管理会社主動の理事会

[匿名さん]

築３年　輪番制で役員がまわってきた新任役員です
役員になる前は理事会の開催が定期的でなく、対応の遅さにいらだっていた私ですがなってみてその理由がわかりました

＜１＞
月に一度程度理事会が行われるようなのですが　
日程調整の優先順位が　管理会社担当者　→　理事長　→　他役員　
理事長優先で日を決めるのは当たり前ですが　担当者最優先で決定するのは普通のことでしょうか？

議題によっては担当者不在ではなりたたない時もあるかと思いますが
必要資料を事前にうけとり、議事録は役員でとり清書を担当者へ依頼すれば基本的には担当者がいなくても問題ない気がするのですが？


＜２＞
住人の意見が吸い上げられるのに非常に時間がかかる

理事会の議事録に意見書がつけられており　住人は何かあればそれに記入し理事会が対応するのですが
意見書は　管理人　→　管理会社担当者(集約)　集約したものを理事長へ
意見は次回理事会の議題となり、緊急な場合を除き他の役員は理事会の時、初めて目にします　

その場で対応を決定できるものであれば問題ないのですが
関連資料など必要な場合は翌月以降決定となりますので　報告としては最短３ヶ月といった感じ
ただでさえ理事会の開催回数が少ない上に　意見書に対する動きが遅いため、初年度より引継ぎ引継ぎで今期までずれ込んでる案件がてんこもりです

管理会社担当者をうまく使い、意見の吸い上げ＆対応を潤滑に運営されている理事会さんがあれば
その運営方法をご伝授いただければと思います


＜３＞
素朴な疑問なんですが・・・
管理会社担当者ぬきで役員同士で連絡をとりあうことってないんですか？
管理人さんに理事長に直接伝えたいことがあるといったら　管理担当者から連絡とりますといわれたのですが
　

[29: 匿名さん]

独立系には本当に要注意！　あくどさは筆舌に尽くしがたい。