議事録どうしましょう？

[SKY]

何でもかんでも「理事にお任せします」って回答貰うと何も決まらない。
毎年毎年、来年度理事は現理事留任でお願いしますって・・・
超高齢化してますよ？？理事内では何の意見も出ません。
意見も実行力も無いので議事録作成出来ません。

来年度理事に関して、組合員全員に意見聴取した物の「忙しいので無理です」って回答。
組合員から上がる苦情は、「対応できる人が居ないから無理」って回答。


現在、私のマンションは自主管理で理事6名。
80歳越えが４名　65歳越え１名　そして私が45歳。
4名が離脱表明してるので、２人で何が出来るんだって所。
引き続き理事募集は続けますが、それにしても議事録・・・
「役員2名で運営します」って有りか？
外部管理者入れたいと思うのだけど、現理事に猛反対されちゃいました。

[1: 匿名さん]

理事お任せ状態で、実質理事2名なら、その二人で、外部管理委託きめたら、いいんじゃないの？

それがダメなら、反対の人の中で輪番制で理事を募りますでいいんじゃないの？

お金か、時間（理事業務）をどっちか選べでいいと思いますよ

[2: 匿名さん]

＞外部管理者入れたいと思うのだけど、現理事に猛反対されちゃいました。

これは、スレ主は、理事ではないので、議事録がほしいし、管理は外部委託したいということでしょうか？

まぁ簡単には、募集しているならスレ主が理事になれば解決するのでは？
議事録なんて、パソコン使えないなら最悪その場で紙に書いて、写真で保存しててもいいし

それすら面倒なら、ちょっと容量くいますが、ICレコーダで音声保存しておけばいいと思いますよ

外部管理に関しては、一部委託とかもできるので、してほしい項目だけ相談してみてもいいと思いますよ。

[3: SKY]

>＞匿名さん
役職書かず失礼しました。私は現副理事長であり、現理事長は82歳。
理事長が辞任申立てをしてるので、必然的に私が来期理事長になります。
で、会計担当も居なくなるので会計兼務。
新理事に関する意見聴取を全員にしたのですが、回答は「理事は無理」との事。

コロナ自粛で総会はずっと開催してません。なので総会と言う形では無く
書面での意見聴取の段階。書面決議での総会計画。
「2021年度理事は二人で運営していく事に決まりました」
「2020年度予定しておりました活動計画はコロナの影響で中止となりました。」
設備補修とか色々進めたい事業に関し、３択多数決を出したのですが、
回答は全て「理事に任せます」でしたので、
「2021年度予定しておりました活動計画は人材不足の為延期します」かな？

過去の質問で教えて貰った「公益財団法人マンション管理センター」使いたいなと・・・
このまま行くと、何か業務ミスが起きた場合の責任問題、お金に関する不信感など
トラブルが避けられない気がしてます。

[4: 匿名さん]

スレ主さん

じゃあ、ほぼ解決しているのでは?
住民は、理事まかせで、理事長なら、外部管理すればいいと思いますよ

あとは予算次第でしょうけど
自主管理なので、管理規約があるかどうかは不明ですが、やるならきっちり過半数の賛成はとっておいたほうがよいかもしれませんが。

[5: 匿名さん]

単なる理事役員ならサルでもできそうだし、理事会運営の決議事項に際しての形式上の頭数ぐらいは揃えるべき。
理事役員は輪番制として、もし、出席しないのなら書面による議決権を行使すればいい。
理事長単独で事を進めると、後々波乱が起きそうだ。
その時のためにも、管理規約と区分所有法にのっとって組合を運営したほうがいい。
お金の出入りに関してはガラス張りにすべき。
そのためには、月次収支計算書と月次貸借対照表位はマンションみらいネットで公開すべきだと思う。

[6: マンション管理士試験上位合格者]

>>5 匿名さん
理事会は書面による議決権行使なんかありませんよ。

[7: 匿名さん]

>6
通常総会のことですよ。
さすが、マンション管理士試験上位合格者さん、よくご存知ですね。
理事会でも管理規約に定めれば議決権行使はできますよ。
知らなかったんですか？

[8: SKY]

