが、現管理会社を継続契約するか否かの議案が総会に提出されます。その際は、議決権行使書を使用すると、その結果は管理会社は勿論、理事会でさえ読めない状況となりますので、幸か不幸か、この為に管理会社からの委託契約料の値上げが出来ない現状になったこともあり、欠席の組合員独自の表現としてのメリットがあります。その代わり、理事会としては、継続案が否決された場合通常契約は３ヶ月の延長の間に、他の管理会社を探す必要も覚悟して置かなければなりません。

＞確かに反対票を少なくするには有効でしょうが理事会の意向本位は如何なものかと思っていました

上記の様に、議決権行為書は欠席組合員の意志そのものを表現するもで、管理会社、理事会が事前予想が出来ないことはありますが、反対票を少なくするものでも、理事会意向本位のものでもないことは明らかです。
委任状は、特に白紙委任状は新築当時で情報、知識が不足している場合は仕方のないことですが、経年している管理組合では、欠席者は、直接の意思表示ができる議決権行使書を使用する組合員が多くなりましょうし、又、そうならなければいつまでも、あなた任せで組合自治が醸成されないでしょう。