幾つかご質問させて下さい

[新任理事長]

私は今年度築６年になる小規模マンション（東京都心近くの２ＬＤＫ主体）の理事長になった者です。この度は管理組合役員経験者の皆様にいくつかご質問させて頂きたいと思っております。

１．管理組合名義の口座の印鑑・通帳の保管・運用について
　私どものマンションでは、管理費会計の口座については、印鑑・通帳とも管理会社の保管、修繕積立金会計の口座については印鑑は理事長の保管、通帳については管理会社の保管となっています。実際の運用においては、管理費会計口座は理事長の決済なしに管理会社が入出金可能となっており、修繕積立金会計口座は総会の決議を経なければ入出金出来ないようになっています。

　そのため、理事長であっても日常の口座の入出金の状況が分からない状況となっていますが、これは「普通」なことなのでしょうか？正直、今の状況だと本当に報告に上がってきている通りの金額が口座の中にあるのかどうか、また金がどのように動いているのかが分らない状況となっており、大変不安に思っております。

　皆様のマンションにおかれましては、通帳・印鑑についてどのような管理・運用方式を取られているのか、またこのような管理・運用方式にしたらよい、といったご意見をお聞かせ頂ければ幸いに思います。


２．管理員室の鍵保管について

　私どものマンションではこれまでの５年間、管理員室の鍵は管理会社の保管になっていて、歴代理事長にも手渡されていなかったようです。やはりこれは「普通」なことなのでしょうか？これでは理事会なども開きにくいですし、管理人の勤務実態なども把握出来ず、住民には要らぬ団結などしてもらいたくない、また余計なことなど知らなくていいという管理会社の姿勢の表れのように思えてなりません。

　皆様のマンションにおかれましては、管理員室の鍵は管理組合役員が保管されているものなのでしょうか？また、管理組合役員が管理員室の鍵を持っていないことの問題点やデメリットなどについてもお聞かせ頂ければと思います。


３．理事会・総会の開催間隔について
　
　私どものマンションでは、これまで理事会の開催間隔は２〜３ヶ月おきくらいだったようです。ネットなどで情報拾ってみたところ、ひと月に一回くらいはやるのが普通だと書かれていましたが、私どものマンションの開催間隔は長いと言えるのでしょうか？これまではほとんど管理会社の主導で理事会が開催されてきており、管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情だと思われます。

　また、総会についても年一回のみの開催で、だんだん参加者が減ってきており、参加するのは決まった顔ぶれのみとなってきつつあります。こちらも同様、管理会社主導という空気が色濃いものとなっております。

　こうした空気を一変させ、管理会社主導から住民主体の管理組合に変え、管理組合の活動を活発にさせるにはどうしたら良いと思われますでしょうか？何も住民同士ベタベタ仲良しの関係になる必要はないと思いますが、将来に待ち受ける大規模修繕などを問題なく乗り切って資産価値を守っていく程度の団結は必要だと思っています。何かよい知恵などがあれば是非お聞かせい頂ければと思います。

[3: 匿名さん]