色々とご意見有難うございます。

現理事長が、住人の意思確認をせずに事業を進め、独裁政権な感じでした。
私が「何か行動を起こす前に意見を聞いて」「何かやったなら報告をして」と
何度もお願いしてるにも関わらず、
理事長は「住人意見など野次だけだ。突っぱねればいい」と業務を続けてました。
そんな形で私は理事長を辞任に追い込んだ訳ですが・・・
まあ、簡単には行きませんね。

私の判断で決められる問題であるならば、書面議決で何とかなります。
しかし、住人苦情を聞いてると判断迷う所もあります。

今抱えてる問題としては駐輪場。近隣の土地を借りてるので世間相場より高い。
だが、管理費から補填と言うのは、使わない人にとっては納得いかない。

例として駐輪場を出しましたが、要するに苦情は色々出るけど、
歩み寄ろうと言う姿勢が無い。話し合いの場を作っても来ない。
「言いたい事は言ってある。あとは理事長に任せてる」その一言だけ。

議事録作ろうにも、「揉めてます」としか書けないんですよね。
議決権行使は危険な気がしてます。

[9: 匿名さん]

＞「言いたい事は言ってある。あとは理事長に任せてる」その一言だけ。

まぁ結局、理事会で決めたことに従うってことなら、決めてしまえばよいと思いますよ

例えば、駐輪場の問題の場合、管理費からの補填はないと思います
「嫌なら自分でどこか借りろ」の一言で終了です
もしくは、「高いというなら、マンションとして借りるのはやめるので、個人で借りろ」です

スレ主のいうように不公平感があるので、補填したらしたで苦情がくるだけです
一度補填すると、あれもこれもとくるだけなので、絶対にしないほうがよいです

話し合いの場を作っても来ない場合は、駐車場の件の場合は、簡単で、現状維持で終わりでよいと思います。理由は、何も話し合いができなかったため、終わりでよいと思います。

[10: SKY]

愚痴でごめんなさい。

やはり補填って考えおかしいですよね。
現理事長が「大した数じゃないんだし補填くらい良いだろ」って感じで
駐輪場の事だけでなく、色々個人的な問題を補填で誤魔化してきたらしい。
会計引き継いだ後に発覚した闇出費が毎月5万くらい(汗)

今回、不正を暴露した上で料金改定案(3択)を配布し、意見交換までしたのに・・・
「理事に任せます」って何でしょうね？

現状維持か、補填無しで理事が契約仲介続けるか、全てにおいて自己責任かって考えたら、
まあ、自己責任が妥当かな？少なすぎる理事では色々責任負えないですしね。

[11: 匿名さん]

お宅のマンションでは自転車（バイク含む）置場のスペース不足
で近隣の置場を確保してその使用料を一般会計から支払っている
のですか。

[12: SKY]

>>11 匿名さん

ですね。表向き雑費の扱いになってます。
今回、私が会計引き継いだので、駐輪場&バイク置き場の会計を切り離そうと目論んでます。それで再計算した所、自転車450円、バイク5500円で満車状態で数百円の黒字。
借りてるの土地だけなので、設備費用は別途掛かります。自転車レーンや防犯カメラ代など合わせたら、もっと金額上がります。

東京の都心部ですが、これは高いのか？
駅前駐輪場は自転車1800円、バイク23000円でした（汗）

[13: 匿名さん]

会計を切り離すとは一般会計から切り離すのですか、
それとも項目を新設するのですか。
今は雑費ではなく雑収入で収支報告されているのでしょう。

[14: SKY]

>>13 匿名さん

今までの会計、ザルなんで収入に関しての仕訳は無いです。毎月○○円の入金。支出は光熱費と雑費、業者宛の3項目位。まあ、小遣い帳みたいな物に細々とは書いてるのですが、アナログなんでねぇ。報告書としては項目少ないです。
私の代で、デジタル化をようやく進めた所（照）

[15: 匿名さん]

お金の出納（基幹事務）は管理会社に委託していないのですか。

[16: SKY]

