総会議案に記載すべきこと

[匿名さん]

新築マンションに入居して３年目になります。現在理事会役員ではなく、一区分所有者として総会に参加していて、３回目の総会を迎えます。総会議案の記載について、他のマンションの事例を伺いたく、書き込ませていただきます。

役員選任や会計の議案以外のMSの運営方法を提案するような議案について、どの程度細かく議案に記載しますか？
というのは、ウチのMSの議案が大雑把すぎるように感じています。例えば、この掲示板でも話題になる役員の輪番制についての議案だと、「役員を輪番制とすることを承認する」程度しか議案に記載されていません。スレの中では、順番の決め方や就任できない場合の取り扱いなど議論になりますが、実際議案書にはどの程度記載するのでしょうか。

[42: No.40の 入居済み住民]

No.41 の 匿名様、

ご教示くださり、ほんとうにありがとうございました。

やはり「平成２０年６月２０日に平成１９年度　定期総会」を開く．．．、
というのは表現的にもおかしいということで、来年度からは印刷物のタイトル等の
表記につきましては、例えば「第１１回　定期総会（平成２１年６月２０日　開催）」
の表現にすることになりそうです。

また質問②のことにつきましても、41様が書かれていらっしゃる、
【期限までにその（委託契約解除）手続きをしなければ自動的に更新され、
　現年度の４〜６月までの（執行済み）予算は総会時に事後承認のかたちで可．．．】
の意を何か明文化できないか、検討してみることにしました。

以上、今回は大変にありがとうございました。

[43: 41]

あらまっ！びっくり。
あんな乱暴なレスで、ご丁寧にお礼ばかりか参考にされちゃったようで、かしこまり〜です。

レスした後、考えたのですが、継続性のある定額の管理委託費などは、水道光熱費と違いはないのでは？と自問自答しながら、うまい説明文は思いつきませんでした。

42の後半の明文を毎年の管理業務の更新議案に追記するほうが良いと思いますが、他の毎年更新される契約類や支出について法的にどうなるんだ？？と考え込んだとこでオチてしまいました。

次回は、もっとましなレスするよう努めます<(_ _)>

[44: 近所をよく知る人]

一般には、自動更新は止めるように推奨されています。

それで、うちの場合ですが、会計と管理委託契約は別にしています。
1.決算は、４月〜翌３月。
2.予算も、４月〜翌３月。管理会社が変わっても予算は変わりません。
3.役員の任期は、７月〜翌６月。定期総会〜翌定期総会まで。決算総会まで責任を持って行う。
4.管理委託契約も、７月〜翌６月。同上

以上の４つを分けて議案としています。
理事会は、終わりの定期総会で、決算を報告します。
それと同時に、次期の予算、役員、管理会社の承認を受けます。
（もちろん総会に上程する以上、管理会社の仕事っぷりは理事会では及第点でなくてはなりません。問題があるのならバトンタッチ前にどうにかする。）

すべて承認されれば、総会後に新役員で（その期の）初回理事会を開き新理事長を決めます。
そして、（旧役員によるサポートの下で）新理事長（理事会）の初仕事が、総会承認に基づく管理委託契約の締結です。
これで晴れて「また一年よろしくお願いします」となります。

期間のズレですが、役員は管理規約で、「次の役員が決まるまで」となっているので問題なし。
管理会社の、契約と予算もその管理会社への管理委託の承認を受けた時点で「期間と金額」が明示されているので問題ありません。

少し手間かもしれませんが、理事会、組合員、管理会社の３者間で、管理の目的と主体を明確にし、管理組合のあり方を意識付けするには、毎年このようにやるべきだと思っています。

[45: No.40の 入居済み住民]

↑　No.44 の近所をよく知る人　様、

詳細なご教示をくださり、ほんとうにありがとうございました。

それぞれ独立した（別個の重要なる）流れとして、明確に（意識して）決めて行くこと、
必ず参考にさせていただきます。

また、No.41 様も引き続きのお教え、大変にお世話さまでした。


以上、今回のご親切．．．心から感謝しております。

[47: 坪単価比較中さん]

議案説明書に、改造の費用や工事業者を記載しなくても良いでしょうか