＞１．管理組合名義の口座の印鑑・通帳の保管・運用につい
マンション管理業者の違反行為に対する監督処分の基準 より
9.財産の分別管理義務違反
(1)次のいずれかに該当する場合 業務停止処分30日
1 収納代行方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第2項及び第3項の規定に違反して、マンションの区分所有者等からの修繕積立金等の徴収日から起算して1月を経過する日(以下「移替期限日」という )までに、管理事務に要した費用を当該修繕積立。 金等金銭から控除した残額(マンション管理業者を名義人とする口座から管理事務に要した費用を控除しない場合には、マンションの区分所有者等から徴収した修繕積立金等金銭の全額)を、管理組合等を名義人とする口座に移し替えていないとき。
2 支払一任代行方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第4項及び第5項の規定に違反して、移替期限日までに、修繕積立金を、管理組合等を名義人とする修繕積立金を管理するための口座に移し替えていないとき。
(2)収納代行方式又は支払一任代行方式により修繕積立金等金銭を管理している場合において、法第76条並びに規則第87条第3項及び第5項の規定に違反して、必要な保証契約を締結しなかったとき。 業務停止処分30日
(3)次のいずれかに該当する場合 業務停止処分30日
1 支払一任代行方式以外の方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第4項の規定に違反して、当該修繕積立金等金銭を管理するための管理組合等を名義人とする預貯金通帳及び当該預貯金通帳に係る印鑑を同時に保管したとき。
2 支払一任代行方式により修繕積立金等金銭を管理する場合において、法第76条並びに規則第87条第4項及び第5項の規定に違反して、管理組合等を名義人とする預貯金通帳(修繕積立金を管理するための口座に係るものに限る )及び当該預貯金通帳に係る印鑑を同時に保管したとき。
3法第76条及び規則第87条第6項の規定に違反して、受託有価証券の預り証を保管した場合
(4） (1)から(3)に該当する場合において、当該管理組合の財産に係る損害が発生している場合 業務停止処分60日
5 1 から 4 までに該当する場合を除き 法第76条の規定に違反して、管理組合から委託を受けて管理する修繕積立金等(管理組合の預貯金通帳及び当該預貯金通帳に係る印鑑の保管方法を含む )の分別管理について、自己の固有財産及び他の管理組合の財産と分別して管理するための必要な措置を講じなかった場合 指示処分
＞２．管理員室の鍵保管について
管理委託契約で、管理員室は無償提供と同時に、規約、議事録等の区分所有者等関係人に閲覧を要する書類の保管場所として委託しているのが一般です。これらの書類は理事長＝管理者に保管義務、閲覧義務がありますので管理員室の鍵を管理員、理事長＝管理者の双方が保持する契約になっているのが一般です。

３．理事会・総会の開催間隔について
＞　私どものマンションでは、これまで理事会の開催間隔は２〜３ヶ月おきくらいだったようです。ネットなどで情報拾ってみたところ、ひと月に一回くらいはやるのが普通だと書かれていましたが、私どものマンションの開催間隔は長いと言えるのでしょうか？これまではほとんど管理会社の主導で理事会が開催されてきており、管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情だと思われます。

「管理会社からの提案を追認するレベルに終始しているのが実情」は論外ですが、法人でない場合は理事会については法律に規定はありませんので、貴方のマンションの管理規約の理事会規定にしたがうべきで、回数の問題ではありません。必要な場合は毎週の土日のいずれか開催に便利な日もあり得ます。

＞また、総会についても年一回のみの開催で、だんだん参加者が減ってきており、参加するのは決まった顔ぶれのみとなってきつつあります。こちらも同様、管理会社主導という空気が色濃いものとなっております。

年一回は区分所有法の規定するところで、後は管理規約に従って総会決議事項を理事会が、緊急に提案を要する場合の臨時総会規定も管理規約にある筈です。
「だんだん参加者が減ってきており」は、物珍しさが薄れたことで、気にすることはありません。ただ総会開催に支障が出ないように、委任状のみに頼ることなく、議決権行使書を宣伝、活用し、欠席者でも賛否の意思表示が出来る機会を作ることが肝要です。この為には普通議決案件でも、議題のみではなくこれに対する理事会の具体的な議案も必ず総会、臨時総会の通知書に添付することが必要です。

＞　こうした空気を一変させ、管理会社主導から住民主体の管理組合に変え、管理組合の活動を活発にさせるにはどうしたら良いと思われますでしょうか？

管理委託契約の契約期間を１、２年として、その都度、総会で理事会の管理会社の継続又は変更の議案を総会に諮ることから始めることです。
理事会としては、否決されることも考慮しなければなりませんし、管理会社も一般組合員の意向を無視できなくなりましょう。

＞何も住民同士ベタベタ仲良しの関係になる必要はないと思いますが、将来に待ち受ける大規模修繕などを問題なく乗り切って資産価値を守っていく程度の団結は必要だと思っています。何かよい知恵などがあれば是非お聞かせい頂ければと思います。

区分所有者は、共有とは言え自分の所有権の保存、管理行為ですから仲良しどころか、利害対立するのが一般で、それを特別決議、普通決議、規約等で調整するのが資産価値を守る原点です。その為には理事長＝管理者の自覚と理事会メンバーへの統括とそのメンバーの協力が不可欠です。