>>15 匿名さん

自主管理なんでねぇ。80歳の爺婆が頑張ってました。
若い奴は信用ならない、業者頼んだら騙されると……。
なので、私が無理矢理、会計&理事長職を奪い取った形。

来年度理事役員、承認も何もされてないけど、爺婆連中辞めるとか言い出したので、私が理事長になって、色々変えようと摸索中。

理事役員承認されないと、会計も崩壊します（汗）

[17: 匿名さん]

>>16 SKY
大体理解できました。頑張ってください。

[18: 元フロント]

≫私の代で、デジタル化をようやく進めた所（照）
いいことだと思いますが、次担当する人がPCやエクセル（？）を使えるかが問題。
下手すると、あなたが生涯担当する事に。

[19: 匿名さん]

>>18 元フロント
自主管理は人材が必要。うちなどは試みましたが、
人材不足で途中で辞退しました。

[20: 匿名さん]

単なるフロントから起業しているケースもよく見る。
ノウハウさえ掴めばフロントでもできる作業。
人材なら発掘すればいくらでもいる。
いなければ育てればいい。

[21: 匿名さん]

>>20 匿名さん
組合を法人化して管理業の登録をしたらどうでしょう。

[22: 匿名さん]

＞組合を法人化して管理業の登録をしたらどうでしょう
自主管理だから管理業として法人登録してもメリットがないと思う。
SKYさんが自主管理を継続するうえで大切なことは、継続できる体制作りだと思う。
誰でもできるわけでもないので、才能の発掘と育成が必要になってくる。
その前段階として、管理能力に対する報酬制を確立すべきだと思う。
ボランティアだと誰もしたがらないからだ。
それなりの時間と心労を犠牲にするのだから、見合った報酬は当然だと思う。
管理会社への高額報酬を考えれば安いものだと思う。
法人となると、毎期の決算報告書の提出が煩わしくなる。
デメリットも考えておかないといけない。

[23: 匿名さん]

22 匿名さん 1時間前
分譲マンションの管理組合が管理業の登録を受けて分譲マンション
の管理業を営むのは二足のワラジをはくわけです。
それなりに高度な才能が必要ですから、むしろ、立ち上げることので
きる組合員が存在するのであれば成功の確率は高くなります。
事業に成功すれば、その余力で希望のマンションの管理をも受け入れ
られて、それから得た利益を自分のマンションに還元することもでき
ます。いかがでしょう。

[24: SKY]

皆さん、色々意見有難うございます。

何にせよ、まずは報告書と今後に繋がる議案を文書として出したいのですが、
どんな文面が良いと思いますか？

「先日の意見確認書に関しましてご回答有難うございました。2021年度役員に関してですが、現理事長が辞任を表明しておりますので、取り急ぎ、副理事長のSKYが対応させて頂きます。また、現段階で新理事候補者が居ない為、再度、意見聴取をさせて頂きます。1.外部委託を依頼　2.役員報酬を出す(月額3000円程度)　コロナの状況過ですので、基本の理事会はLINE等のグループチャットで行う予定です。会議のみでも参加お願い出来ませんでしょうか？」

すみません。めちゃくちゃ考えたんですけど、全く良い言葉になりません。
書き換え、追加文書などアドバイス頂けたらと思います。

[25: 匿名さん]

＞23
よくわかってないね。
自分たちのマンションだからこそ管理運営に伴う多少の困難は耐えられるが、他人のマンションとなると、利益相反が発生し、揉め事の原因となる。
ある意味、自分ちのマンションは運命共同体だからね。
管理会社はそこが理解できていないからトラブルが頻発する。
その代償として高い管理費を必要経費として請求してくる。
自主管理は理想的なマンション管理体制だが、企業利益を目的とする非自主管理になれば、
欲望ばかりが渦巻いてくる。

[26: 匿名さん]

>>25 匿名さん
貴方はわかっていない。
管理会社が一番実務経験を積んでいるので理解している。

[27: 匿名さん]

24 SKY さん
自主管理体制下での役員報酬が低すぎです。
私のマンションは80戸余りで管理は管理会社にほとんど委託していますが、役員報酬として理事長で月5000円ほどです。それ以外に交通費とか、講習参加として5000円/日が支払われていますが、誰も異議は唱えません。
管理会社のいない自主管理ですから、3万円/月程度の報酬は高くはないと思います。
かなり組合費節約に関して心配りをしているようですが、改革だと思って割り切ることも必要かと思います。
自分から自分の報酬を提案するのも気が引けると思いますが、継続させることを第一に考えて取り組むべきではないでしょうか。
反対意見で話が前に進まないようであれば、自主管理マンション向け出納会計サービスソフト等の利用を提案されるといかがでしょう。
https://www.js-net.co.jp/association/js-with.html
28000円/月の利用料が発生しますが、SKYさんの手助けにはなってくれると思います。
何ら手助けもなく、自主管理マンションの役員手当が月額3000円程度では後継者は出てこないと思います。

[28: 匿名さん]

＞26　匿名さん
＞管理会社が一番実務経験を積んでいるので理解している。
日本語になっていないですよ。
管理会社なんて競争原理が働いて管理会社同士の横のつながりができてない。
経験を積んでいるようで一企業となるとそれほどでもない。
自主管理マンション同志が横の繋がりを持てば、その実務経験と情報量は一管理会社の比ではない。

[29: 匿名さん]

>>28 匿名さん
あきれて何にも言えませんのでそのようにしておきましょう。

[30: SKY]

>>27 匿名さん
回答有難うございます。
役員報酬安すぎですか･･･良くわかってないんですよね。
　?　これ見てたら理事に報酬要らんとか書かれてたし、めっちゃ混乱。
https://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/626524/

外部会計とか集金代行とか色々見ては居るけど法外な値段出したら意見出るかなと思ったり･･･。
駐輪場月450円で文句来てたから、多分3000円でも文句来る気がしてる。
文句あるなら理事やってって話なんですけどね。中々上手く行かないです。

[31: 元フロント]

一体このマンションの規模はどのくらいなんでしょう。
40戸～60戸位？
管理費は月額￥500,000位？
これくらいの規模なら、会計・出納だけを管理会社に委託しては？

[32: 匿名さん]

>>31 元フロント
確かに、筋が通らない投稿です。

[33: SKY]

>>31 元フロントさん
約100世帯の築50年です。ただ、外部オーナーが1/3。超高齢者が1/3。
ザル計算なんですけども、管理費の出費が月５～６０万。貯蓄が月6～70万。
会計業務のみなら私一人で出来ちゃうから外部会計と言うと不要かな？

苦戦しそうな所は長期修繕計画かと思う。
昨年、耐震補強工事が終わったばかりで貯蓄3000万程。
配水管・ガス管、電線、エレベーターは対用年数過ぎてるハズ。
勝手に物事進めても、こんなに皆が無関心だと放置で良いのかと思えてくる。

事務的な事、ひとつひとつは素人でも出来そうだけど、全部一人でとか無理だしなぁ？
現状、動けそうな若い組合員って20人程度なんですよねぇ。
人が居ないと言うのは仕方ないとして意見だけでもちゃんと出して欲しいと願う状況。
なので、保険的に弁護士やアドバイザーらしき人は欲しい(泣)

[34: 匿名さん]

＞30 SKY さん
管理会社に一括管理委託している管理組合と、自主管理している管理組合とは担当役員において、その管理内容について月とスッポン位の差はあります。
役員に報酬がいらないという意見は、管理会社に一括管理委託している管理組合のことで、自主管理に至っては的を外した意見と言えます。
管理会社の役目も負っている、自主管理している役員において無報酬となると、次の世代へのバトンタッチが難しくなります。
会計という部門を、管理会社ではなく専門会社に外部委託するか、SKYさんが相応の報酬をいただいて兼任するか、できれば専門会社に外部委託する方向で調整されてはいかがでしょうか。
その場合には役員報酬の件は先送りし、時機を見て改定すればいいと思います。
もし反対意見があれば、その方に代替案を聞いて検討すればいいだけの話です。

[35: 元フロント]

SKY さん
忘れていることがあります。
あなたが前理事長の独断決済に不信感を持ったように、今度はあなたが不信感を持たれることです。
あなたが、どれだけ正しい会計、出納業務を行っても
会計のわからない人（ほとんどの人）は、根拠のない不信感を持ちます。
会計、出納業務は外部委託し、会計の分かるあなたが監査をするのが一番。

長期修繕計画はザルで構いません。
大規模修繕＝15年毎に前回費用×1.1倍
エレベーターリニューアルは800万円×台数
排水管は4000万円（給水管は3000万円）
ガス管、電線は無視で、キャッシュフローを計算してみてください。
いざというとき、資金不足になれば、住宅金融支援機構から
無担保、マンション管理センターの保証で修繕費用の8割まで
最高10年の返済で借入できます。
利息は0.9～1.3％　保証料は1％程度です。
但し、会計業務、総会議事録等の審査があります。

[36: 匿名さん]

＞35 元フロント さん
元フロントと言っているのですから、現在はフロントではないのですね。
管理会社を首になったの、それとも、管理会社の裏の顔が我慢できなくて自己退職でもしたのかな。
まさか、噂の管理会社の個人事業主ではないでしょうね。
あちこちのスレで管理会社を擁護し、管理会社を否定するご近所さんを非難しているけど、契約相手でも探しているの？
こんな掲示板で油を売っても、くたびれ儲けですよ。
近欲な人間にはそこが見えないんだろうけれど。

[37: 匿名さん]

>1.外部委託を依頼　2.役員報酬を出す(月額3000円程度)

多分、関心がない人が多いと思うので、スレ主さんがしたいほうに誘導したほうがよいと思いますよ。
外部委託を押し出すなら、２の案を出しても集まらない場合は、１にします
とか、どうしても理事を集めたいなら、輪番制にして、それでも自体する場合は、月500円程度管理費を上げるなどして、それを報酬に回すとかね。

[38: 匿名さん]

自体　→　辞退

[39: 匿名さん]

＞37　匿名さん
外部委託（管理会社）に出すと、管理費は2倍ぐらいに跳ね上がるけどそんな提案して平気なの？

[40: SKY]

>>34 匿名さん
ご意見参考にさせて頂きました。
昨日理事会で話をしたのですが、役員報酬って名目だとやはり難色を示されました。
作業内容に応じた報酬と言う事であれば同意。仕事内容の詳細がハッキリしないので、
価格等はもう少し話し合いが必要と言う事でまた次回。
外部委託に関しては、完全に意見が割れた形。
「自主管理の良さは自分達が頑張る事に意味がある。外部委託はお金をドブに捨てるだけ。」
「今後何が起こるか分からない状況で、素人が太刀打ち出来なくなる。それじゃあ新人は期待出来ない。」
私としては後者意見に賛成なんですけどねぇ。

>>35 元フロントさん
ご意見有難うございます。マンション管理センターへの加入云々の話で躓いてる。
外部委託等になれば審査用書類揃えたり、また法律に沿った形の資料作成だの、
労力的な負担と引き換えに、どんなメリットがあるか？
常に問われるのは費用対効果ですね。

>>37 匿名さん
ご意見ごもっともです。昨日理事会で色々話し合いをしました。
現理事の考えだと、趣味の延長の範囲で色々やりたい。
報酬があると義務になるから、それは嫌。
ただ、趣味の範疇を越えた労働に対しては無償ではキツイ。
新人入れる為には何が必要かと考えたら、専門家による影の支えとお金。
そんな話を交え、新人募集の模索を掛けた所です。
総会用の議案書だと、もう少し踏み込んだ話にしたいです。

[41: 匿名さん]

スレ主さん

まず、業務の明確化からでないでしょうか？
・清掃
・修繕関係
・住民クレーム関連
・会計
・備蓄関連
などなど

それでそれぞれでやりたい人を募集して、（特にきつい内容は報酬付きで）、いなければ外部管理にするとすれば納得するのでは？
それに伴い管理費や修繕費の見直しも一緒にすればよいと思います

[42: 匿名さん]

その前に管理に携わる者の人事と人件費と身分証明等の取り決め
が先でしょう。

[43: 匿名さん]

>39さん
＞外部委託（管理会社）に出すと、管理費は2倍ぐらいに跳ね上がるけどそんな提案して平気なの？

2倍になるかどうかは試算しないとわかりませんが、平気かどうかでいうと平気ですね。
管理をしないという選択肢がない以上、時間（自分達でやるか）、お金（ほかの人にやってもらうか）の2択です

なので理事をやる人がでない＝時間よりお金で解決をとったということですので、あとはそういう風に誘導できるかどうかですね。

なので、外部委託に賛成の人からお金をとって、反対の人は輪番制で理事をやり、一部自主管理をやらせるなどの案が良いとは思います。

[44: 匿名さん]

マンションなんて別に管理する必要もない。
なるようにしかならないから無理しなくていい。
先に管理ありきの議論はバカげている。
私は個人でマンションを保有しているが、管理なんてしたことがない。
トラブルがあればその都度対応している。
30年近く保有しているが、満室状態が続いている。
つまり、住民は満足しているのだ。
本当に必要な管理とは何か、もう一度原点に返って考え直す必要がある。
お金をどぶに捨てる行為だけはやらないほうがいい。
一棟オーナーのほとんどが、自身のマンション管理をしていない現状を少しは見習うべきだ。
どうして区分マンションだけが管理が必要なのか。
それは必要なのではなく、目の前に食い潰す貯金が横たわっているからに過ぎない。
それを、43さんのような人間にかかると平気で食い潰される。
それで満足なら、考え直す必要もない。

[45: 匿名さん]

>私は個人でマンションを保有しているが、管理なんてしたことがない

まぁそんなわけはないのでしょうけど。。。
少なくとも、清掃、入居者の記録管理、家賃管理、修繕の管理、会計管理等普通に業務はありますよ。逆にトラブル対応は、都度でいいと思いますけど

管理が必要な理由は、トラブルを未然に防ぐ、トラブルが起きたときに対応できるだけの費用を確保するというのが一般的ですね。管理をしないでも大丈夫かどうかは運しだいなので、そこにかけるのも別アリだとは思います。

[46: 坪単価比較中さん]

>>44 匿名さん
賃貸マンションのオーナーさんの物件・テナント管理と
区分所有マンションの管理は
全然違うでしょ。
区分所有マンションは、みんな不動産所有者。

[47: 匿名さん]

＞46
そうでしょうね
賃貸オーナの場合、一般的には、管理は不動産業者にまるなげで、さらに費用は家賃から天引きされているだけだから、払っていない気分なのかもしれませんね。

そもそも管理をしたことがないという時点でおかしいけどね
少なくとも入退去の管理や会計管理、設備のメンテナンスなどは絶対にあるから。

[48: 匿名さん]

＞46　匿名さん
＞全然違うでしょ。
どう違うの？
具体的に教えて。

[49: SKY]

>41さん
ご意見有難うございます。めっちゃ考えて回答に時間食ってしまいました。
今までアナログ管理だった事もあって情報共有が全くできていない。
「名簿管理」帳簿更新が遅く、新旧ごちゃごちゃになってる。
「会計業務」現金管理、通帳管理、印鑑管理で３名欲しい所。
「広報活動」コミュニティを充実させたい願望。
「報告書作成」「法的書類作成」「意見聴取」これらは理事長の仕事かな？
「設備管理」「備品管理」これは都度対応。
「清掃活動」業者にお金出すの勿体ないと言う意見有り。どうやって人を集めるかが課題。

他にも何かあるかもとは思うけど、とりあえずは名簿管理と会計とが居ないとダメな気がする。

>46さん
賃貸管理の場合はある程度独裁政権で動ける事では無いでしょうか？
区分所有者の場合は団体なので、意見をまとめるのが難航する。
意見聴取を怠ると「無駄遣い」「横領」「業者結託」だのと面倒な言い争いになる。

組合で問題になるのは社会的信用度かな？
個人対個人であれば問題にならない事だけど、組合の場合は信用度ゼロ。
企業との契約等、団体名登録が出来ないケースが多々あります。
法人なら別ですけどね。
パソコン導入しようにも、インターネット契約が組合名では出来ない。
基本クレジットカード契約で、口座振替はやっていないとか言われてしまった。
意外とつまらない所で苦戦します。